Neimprovizujete organizáciu hlúpu cez noc … Keď však viete, že minimum organizácie môže poskytnúť veľa výhod pre vás, vašich spolupracovníkov a kolegov alebo pre vašu spoločnosť, hra stojí za námahu!
Keďže vieme, že čas je vzácny zdroj, odporúča sa podrobne sa zaujímať o nástroje, ktoré môžu najlepšie priniesť výnosnosť výberu prioritných úloh a akcií. Niekoľko metód bolo osvedčených a ušetrí vám drahocenný čas, a preto budú efektívnejšie a produktívnejšie. Nájdete ich v tomto súbore aj v našej téme „time management“.
Čo je to osobná organizácia?
Práve to vám umožní ušetriť čas a byť efektívnejší vo svojom každodennom živote, osobnom aj pracovnom. To sa pohybuje od upratania pracovného stola po príslušnú organizáciu vášho pracovného priestoru ako celku, správu vašich e -mailov, schôdzok, schôdzí, rôznych upozornení atď. predovšetkým vďaka metódam a / alebo novým technológiám.
V kancelárii sa pôsobenie na vašu organizáciu pomocou osvedčených a efektívnych metód, techník alebo postupov okrem iného týka nasledujúcich oblastí:
- spracovanie e -mailov a telefonáty,
- manažment rušenia (oznámenia v kalendári, smartphone, e -maily atď.) a rôzne prerušenia (kolegovia, improvizované zvuky atď.),
- ergonómia pracovného priestoru ,
- poradie virtuálne alebo fyzické dokumenty,
- organizácia práce pri práci telepráce ,
- Písanie poznámok efektívne,
- manažment času : rýchle čítanie, stanovovanie priorít, vyjednávanie termínov, naučenie sa prestať odkladať a podobne.
Cnosti vynikajúcej organizácie
Hľadanie osobnej produktivity musí byť motiváciou pre každého: manažéra, manažéra … Bez toho je ťažké alokovať všetku svoju energiu na výrobu práce s pridanou hodnotou.
Môže sa to zdať zrejmé. Mnohí sú však tí, ktorí sú ohromení - dokonca úplne ohromení - jednoduchým nedostatkom organizácie.
Aplikácia metód a rád, ktoré je možné ľahko nastaviť s minimom dobrej vôle a vytrvalosti, teda prináša mnoho výhod. Tu je niekoľko:
- vyhnite sa plytvaniu časom ,
- zvýšenie produktivity a efektivity ,
- prestať rozhadzovať ,
- znížiť stres ,
- získať vyrovnanosť ,
- byť prístupnejší a pozornejší voči svojim zamestnancom ,
Ako sa lepšie zorganizovať?
Aby ste mohli lepšie štruktúrovať svoju prácu a rôzne úlohy, musíte najskôr ukáž vôľu a húževnatosť . V tomto procese vám môžu pomôcť niektoré účinné a relatívne jednoduché nástroje a metódy na nastavenie. Niektoré majú veľmi zamerané ciele, iné sú použiteľné na rôznych úrovniach a na rôzne účely.
Nie každý pracuje rovnako a nemá rovnaké potreby, plány, úlohy, zodpovednosti atď. smelo do toho vyberte si riešenia, ktoré vám vyhovujú najviac, pričom majte na pamäti, že kým uvidíte prvé výhody, trvá to minimum času.
Lepšia organizácia neznamená myslieť a štruktúrovať si dni do minúty, ani chcieť za každú cenu použiť najnovšiu módnu metódu, keď jednoducho nie je v súlade s vašimi potrebami. Jednoduchosť a zdravý rozum zostaňte teda - ako často - v poriadku!
Urobte svoj pracovný priestor ergonomickým
Príjemný priestor vedúci k koncentrácii a práci je základným prvkom dobrej efektivity a špičkovej motivácie. Zatiaľ čo niektorí majú schopnosť pracovať kdekoľvek, bez ohľadu na hluk alebo okolité prostredie, veľká väčšina potrebuje na prácu vyhradené miesto a minimálny poriadok.
Prispôsobenie pracovného priestoru vašej aktivite je preto prvým reflexom, ktorý musíte mať : rozloženie, vybavenie, výška stolu / stoličky, klávesnica, obrazovka, tiché prostredie atď. sú všetky prvky, ktoré je potrebné zvážiť.
Telework
Organizácia práce sa neustále vyvíja a práca na diaľku sa stala veľmi demokratizovanou. Ak tento nový spôsob organizácie nie je možný vo všetkých profesijných oblastiach, má mnoho výhod, keď sa dá implementovať, a to tak pre zamestnanca, ako aj pre zamestnávateľa; zvýšenie produktivity, zníženie alebo dokonca zmiznutie absencie, zvýšená motivácia atď.
V rámci práce na diaľku je potrebné zaviesť určité prvky:
- zabezpečenie všetkého potrebného vybavenia teleworker za správne vykonanie zo svojho domova / coworkingový priestor / vzdialenú kanceláriu zverených misií,
- adekvátna organizácia práce (zdieľané priečinky, intranet, video / audio konferencie atď.),
- plynulá komunikácia medzi manažérom a jeho spolupracovníkom pracujúcimi na diaľku,
- pre teleworkera: vymedzenie súkromného života / profesionálneho života v prípade potreby prísna a bezchybná organizácia.
