Ak sa cítite zahltení počtom úloh, ktoré musíte splniť, a máte problémy s určovaním priorít, je načase porozmýšľať nad vytvorením zoznamu úloh. Ponúkame vám rámec na zostavenie vlastného nástroja na správu úloh. Zoznam úloh je klasická osobná organizácia, ktorú treba znovu objaviť a precvičovať.
Tento praktický a jednoduchý nástroj vám bude veľmi užitočný pri zvládaní celého pracovného zaťaženia, ktoré vám zahlcuje mozog.
Potom môžete svoje úlohy organizovať podľa priority ktoré budete mať zadefinované a tým nezabúdate na dôležité veci.
Neexistuje jediná metóda, ale niekoľko rôznych postupov v závislosti od citlivosti každej osoby a typu úlohy, ktorú je potrebné zorganizovať.
Ponúkame vám rámec na zostavenie vlastného nástroja, aj keď to znamená prispôsobenie podľa vašich potrieb.
Prečo zoznam úloh?
Mnoho priaznivých účinkov:
- zamerať sa na úlohy s pridanou hodnotou,
- nezabudnite na dôležité termíny,
- neodkladať,
- znížte stres: Nebojte sa, že by ste stratili kontrolu nad objemom práce, ktorá sa má vyrobiť,
- získate ucelený pohľad na celú svoju pracovnú záťaž
- a celkovo efektívne manažujte svoj čas zlepšovaním produktivity
Ako postupovať ?
Je to veľmi jednoduché, zorganizujte si to v 3 krokoch
-
Vytvorte si zoznam hlavných úloh a akcií, ktoré máte na mysli.
Pozor : účinný zoznam úloh by nemal byť preťažený . Je lepšie napísať si hlavné činnosti (alebo zhrnutie zapisovania si poznámok), najdôležitejšie a / alebo najnaliehavejšie, než zostaviť vyčerpávajúci zoznam úloh, ktoré vás veľmi rýchlo odradia. Nič nemôže byť demotivujúcejšie, ako keď sa zoznam rozrastie a budete musieť odložiť ďalšie a ďalšie činnosti na ďalší deň. Ak sú niektoré zložité alebo ich dokončenie trvá veľmi dlho, rozdeľte ich na úlohy, ktoré je jednoduchšie naplánovať . Vo všeobecnosti by mali byť uvedené iba činnosti kratšie ako 60 minút. Priraďte každému z nich trvanie, aby sa uľahčila vaša organizácia. Tu nemôže byť menovaný názov projektu ako úloha. Na druhej strane v zozname nájde svoje miesto akcia, ktorú je potrebné vykonať pre projekt.
Používajte akčné slovesá na presnú kvalifikáciu obsahu úloh: „spíšte zápisnicu zo schôdze 20-04-2014“, „dohodnite si stretnutie s dodávateľom x“ atď.
Ak je to potrebné, vytvorte si zoznam pre osobné úlohy a jeden pre profesionálov. Buďte opäť opatrní: ak pravdepodobne zmiešate profesionálne a osobné úlohy v rovnakých časových intervaloch, vaše 2 zoznamy sa musia zlúčiť, pretože aktivity dvoch profilov si konkurujú.
Pred každou položkou priraďte prioritu, od priority po sekundárnu.
Ak skončíte s veľkým počtom úloh identifikovaných ako s vysokou prioritou, prejdite si ich znova. Ich porovnaním nastavíte nové poradie priority.
Reklasifikujte úlohy podľa definovanej priority.
Priority v hornej časti zoznamu. Na vizuálnu identifikáciu úrovne priority môžete použiť kód farby. Váš zoznam týmto spôsobom vám poskytne flexibilitu pri organizovaní dňa a správnom rozhodovaní. V prípade potreby najmä delegujte.
Ako používať zoznam úloh?
Obvykle to všetko začína deň vopred. Pripravte si deň na ďalší deň zostavením svojho zoznamu úloh . Toto cvičenie môžete vykonávať aj vy ráno, než začnete svoj deň.
Ako vaša práca postupuje, prečiarknite tie, ktoré sú spracované . Je to malé potešenie, že sa nezabúda na udržanie motivácie na najvyššej úrovni! Na konci dňa, niesť nesplnené úlohy cez noc (alebo neskôr).
Nástroje
Existuje mnoho softvérových nástrojov a aplikácií na vytváranie a používanie zoznamu úloh, ako napríklad správca úloh any.do, ktorého výhodou je jednoduchosť. Nástroje na mapovanie mysle, ako napríklad xmind, uľahčujú identifikáciu úloh a organizáciu priorít, ale na každodenné použitie sa veľmi nehodia. Môžeme tiež citovať Evernote alebo Trello (čo umožňuje klasifikáciu vo forme Kanbanu).
Počítačové nástroje majú nepopierateľnú výhodu: intuitívne uľahčiť riadenie každodenných úloh. V skutočnosti s týmito nástrojmi nemôže byť jednoduchšie zaznamenať dosiahnutú aktivitu, zmeniť prioritu, odložiť ju … Navyše, multiplatformové riešenia (stolný počítač, tablet, smartphone) vám umožňujú mať zoznam vždy so sebou krát.
Na to môže stačiť jednoduchý list Excelu, alebo dokonca aj list papiera (pozri tento príspevok). A pre niektorých nadčasový post-it.
Existujú aj metodické nástroje na uľahčenie určovania priorít, ako je Einsenhowerova matica alebo plánovanie na dlhšie obdobie: Ganttov diagram. Vhodnejšie pre projektové riadenie.
Obmedzenia metódy
Jednoduchá metóda, efektívne nástroje prispôsobené spôsobu práce … Stručne povedané: všetko, čo potrebujete, aby ste boli kráľom osobnej organizácie! V konečnom dôsledku, výzvou je zostať disciplinovaný . Stavte na tejto metóde dlhodobo, nevzdávajte sa jej po niekoľkých týždňoch používania.
Ďalšou hranicou je ťažkosti so sústredením sa na svoje priority . Medzi e-mailami, sociálnymi sieťami … a inými zdrojmi narušenia je v dnešnej dobe ťažké držať sa zoznamu vopred vytvorených akcií. Najmä preto, že poradie priorít sa v spoločnostiach neustále mení. Ak sú núdzové situácie predefinované niekoľkokrát týždenne s novými úlohami, ktoré sa objavia náhle, je to stávka na istotu, že budete tráviť čas, veľa času prácou na svojom zozname a nakoniec ho opustíte, aby ste sa vrátili k poznámke po oznámení.!
Pozrite si tiež metódu GTD na zlepšenie vašej osobnej organizácie
Na tento súbor sa odkazuje v: Časový manažment: efektívnosť, produktivita a vyrovnanosť
