Nenechajte sa predbehnúť počtom „neprečítaných“ e -mailov
Zamestnanec alebo nezávislý pracovník, stresovaný alebo uvoľnený v práci, ultra prepojený alebo nie: bez ohľadu na profil, veľká väčšina zamestnancov nie je imúnna voči tlaku „neprečítaných“ e -mailov. Uvedomené správy, či už vedome alebo nie, vyhovujú mnohým úlohám, ktoré sa majú spracovať v rohu vášho mozgu a vyvíjať silný psychický tlak.
Zlaté pravidlo efektívnej správy profesionálnych e -mailov: nenechajte sa zahltiť počtom neprečítaných e -mailov. Tým znížite tlak a pracujete v lepších podmienkach. Niekoľko tipov, ako sa nenechať zahltiť:
- E -maily, ktoré vyžadujú skrátenie času spracovania, ihneď spracujte. Keď otvoríte doručenú poštu, identifikujte správy, ktoré vyžadujú krátku odpoveď, a ihneď ich napíšte. Súbor je zatvorený, položku vo svojom zozname úloh môžete spokojne odškrtnúť a pokračovať.
- Použite adresáre. Niektoré e -maily vyžadujú dlhší čas na spracovanie. Iní zahŕňajú partnerov alebo prvky nezávislé od tretích strán nezávislé od vašej vlastnej pracovnej sily: odpoveď sa nevyhnutne oneskorí. Tieto správy zaraďte do adresárov. Môžete napríklad vytvoriť adresár „na spracovanie“: umožní vám to prečítať si e -mail, ktorý sa už nezobrazuje ako „neprečítaný“, a archivovať ho v priečinku, kde si môžete prezrieť, kedy môžete spracovávať e -maily. Poznámka: štítky môžete organizovať podľa stupňa naliehavosti alebo lehôt - „budú spracované do 24 hodín“, „budú spracované do 7 dní“ …
Naplánujte automatické reakcie
Počas dovolenky naprogramujte automatickú správu o neprítomnosti. Okrem toho, že riadne informujete osobu, s ktorou sa rozprávate, pomôže vám to uvoľniť myseľ - a poriadne si tak prázdniny užiť! „Robot“ za vás odpovedal, odosielateľ správy si je vedomý toho, že na ne odpoviete v uvedený dátum. Žiadny stres, komunikácia je zachovaná.
Premeňte svoju doručenú poštu na skutočný pracovný nástroj
Profesionálne poštové schránky sú vybavené výkonnými funkciami, o ktoré máte záujem. Medzi tieto vlastnosti: adresáre. Umožňujú vám nielen znížiť počet neprečítaných e -mailov, ale tiež strategicky klasifikovať a archivovať správy, ako napríklad fyzický organizátor.
Myslite na svoj e -mail ako na triedič. Táto platforma sa stáva cenným nástrojom na optimalizáciu organizácie v práci. Ak je každá správa zaradená na svoje miesto, vaše nápady sú jasnejšie: môžete sa 100% sústrediť na svoju hlavnú činnosť. Vytvorenie tejto organizácie trvá vopred trochu času, ale z dlhodobého hľadiska veľa ušetríte.
Poznámka: Niektorí praktizujú zásadu „nulovej správy“. Ide o to, opustiť kanceláriu bez akejkoľvek správy vo vašej doručenej pošte: e -maily, či už spracované alebo nie, sa okamžite archivujú v príslušnom adresári. Tieto zásady môžete otestovať v závislosti od stupňa odolnosti voči profesionálnemu tlaku.
Stanovte „časy e -mailov“
Efektívna správa profesionálnych e -mailov je aj o tom, aby vás nerozptyľoval ich predčasný príchod počas celého dňa - a noci! Produktivitu v práci získate tak, že si nastavíte „časy pre e -maily“.
Pravidlá, ktoré treba dodržiavať:
- Zostaň v pozore. Dostanete e -mail o úlohe, ktorú práve robíte? Prečítajte si správu ihneď. Váš kontakt vás môže informovať o aktualizácii projektu alebo úprave na integráciu. Tieto prvky si musíte uvedomiť, aby ste si boli istí, že smerujete správnym smerom.
- Správy pravidelne spracujte. Nakladanie s prijatými e -mailami vám bráni sústrediť sa na svoju úlohu. Prerušená práca, vaše tempo sa spomaľuje a ste menej výkonní. Naplánujte si preto pravidelné riadenie: napríklad ráno, pred a po obednej prestávke a hodinu pred odchodom z kancelárie.
