BPM - Business Process Management - porozumieť a aplikovať

Čo je to proces?

Pred definovaním toho, čo je BPM, je potrebná prvá definícia: proces. Je to reťazec aktivít, ktoré z prichádzajúcich tokov (informácie, materiál atď.) Produkujú daný výsledok.

Príklady procesov:

• Vytvorenie nového produktu
• Doručenie
• Spracovanie sťažnosti zákazníka

Na rozdiel od vízie „služby“ (príklad: účtovné oddelenie), proces predstavuje súbor prierezových úloh a činností, ktoré sa spravidla týkajú niekoľkých oddelení.

Na ilustráciu, proces „Poskytovanie popredajného servisu“ môže v závislosti od organizácie zahŕňať:

• obchodné oddelenie front office, ktoré zhromažďuje požiadavky zákazníkov
• popredajný servis, ktorý vykonáva diagnostiku a opravy
• účtovné oddelenie, ktoré spravuje majetok
• oddelenie logistiky, ktoré spravuje fyzické vrátenie a zásielky náhradných výrobkov.

Túto víziu organizácie predložila norma ISO9001: 2000 (manažment kvality).

Čo je to BPM?

Definícia: Toto je skratka pre Business Process Management, čo vo francúzštine znamená „riadenie podnikových procesov“.

Cieľom BPM je neustále zlepšovať výkon a kvalitu procesov tak, že budú agilnejšie, plynulejšie, rýchlejšie, spoľahlivejšie a odolnejšie.

Tento prístup je založený na modelovaní a automatizácii procesov: formalizácia, postupnosť úloh (pracovný tok), výmeny údajov medzi informačnými systémami, výstupy stavu a manažment.

Život podniku pozostáva z trvalých zmien. Obchodné procesy sa neustále vyvíjajú v súlade so strategickými rozhodnutiami a environmentálnym tlakom.BPM je nevyhnutné, aby ste ho mali pod kontrolou a dosiahli stanovené ciele účinnosť a účinnosť.

Prispieva k digitálnej transformácii spoločnosti.

Čo je to BPMN (notácia modelovania podnikových procesov)?

Zápis BPMN 2.0 definuje grafické úložisko, ktoré predstavuje rôzne tehly procesu. Táto štandardizácia uľahčuje komunikáciu medzi užívateľmi, obchodnými analytikmi a vývojármi. Poskytuje prvky, ktoré môžu predstavovať hlavne:

• dáta,
• toky,
• správy,
• spojenia,
• udalosti,
• entity,
• účastníci

BPMS: definícia

Doplnené „S“ zodpovedá „Software“ alebo inak „Suite“ pre „Software suite“. BPMS teda označuje softvér (spravidla v režime Saas), ktorého funkciami sú modelovanie, spúšťanie, riadenie a monitorovanie procesov.

Tieto softvéry obsahujú mechanizmus pracovného toku na automatizáciu tokov informácií. Dematerializujú dokumenty (integrovaním EDM). Majú prepojenie s obchodnými aplikáciami, ERP atď.

Výhody BPM

Tento prístup skutočne prispieva prevziať kontrolu nad výkonom organizácie a posilniť jej konkurencieschopnosť .

Hlavné výhody:

• Agilita: podrobné znalosti každého kroku spojeného s nástrojmi BPM a digitalizáciou uľahčujú reorganizáciu procesu s cieľom využiť nové príležitosti alebo sa prispôsobiť obmedzeniam.
• Produktivita: neustálym zlepšovaním operačnej dokonalosti.
• Kvalita: kontrola zhody výstupov (opakovateľnosť služby, malé alebo žiadne chyby atď.).
• Cena: s efektívnou organizáciou.

Navyše, z ľudskej stránky, BPM zlepšuje:

• Zákaznícka skúsenosť: poskytovanie kvalitných služieb prispieva k spokojnosti zákazníkov.
• Skúsenosti používateľov: vnútorný komfort pri plnení svojich misií, najmä tým, že zamestnancov zbaví časovo náročných, opakujúcich sa a bezcenných úloh, aby ich mohol zamerať na činnosti s pridanou hodnotou.

Grafické vlastnosti nástrojov BPM výrazne prispievajú k porozumeniu a zvládnutiu.

Hranice a body ostražitosti

Vedenie spoločnosti Projekt BPM je rozhodujúce pre úspešnú implementáciu. Ako každý projekt, aj v určitých bodoch by ste mali byť ostražití. To je prípad komunikácie, najmä medzi používateľmi a dizajnérmi.

