Čo je to personálny manažment?
V každodennom jazyku sú personálny manažment a manažment ľudských zdrojov niekedy zmätené.
Ale zatiaľ čo HRM pokrýva koncepcie stratégie, rozvoja a mobilizácie ľudských zdrojov, personálny manažment, nazývaný tiež personálna správa, odkazuje na čisto administratívny aspekt riadenia zamestnancov.
Týka sa to všetkých úloh administratívy a každodenného riadenia zmluvných vzťahov medzi zamestnancami-obchodnými, kolektívnymi a individuálnymi-od ich vstupu až po odchod z pracovnej sily.
Misie personálnej správy
Je nevyhnutné, aby hneď po prijatí zamestnancov mohol administratívny manažment zamestnancov v závislosti od typu a veľkosti podniku riadiť manažment, účtovné oddelenie, HR manažér alebo špecializované oddelenie.
Pokrýva široké pole pôsobnosti:
- Správa individuálnych a zmluvných spisov pre každého zamestnanca : dokončenie, monitorovanie a archivácia všetkých administratívnych a zákonných povinností od vstupu do zamestnania každého zamestnanca (pracovná zmluva a dodatky, lekárske prehliadky, výplatné pásky, osvedčenia o školení, zmeny situácie atď.)
- Riadenie pracovného času a neprítomnosti : platená dovolenka, choroba, školenie, RTT, nadčasy, plány …
- Správa miezd, sociálnych odvodov a miezd : zber údajov, výpočet, platba, vydanie povinných dokumentov a pod.
- Správa povinných pravidelných administratívnych vyhlásení a vzťah s verejnou správou, zdravotným poistením, súkromným poistením (vzájomné, prezenčné …)
Aké sú výzvy pre administratívne riadenie personálu?
Personálny manažment však neznamená len dokončenie administratívnych formalít: reaguje na hlavné výzvy.
- Právny problém: právne a daňové nedodržanie môže byť veľmi nákladné
Personálna správa zabezpečuje riadne plnenie rôznych administratívnych, právnych a daňových povinností a uchováva dokumenty preukazujúce ich súlad: vyhlásenia rôznym organizáciám, dodržiavanie záväzkov a povinností týkajúcich sa pracovného času, dovolenky, mzdy atď.
Toto je nevyhnutná podmienka, ako sa vyhnúť finančným a dokonca trestným sankciám, ktoré sú v prípade kontroly (dokonca automatické) často vysoké, a potenciálne imidžové.
- Sociálna otázka: kľúčové procesy pre chod spoločnosti a spokojnosť zamestnancov
Prijímanie zamestnancov, mzdy, prevody, povýšenia …: rešpektovanie postupov a práv, efektívnosť a citlivosť personálneho manažmentu v týchto oblastiach sú pre zamestnancov rozhodujúce.
Vyhovujúca personálna administratíva neposkytuje žiadne bonus : spĺňa minimum, ktoré zamestnanci očakávajú. Na druhej strane, vplyv nedostatočného personálneho manažmentu je okamžitý: spory, odchody, zhoršenie sociálnej klímy a motivácia …
Efektívne riadenie ľudí je B-A-BA dobrej značky zamestnávateľa a efektívnej organizácie.
- Ekonomická a strategická otázka: kľúčové údaje pre spoločnosť
Personálna administratíva spravuje, poskytuje a udržiava údaje nevyhnutné pre strategické rozhodnutia: riadenie pracovnej sily, neprítomnosť, mzdy a ďalšie náklady predstavujúce významnú časť rozpočtu spoločnosti … Dodáva spoľahlivé údaje do sociálnej správy, palubných dosiek HR a všetkých štúdií potrebné na analýzu sociálnej situácie spoločnosti a prijímanie informovaných rozhodnutí.
Stručne povedané: personálna správa je základom fungovania spoločnosti a je základom celého riadenia ľudských zdrojov.