- Potlačte upozornenia. Na vašu koncentráciu má vplyv aj príchod e -mailových upozornení na počítač alebo smartfón. Vypnite upozornenia, aby ste zlepšili výkon a znížili stres.
- Vyrovnajte odozvu a efektivitu pri práci. Zostaňte pohotoví: váš kontakt vám bude vďačný za krátky čas odozvy. Uvedomte si však, že niekoľkohodinové zdržanie je úplne prijateľné.
Odhláste sa z odberu irelevantných spravodajcov
Ste pravidelne spamovaní? Ste zaplavení bezcennými propagačnými správami? Dostávate zastarané bulletiny o vašej aktuálnej pozícii? Toľko prijatých správ, ktoré vás rozptyľujú vo vašej práci, znečisťujú váš systém správ a vašu myseľ. Uvedomte si stratený čas otváraním, čítaním a spracovaním týchto e -mailov. Potom sa môžete vedome odhlásiť z odberu zoznamov adries.
Poznámka: nástroje - napríklad Cleanfox - vám umožňujú automaticky sa odhlásiť z niekoľkých zoznamov adries podľa vášho výberu niekoľkými kliknutiami.
Obmedzte skupinové zásielky
Aj keď môžu byť funkcie CC a BCC a hromadné odosielanie e -mailov užitočné, rezervujte si ich múdro … Čím viac príjemcov vašich správ, tým viac zvyšujete počet prijatých e -mailov. Konverzácia sa navyše môže rýchlo stať zdrojom neporiadku a nepochopenia.
Pred každým odoslaním si položte otázku relevancie príjemcov. Ušetríte si nepotrebné e -maily na spracovanie, uložíte svojim partnerom výmenu, ktorá sa ich netýka.
Organizujte telo e -mailu čo najlepšie
Ďalší spôsob, ako obmedziť nekonečné výmeny: buďte zrozumiteľní a usporiadaní v tele svojej správy.
- Položte si všetky otázky, aby ste sa k nim nevracali náhodne. Usporiadajte svoje nápady a optimalizujte čitateľnosť správy pomocou odrážok alebo iného zoznamu.
- Píšte jednoducho a efektívne. Nejde o to byť spisovateľom, ale o to, aby boli vaše požiadavky zrozumiteľnejšie. Napíšte krátke vety a používajte jednoduché výrazy.
- Rozdeľte svoje vety. Zlomky riadkov zlepšujú zrozumiteľnosť: uplatňujte zásadu „jeden nápad, jeden odsek, jeden nový odsek, jeden koniec riadka“.
- Prečítajte si znova. Toto je vaša šanca skontrolovať pravopis, gramatiku a interpunkciu. Využite tiež príležitosť a overte si, či oslovujete správnych príjemcov. Pamätajte si: keď kliknete na „odoslať“, vaša akcia je konečná …
Napíšte svoje objekty pomocou kľúčových slov
Okrem komunikačného nástroja je váš profesionálny systém na odosielanie správ archivačnou platformou. Potrebujete nájsť nejaké informácie? Potrebujete obnoviť pozastavený projekt? Vyhľadávací nástroj vo vašom systéme zasielania správ dokáže nájsť príslušný e -mail … za predpokladu, že použijete správne kľúčové slová. Pri písaní predmetu svojej správy nezabudnite vybrať výrazy, ktoré by ste použili, ak by ste potrebovali túto správu rýchlo nájsť.
Obmedzte umiestnenie do koša
Kapacita vašej poštovej schránky vám umožňuje uchovávať značný počet e -mailov, neoberajte sa o ňu. Vedzte, že spisy sú nevyhnutné na zaznamenávanie informácií, ale aj na to, aby slúžili ako dôkazový materiál v prípade nesúhlasu.
Vyčíta vám N + 1, že ste nedodržali jeho pokyny? Zákazník spochybňuje dodržanie termínov dodania vašej práce? Použite svoje výmeny e -mailov na preukázanie dobrej viery. Umiestňujte svoje e -maily do priečinkov, a nie ich odstraňujte!
Odpojiť!
Efektívna správa vašich profesionálnych e -mailov tiež znamená naučiť sa ich nespravovať priebežne! Reagujte a buďte ostražití, ale iba počas pracovnej doby.
- Odstráňte profesionálnu poštovú schránku z osobného telefónu.
- Potlačte upozornenia vo svojom smartfóne.
- Uplatnite svoje právo na odpojenie!
