Manažérska komunikácia - definícia
" Všeobecne povedané, manažérska komunikácia zodpovedá interakciám medzi manažmentom spoločnosti a organizáciou. Konkrétnejšie medzi manažérom a jeho tímom.
Tento rámec má na starosti prenos informácií a smerníc z vyšších hierarchických úrovní interná komunikácia , destilovať správy súvisiace s vlastným manažmentom, aby získal angažovanosť svojho tímu atď. Je založená na špecifických schopnostiach, ktoré umožňujú manažérovi efektívne prenášať správu. ."
Toto cvičenie môže byť náročné. Čiastočne z tohto dôvodu je mnohým profesionálom táto úloha nepríjemná. Tento nedostatok dôvery je spôsobený aj tým, že manažérska komunikácia si vyžaduje minimálne školenie. Minimum nie je vždy zaručené.
Aké sú výzvy manažérskej komunikácie?
Komunikácia je základom akéhokoľvek vzťahu, nech je akýkoľvek. Človek nemôže komunikovať. Interakcia s ostatnými je súčasťou jeho primárneho fungovania.
V podnikaní je kľúčové, aby manažér toto cvičenie zvládol. Rozumieť nielen svojmu okoliu, ale aj vykonávať svoje poslanie.
Čo komunikovať? Kedy ? Koho? Tieto otázky nájdu odpoveď v súdržnosti vykonaných činností. Napríklad, ak majú zamestnanci akčné plány prepojené so všeobecnou stratégiou, sprostredkovateľ zodpovedný za riadenie týchto ľudí ich musí informovať o celkových výsledkoch stratégie a o akýchkoľvek periférnych informáciách, ak nie sú. Nie je dôverné.
Dobrá manažérska komunikácia bude teda okrem iného zameraná na:
- informovať efektívne so svojimi zamestnancami, vymieňať si s nimi, viesť s nimi dialóg,
- udržať odkaz medzi rôznymi vrstvami spoločnosti (vrcholový manažment, strední manažéri, miestni manažéri, zamestnanci atď.)
- zdieľať informácie medzi rôznymi službami , podieľať sa na duchu spoločnosti a posilňovať členstvo v jednej a tej istej organizácii, pracovať pre kolektívnu inteligenciu, spoluprácu a inovácie,
- relé , zdielať kultúra, hodnoty, stratégia spoločnosti,
- viesť transformácie k úspechu tým, že dáva zmysel zvereným misiám a úlohám,
- jasne a presne definovať úlohy pre lepšiu účinnosť, najmä prostredníctvom definície cieľov SMART,
- priviesť ľudí späť do srdca spoločnosti ,
- vytvoriť atmosféru dôvery a dobre tímová súdržnosť ,
- motivovať efektívne, inšpirujte, zapojte, povzbudzujte, gratulujte …
Ako manažér komunikuje?
Manažérska komunikácia dnes funguje v troch osiach:
- zostupne : od manažéra k svojim zamestnancom,
- vzostupne : od manažéra k jeho hierarchii,
- priečny : od manažéra k ostatným manažérom / oddeleniam organizácie.
Požadované schopnosti
Manažér musí byť schopný zmobilizovať určitý počet schopností a vlastností, aby mohol efektívne komunikovať so svojim tímom.
- Aktívne počúvanie - Na to, aby ste boli vypočutí a vypočutí, je predovšetkým potrebné vedieť toho druhého pozorne a nedirektívne počúvať, aby sa tento mohol vyjadrovať úplne slobodne, bez strachu z unáhleného úsudku a bez tlaku. Aktívne počúvanie znamená vedieť dešifrovať neverbálny jazyk a prispôsobiť svoju komunikáciu, počuť ďalej ako vyjadrené slová. Základná zručnosť, pokiaľ ide o vedenie ľudí.
- Schopnosť komunikovať s ostatnými - Buďte v pohode s ostatnými alebo na verejnosti, odvážte sa hovoriť, vedieť povedať nie, poznať rôzne typy osobností a vedieť ich identifikovať, aby ste prispôsobili svoju komunikáciu, nájsť správne slová a správny čas na vyjadrenie toho, čo musieť odovzdať … To všetko sú prvky, ktoré musí manažér v rámci svojho poslania dokonale ovládať.
- Emočnej inteligencie a empatia - Rozpoznávajte, kontrolujte a múdro používajte svoje emócie pre plynulejšiu komunikáciu a vzťahy. Plné uvedomenie si toho, čo môže ten druhý cítiť, umožňuje manažérovi prispôsobiť sa akejkoľvek situácii. Empatia zase pomáha vytvoriť skutočnú atmosféru dôvery a autenticity, ktorá je zásadná pre riadenie ľudí.
- Charizma a asertivita - Odvaha zaujať svoje miesto a presadiť svoje voľby je zásadná, ak človek zaujíma manažérsku pozíciu. Aby manažér inšpiroval, motivoval, bol vypočutý a rešpektovaný, musí prejavovať charizmu a vedenie.
Čo podporuje?
Komunikácia môže byť písomná alebo ústna, adresovaná jednému alebo viacerým príjemcom, môže byť viac -menej formálna, organizačného charakteru (definícia úloh / cieľov, hodnotenia atď.) Alebo medziľudská (výmeny bez odkazu na rôzne pozície / hierarchické úrovne: diskusie medzi kolegami atď.).