Personálny manažment: náročná oblasť
Ak personálny manažment stratil svoje poverenie, pretože HR sa stane strategickým partnerom, zanedbanie personálnej administratívy by bolo chybou.
Jeho organizácia a profesionalizácia si zaslúžia rovnakú pozornosť ako ostatné kľúčové oblasti HR ako nábor alebo GPEC.
Administratíva personálu vyžaduje špecifické schopnosti:
- extrémna prísnosť : množstvo povinností s prísnymi termínmi, niekedy zložité výpočty, ktoré majú vplyv na citlivé prvky, ako sú výplatné pásky každého zamestnanca alebo dodržiavanie daňových a právnych predpisov spoločnosti … Chyby alebo omeškania môžu mať vážne dôsledky.
- etika a silný zmysel pre dôvernosť : nevyhnutné pri spracovaní a uchovávaní citlivých údajov pre každého zamestnanca a pre spoločnosť.
- pokročilé technické zručnosti : Daleko od aplikácie automatických systémov je personálna správa komplexnou oblasťou s mnohými a meniacimi sa pravidlami, ktoré vyžadujú starostlivú analýzu a výskum. Časté legislatívne a regulačné zmeny si vyžadujú neustále sledovanie a aktualizáciu znalostí.
- schopnosť byť silou návrhov a očakávaní : predvídateľné zmeny, možnosti optimalizácie na minimalizáciu nákladov, upozornenia na záveje … No dobre personálny manažér musí mať veľmi podrobné znalosti o spoločnosti a jej sektore, jej právnom prostredí, stratégii, HR a finančných problémoch, jej perspektívach a obmedzeniach. Nie je náhoda, že túto funkciu často vykonáva podnikateľ v malých štruktúrach.
Aké riešenia pre kompatibilnú a efektívnu správu?
Dobrý personálny manažment je nevyhnutne nákladný. V závislosti od rozpočtu, veľkosti vašej firmy však môžete zvážiť rôzne spôsoby:
- V každom prípade, zverte svoju personálnu správu odborníkom : nábor alebo investovanie do školenia na zlepšenie zručností vašich zamestnancov, outsourcing určitých úloh (prichádzajúce sledovanie a / alebo výpočet miezd, úprava a odosielanie bulletinov, príprava sociálnych vyhlásení, správa správ o výdavkoch, výpočet dovolenky atď.).
- Ak je váš personálny manažment riadený interne, uistite sa, že implementujete potrebné prostriedky : pravidelné školenia, účasť na konferenciách, informačné stretnutia organizované odbornými pobočkami, právnymi radami alebo účtovníkmi, predplatné odborných stránok a časopisov …
- Investujte do nástrojov, ktoré umožňujú štandardizáciu alebo dokonca automatizáciu určitých úloh vám môže ušetriť drahocenný čas pri časovo náročných činnostiach bez pridanej hodnoty a obmedziť riziko chýb. Pozrite sa na trh, vykonajte štúdiu nákladov a výnosov: existujú riešenia pre všetky rozpočty a veľkosti podnikania. Od jednoduchého softvéru na správu času alebo miezd až po úplný HRIS spojený s kolaboratívnym intranetom, ktorý každému zamestnancovi umožňuje zadať dátumy dovoleniek a správy o výdavkoch. Užitočné nástroje pre operačné riadenie, archiváciu, monitorovanie a analýzu ukazovateľov, panely budov, sociálne správy, jedinečné výročné správy atď.
- Dávajte si pozor, aby vaša personálna administratíva neodpočívala pri jednej osobe : buďte pripravení na akúkoľvek neprítomnosť alebo odchod zabezpečením zdieľania znalostí, školením záloh, písaním všetkých postupov …
Zanedbanie administratívneho riadenia personálu v móde “bude nasledovať správcovstvo “je veľká chyba. Personálny manažment, ktorý má ďaleko od klišé, dokonale zapadá do celkového strategického prístupu spoločnosti. A to platí o to viac, že podnikanie rastie a škála úloh personálnej správy sa stáva komplexnejšou.
