Zoraďte a urobte si poriadok, aby ste sa vo svojich dokumentoch zorientovali
Okrem právnej otázky sa triedenie dokumentov zameriava na praktický problém: na jednej strane musíte optimalizovať priestor, na druhej strane budete môcť ľahko a rýchlo nájsť akýkoľvek užitočný dokument.
Od úpravy po vymazanie dokumentu
- Upraviť / prijať: ak čakáte na dôkaz (napríklad vrátený podpísaný kontrakt), uistite sa, že ste ho dostali. Ak to nie je možné, zavolajte svojmu partnerovi znova.
- Zoradiť: akonáhle je dokument v rukách, určte jeho osud. Niektoré papiere je možné ihneď vyhodiť, ponechajte si len to, čo potrebujete, aby ste sa nepreplnili.
- Zaradiť: klasifikácia musí nasledovať podľa prísnej organizácie. Identifikujte povahu dokumentu, aby ste vedeli, kam ho uložiť, a potom ho ihneď dajte na správne miesto.
- Archív: dávajte pozor na zákonnú lehotu uchovávania … Bezpečné musí byť aj uchovávanie „citlivých“ dokumentov. Po uplynutí doby uchovávania môžete dokument zlikvidovať.
Digitálna alebo fyzická archivácia?
Digitalizované dokumenty majú teraz rovnakú dôkaznú hodnotu ako papiere. Vaša voľba pri organizovaní klasifikácie vašich dokumentov je preto veľmi osobná … Niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu pri rozhodovaní:
- V prípade veľkého objemu je digitálne zakladanie dobrou možnosťou, ako ušetriť miesto.
- Príspevok ponúka lepší komfort pri čítaní - najmä pre dokumenty na niekoľkých stranách (napríklad výročná správa): argument v prospech fyzickej klasifikácie.
- Dematerializácia vašich administratívnych dokumentov prijatých v papierovej forme môže byť obmedzujúca. Pokiaľ úlohu digitalizácie nezveríte poskytovateľovi služieb, ale na úkor zaplatenia nákladov …
Dobré nástroje a dobrá metóda na zakladanie papiera
Ak chcete ukladať dokumenty v papierovej forme, postupujte vo svojej organizácii metodicky:
- Klasifikujte svoje dokumenty podľa typu: vaša administratíva sa týka rôznych partnerov. Zákazníci, dodávatelia, banka, zamestnanci, daňová správa: spojivo môžete vytvoriť podľa typu partnera.
- Vyberte poradie zoradenia: Môžete klasifikovať svoje dokumenty v chronologickom poradí (odporúča sa pre vaše účtovné a daňové doklady) alebo podľa abecedy (užitočné pri hľadaní dokumentov týkajúcich sa zákazníka alebo dodávateľa).
Získajte úložné príslušenstvo, ktoré je najvhodnejšie pre vaše použitie. Koše, triediče, závesné šanóny, vrecká a priečinky … nájdete široký výber nástrojov pre neomylnú organizáciu!
Riešenie digitálnej archivácie
Svoje administratívne dokumenty môžete jednoducho skenovať a archivovať sami pomocou výkonných technologických nástrojov. Pri nedostatku času alebo znalostí IT zadajte úlohu externe! Dávajte si pozor na to, aby ste náklady na službu rozpočtovali: náklady na elektronický trezor sa zvyšujú s objemom dokumentov, ktoré sa majú archivovať …
2 zlaté pravidlá pri odkladaní dokumentov:
- Neodkladajte to! Podajte dokument hneď, ako bude upravený alebo prijatý, aby ste neboli príliš zahltení.
- Zabezpečte svoje údaje. Ak sa chystáte na digitálne podanie, uistite sa, že máte zavedený spoľahlivý bezpečnostný systém. V prípade fyzického podania obmedzte prístup, aby ste predišli krádeži alebo zničeniu strategických dokumentov.
Dobrá správa vašej administratívy, právny problém
Administratíva je neodmysliteľnou úlohou, bez ohľadu na činnosť podnikateľa. Stanovte si cenové ponuky, podávajte priznania k DPH, vypĺňajte daňové priznania … Papiere sa hromadia a je lákavé sa ich zbaviť. Výstraha ! Zo zákona ste povinní uchovávať určité dokumenty po minimálnu dobu. V prípade administratívnej kontroly alebo sporu s treťou stranou tak máte potrebné podporné dokumenty a dôkazy.
Zákonné lehoty uchovávania, ktoré je potrebné dodržať:
- Všetky svoje účtovné záznamy uchovávajte najmenej 10 rokov. Týka sa to obchodných spoločností, na ktoré sa vzťahuje povinnosť viesť účtovníctvo v súlade s predpismi, ale aj mikropodnikov pre svoje nákupné objednávky, faktúry atď.
- Daňové doklady je potrebné uchovávať najmenej 6 rokov. Pri vytváraní vyhlásení nezabudnite archivovať svoje podporné dokumenty (IS alebo IR, DPH, CFE atď.).
- Ste konateľom obchodnej spoločnosti? GA PV musíte uchovávať najmenej 5 rokov. Zamestnávate ľudí? Duplicitné výplatné pásky uchovávajte najmenej 5 rokov. Rovnako všetky vaše zmluvy musia byť archivované 5 rokov od ich uzavretia.
Poznámka: uvedené časy sú minimálne časy stanovené zákonom. Tieto doby uchovávania môžete prekročiť, ale v medziach nariadení GDPR. Ak vaše spracovanie obsahuje osobné údaje, obmedzte dobu uchovávania.
