V prvom rade je dôležité jasne definovať dokumentárnu štruktúru. V tomto článku o dokumentárnej pyramíde nájdete príklad, ktorý bežne používajú spoločnosti: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/, potom sa musíte pozrieť na očakávania používateľov Dokumenty.
Každý používateľ má skutočne odlišné očakávania, ktoré závisia od jeho úrovne schopností a zložitosti činností opísaných v dokumente.
Nájdete tu ďalší článok o návrhu jednoduchého a účinného postupu: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ pamätajte, že neexistuje -veľkosť vyhovuje všetkým, pokiaľ ide o formu a rozsah dokumentácie a to, čo niektorým vyhovuje, iným nemusí. Norma ISO 9001 navyše uvádza, že dokumentácia závisí od:
- - veľkosť organizácie a druh činností;
- - zložitosť procesov a ich interakcií;
- - spôsobilosť personálu.
Aby boli podporované štruktúry všetkých veľkostí pri formalizácii ich dokumentácie, povedal by som, že je vhodné mať na pamäti očakávania interných zákazníkov (používateľov) a že je vhodnejšie vytvoriť pracovné skupiny, ktoré sa budú touto otázkou zaoberať. a zvoľte formu a rozsah dokumentov.
Tieto pracovné skupiny by mali byť v ideálnom prípade zostavené podľa procesov identifikovaných spoločnosťou. To dáva organizácii podľa procesu väčší význam.
Nakoniec, pilot redizajnu dokumentu sa musí uložiť a prinútiť ostatných zakázať akékoľvek praktiky, ktoré komplikujú správu dokumentov, napríklad:
- - príliš komplikované a predovšetkým zbytočné kodifikácie dokumentov (napr. DOC / QUAL / 7.4 / 01-03)
- - okruhy validácie dokumentov zahŕňajúce viacero ľudí
- - nezrozumiteľné, škaredé a ťažkopádne (monitorovanie verzií) kazety (pozostatok postupov kvality z 90. rokov)
- - stránky a stránky textu, ktoré nezvýrazňujú kľúčové informácie,
- - atď.
Norma ISO 9001 je pomerne jasná, pokiaľ ide o postupy, ktoré sa majú použiť pri správe dokumentov. Uvádza iba požiadavky na výsledky, v žiadnom prípade. Pokiaľ ide o objem vašej dokumentácie, ste teda slobodnejší, než by ste si mohli myslieť.