Ako riadiť tím pracovníkov na diaľku?
Pracovné prostredie
Jasné, upratané, upratané, udržiavané v poriadku a dôsledné … Tu je 5 zásad praxe z Japonska: takzvaná metóda 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke … 5 japonských slovies vyjadrite 5 kľúčových akcií procesu). Jednoduchý a efektívny prístup k rámcu a podnebiu priaznivému pre prácu.
Vylepšite svoje pracovné prostredie metódou 5S!
Zorganizujte si prácu
Vytvorte si zoznam úloh, ktoré je potrebné splniť
Cieľom je tu urobte si súpis rôznych úloh, ktoré musíte vykonať bez toho, aby sa dostali do pasce príliš podrobného rozšíreného zoznamu, čo by bolo úplne kontraproduktívne. Potom definujte pre každú z uvedených položiek poradie priority, aby ste vytvorili zoznam od najdôležitejšej / najnaliehavejšej úlohy po najzanedbateľnejšiu.
Ako vytvoriť zoznam úloh: metóda krok za krokom.
Uprednostniť
Vedieť, ako uprednostniť úrovne dôležitosti a naliehavosti každej z vašich úloh, je nevyhnutné, aby ste mohli konať primerane a efektívne. K dispozícii je vám mnoho nástrojov, vrátane:
- Eisenhowerova matica: 2 myšlienkové rady - dôležitosť a naliehavosť - na zaradenie vašich úloh do 4 rôznych kategórií (dôležité A naliehavé; dôležité, ale nie naliehavé; nie dôležité, ale naliehavé; nie dôležité a nie naliehavé).
- Metóda MoSCoW: metodika, ktorá má uľahčiť rozhodovanie tým, že pomôže stanoviť priority. Skratka sumarizuje proces: M pre Toto musí mať - S pre Toto by malo mať, ak je to vôbec možné - To je pre Mohlo by to byť, ak to neovplyvní nič iné - W pre Tento čas nebudem mať, ale chcel by som v budúcnosti - 2 „o“ slúžiace iba na poskytnutie „významu“ takto vytvorenému slovu na uľahčenie zapamätania si ho.
- Prístup GTD (Getting Things Done): 5 kľúčových krokov k efektívnej organizácii - zbierajte, spracúvajte, organizujte, kontrolujte, konajte.
- metóda CIRCEPT - CIRulaire conCEPT: koncept navrhnutý Michelom Fustierom, sociológom, ktorého účelom je štruktúrovať výsledok tvorivej práce vytvorením kruhovej mriežky na čítanie - akéhosi hviezdneho kolesa.
Pozrite si tiež naše sekcie Organizovanie workshopu a Vedenie schôdze, aby ste obmedzili podmienky schôdze a zorganizovali efektívne a produktívne stretnutia.
Optimalizujte svoju osobnú efektivitu
Robenie si poznámok na schôdzi
Tu je cvičenie oveľa ťažšie, ako sa zdá … Ak vám niektoré nástroje umožňujú uľahčiť úlohu, aby bola účinná, musíte napriek tomu rešpektovať niektoré základné pravidlá, z ktorých:
- referencie váš dokument (dátum schôdze, účastníci, diskutované body, cieľ atď.),
- používať krátke vety alebo niektoré Kľúčové slová ,
- štruktúra dokument relevantným spôsobom: 1 odsek na predmet, odrážky, slová napísané veľkými písmenami atď. ,
- napíšte svoje otázky , poznámky, aby som na nich nezabudol,
- znovu prečítať hot, aby ste objasnili alebo prepísali určité body, keď ste v predmete.
Pozrite si našu časť venovanú písaniu poznámok.
Správa e -mailov
Disciplinujte sa a pravidelne kontrolujte svoju doručenú poštu a spracovávajte všetky prijaté e -maily: odstraňujte nepotrebné správy alebo spam, spracovávajte ostatné: odpovedajte, ak je to naliehavé a vyžaduje si to málo času, v prípade potreby preneste, uložte do adresárov, ktoré ste na tento účel vytvorili, ak nemôžete v tom čase spracujte e -mail - naliehavý / prebieha /, ktorý sa má napríklad spracovať neskôr.
Ako efektívne spravovať svoje e -maily?
Klasifikujte svoje dokumenty
Rovnakým spôsobom, akým triedite prichádzajúce e -maily, klasifikujte svoje dokumenty relevantným spôsobom a rýchlo ich vyhľadajte (podľa projektu, témy, termínu … je len na vás, aby ste zistili, čo vás najviac oslovuje). Táto klasifikácia môže byť fyzická - spojivá, kartónové súbory atď. - alebo počítač - súbory potom budú virtuálne.
Ľahko klasifikujte dokumenty relevantným a efektívnym spôsobom.
Aby ste stratili čo najmenej času a získali efektivitu a produktivitu, je dôležité vedieť, ako sa udržať v koncentrácii na to, čo robíte. Na tento účel sa môžete spoľahnúť na techniku Pomodoro, zaujímavý nástroj, ktorý sa zameriava na vaše úlohy.