Manažér teda zabezpečí, aby svoju podporu prispôsobil cieľom správy, okolnostiam, za ktorých sa správa prenáša, osobnostiam / funkciám jeho partnera.
- Maily : zasielať informácie / dokumenty potrebné na správne plnenie úloh (pozvánka na briefing, zdieľanie programu schôdze, číselné údaje a údaje atď.).
- Kuriéri : vyhradené hlavne na veľmi právne regulované účely (reorganizácia, prevod, zvýšenie, ukončenie zmluvy, prepustenie, výzva na objednávku a iné sankcie atď.).
- Telefón : získať informácie rýchlejšie ako e -mailom, prenášať dôležité a naliehavé údaje …
- CSR, intranet, sociálne siete : vymieňať si dokumenty, informácie, školiace materiály a pod. Dávajte však pozor, aby ste ich používanie rámcovali, aby ste predišli skĺznutiu, závislosti, nadmernému používaniu …
- Kolektívne stretnutia : ranné brífingy, zasadnutia na zamyslenie, posun vpred, zhodnotenie pripravovaných alebo aktuálnych projektov, seminárov atď.
- Individuálne stretnutia : každoročné rozhovory, individuálna spätná väzba atď.
- Konštruktívna spätná väzba : motivovať a povzbudzovať, v prípade potreby opraviť kurz, ale aj prijímať spätnú väzbu od zamestnancov.
- Stretnutia pri budovaní tímu : vyzdvihnúť skutočné osobnosti každého, posilniť pocit spolupatričnosti k tímu, posilniť súdržnosť, podporovať spoluprácu a kolektívnu inteligenciu.
- Neformálne stretnutia : zjednotiť skupinu, lepšie spoznať svojich zamestnancov a kolegov …
Aký rytmus?
Je ťažké definovať konkrétny rytmus pre optimálnu manažérsku komunikáciu. V závislosti od činnosti, veľkosti organizácie / spoločnosti, geografického rozloženia zamestnancov sa tempo výmeny môže veľmi líšiť.
Je však dôležité pravidelne komunikovať. Manažér môže definovať pravidelné a štruktúrované kolektívne a individuálne schôdze - ktorých termíny a účel budú oznámené zúčastneným zamestnancom, ale tiež byť schopný zaradiť pohovor do dennej alebo týždennej agendy, ak to bude potrebné. V skutočnosti alebo v prípade núdzový stav, nepredvídaný.
Rytmus rôznych bodov je teda možné formulovať nasledovne:
- zo dňa na deň - Stretnú sa manažéri a spolupracovníci.
Cieľ: začať deň a rýchlo sa pozrieť na prebiehajúce úlohy, misie a projekty.
Každý člen tímu je napríklad vyzvaný, aby povedal, čo robil predchádzajúci deň, ciele, ktoré dosiahol, projekty, na ktorých bude počas dňa pracovať, akékoľvek problémy, s ktorými sa stretne.
Tieto relatívne neformálne rozhovory (alebo briefy) sa spravidla konajú vždy v rovnakom čase. Každý zamestnanec má približne 1 minútu na to, aby povedal, čo chce povedať. Pre manažéra to môže byť tiež príležitosť motivovať svoje jednotky anekdotou, pozitívnou myšlienkou … Pre väčšiu efektivitu musia byť prítomní a zúčastnení sa všetci členovia tímu - fyzicky alebo virtuálne prostredníctvom konferencie hovor / vízia, prezentácie e -mailom svoju prácu, ak nemôžu inak.
- týždenne - Stretnú sa manažéri a spolupracovníci.
Cieľ: spresniť priebeh (vopred definovať ukazovatele, ktoré sa budú používať), stanoviť termíny a ciele na budúci týždeň.
Cieľom je zapojiť zamestnancov do určitých strategických rozhodnutí, aby dali misiám zmysel. V ideálnom prípade budú tieto relatívne formálne týždenné stretnutia sedieť pri stole a trvať maximálne 1 až 2 hodiny. Združujú všetkých členov tímu.
- mesačne - Stretnú sa vedúci a zamestnanci, ktorých sa to týka.
Cieľ: vykonať formálnejšiu aktualizáciu priebehu mesiaca a definovať ciele na nasledujúci mesiac, aktualizovať ukazovatele, v prípade potreby upraviť plány a termíny projektov. Tiež môže ísť o zhodnotenie prebiehajúceho školenia / koučingu.
Tieto stretnutia sa budú prednostne konať ráno, aby sa maximalizovala ich účinnosť, a budú trvať 1 až 2 hodiny. Nie je povinné predvolať všetkých členov tímu. Manažér to urobí podľa prevádzkového režimu tímu a postupov spoločnosti.
- Výročný - Manažér a spolupracovníci sa stretávajú jednotlivo alebo sa stretáva celý tím / spoločnosť.
Cieľ: každoročné hodnotiace pohovory s manažérom a každým z jeho zamestnancov, firemný seminár, teambuilding, konkrétne akcie …
Semináre, školenia a ďalšie každoročné akcie sa konajú na mieste alebo mimo neho a stretnú sa všetci členovia tímu, všetci zamestnanci atď. podľa kontextu.
Ročné hodnotenia majú veľmi presný rámec a sú vykonávané podľa špecifických pravidiel.