Je tiež múdre uvažovať o integrácii podpory zmien do rozsahu projektu. Majte na pamäti, že ľudia nie sú stroje. Potrebuje sprevádzať, aby zmiernil svoje pochybnosti, neistoty, stres … tvárou v tvár novosti.

Dávajte si tiež pozor, aby ste nevytvorili „plynárne“. V takom prípade by neboli dosiahnuté ciele účinnosti.

Fázy cyklu BPM (alebo životného cyklu)

Existuje mnoho prekladov cyklu BPM podľa jeho postupov, citlivosti, interpretácií … Aj keď sú fázy nakoniec viac -menej identické, aj keď ich poradie v životnom cykle môže byť odlišné.

Ponúkame vám štandardný prístup, ktorý si môže prispôsobiť každý:

1. Organizačná diagnostika

   Štúdium existujúcich, identifikácia a výber prioritných podnikových procesov . Toto rozhodnutie je založené na ich vplyve na celkovú výkonnosť spoločnosti a na ich zosúladení so stratégiou (napr. Náročný a administratívny proces je v rozpore so strategickým smerom založeným na agilite).

   Malá presnosť: skutočnosť, že na definovanie série operácií sa používa textový proces, neznamená to, že je už vymodelovaný. Akákoľvek organizácia funguje prirodzene prostredníctvom niekoľkých procesov. Základom prístupu BPM je ich identifikácia, modelovanie, kontrola a zlepšovanie.

   Cieľ: vybrať cieľové procesy, ktoré majú byť zahrnuté do procesu.

2. Procesná analýza

   Tento krok pozostáva z vykonať inventarizáciu existujúcej situácie od:

   • priame pozorovania operácií
   • preštudovanie dokumentácie
   • pohovory

   Získajte víziu o:

   • rôzne stupne, vchody a východy
   • zainteresované strany
   • poruchy (meškania atď.)
   • vylepšenia
   • riziká

   Nakreslite vývojový diagram je obzvlášť užitočný pre sprievodnú analýzu - Mapa procesu poskytuje komplexný pohľad na fungovanie spoločnosti.

   Túto fázu analýzy sprevádza prípona stanovovanie cieľov a KPI z hľadiska nákladov, kvality a času.

   Cieľ: získať fotografiu, ako tento proces funguje.

3. (Re) koncepcia

   Po diagnostikovaní sa táto fáza zameriava na budovanie nového procesu.

   V závislosti od projektu môže ísť o redizajn existujúcej organizácie (v radikálnej logike reinžinieringu alebo neustáleho zlepšovania).

   Táto fáza zahŕňa modelovanie procesu:

   Integrácia skutočného modelu pozorovaná v počítačovom modeli. V tejto fáze zasahuje spoločnosť BPMN, aby poskytla grafické prvky pre modelovanie. Definícia obchodných pravidiel, implementácia postupov do softvéru BPM, pracovné toky (napríklad automatické odoslanie formulára sťažnosti zákazníka príslušnému oddeleniu v závislosti od typu sťažnosti) …

   Niektoré akcie sú systémom automatizované, iné sú založené na ľuďoch.

   Pozor : príliš veľa automatizácie môže viesť k strnulosti poškodzuje flexibilitu spoločnosti pri riešení nepredvídaných prípadov.

   Cieľ: vybudovať proces z organizačného a manažérskeho hľadiska a potom ho integrovať do informačných systémov.

4. Vykonať

   Raz parametrizovaný nástroj BPM , ide do výroby, aby spustil proces.

   Cieľ: každodenná implementácia procesu.

5. Monitorovanie

   Použitie tabule a ďalšie nástroje na vytváranie správ na zvýšenie výkonu a zabezpečiť súlad s organizačnými cieľmi.

   Monitorovanie ukazovateľov definovaných v kroku analýzy.

   Cieľ: monitorovať hladký priebeh procesu, predvídať dysfunkcie a neplnenie, zbierať informácie na jeho zlepšenie.

6. Optimalizácia

   Krok zlepšenia prostredníctvom používania monitorovacích údajov a iných ukazovateľov.

   Poznámka: tento cyklus je založený na procese neustáleho zlepšovania, PDCA, plán - urob - skontroluj - zákon, aby neustále optimalizoval svoju organizáciu.

   Cieľ: zmenšiť rozdiel medzi očakávaným výsledkom a pozorovaným výkonom.