Poriadok proti neporiadku: každý má svoj vlastný pracovný priestor.
V práci aj v každodennom živote sa profily líšia: stúpenci neporiadku stoja pred najlepšie usporiadanými. Aj keď štvorcové ukladanie nie je nevyhnutne efektívnejším nástrojom produktivity v práci, ak dezorganizácia u niektorých ľudí podporuje intelektuálnu stimuláciu, na zlepšenie profesionálnej činnosti človeka platí niekoľko základných zásad.
1. Vákuové triedenie pre okamžitú úsporu miesta.
Kreatívny alebo nie, dobre zorganizovaná kancelária nevyhnutne prechádza fázou triedenia. Zoradením identifikujete nadbytočné položky, ktoré sa majú zbaviť predmetov, ktoré zbytočne zahadzujú váš pracovný priestor. Aby ste ušetrili užitočný priestor … Tento prvý krok triedenia je možné vykonať veľmi jednoducho a rýchlo položením nasledujúcich otázok:
- Použil som nedávno tento dokument / objekt?
- Funguje tento materiál?
Ak nie, uložte, opravte alebo zlikvidujte v závislosti od povahy každej položky, ktorá zaberá vašu kanceláriu.
Upozorňujeme, že určité právne alebo účtovné dokumenty je potrebné uchovávať po minimálnu dobu. Uložte ich do špeciálnej kartotéky, ktorú uchovávate v skrini alebo na poličke.
Okrem potrebnej úspory miesta umožní triedenie „usporiadanému“ profilu aj nájdenie čistého pracovného priestoru a jasnejšie nápady. S ohľadom na to dbajte na to, aby ste mali odpadkový kôš vždy v bezprostrednej blízkosti svojho stola.
2. Čistenie: zaistenie dôveryhodnosti v práci.
Organizácia vašej kancelárie prechádza čistotou. Kruhy hrnčeka od kávy a drobky zo sendvičov nemusia nevyhnutne poskytovať najlepší obraz v spoločnom alebo firemnom kontexte - a najmä v otvorenom priestore. Nech je váš profil akýkoľvek, pravidelné čistenie pracovného priestoru je preto nevyhnutné, aby pôsobilo dôveryhodne a netrpelo na ponižujúce označenie.
3. Upratujte, aby ste ušetrili čas.
Neschopnosť dostať sa do rúk tohto príspevku, ktorý má zásadný význam, hľadať minúty pri dôležitom papieri alebo nájsť pero, ktoré funguje: všetky tieto známe nepríjemnosti nemajú jedinú nevýhodu v podpore nervozity v práci . Pomáhajú plytvať časom a produktivitou. Pokiaľ nie je lepšie zorientovať sa pri stole plnom rozhádzaných papierov a vybavenia, upratovanie je preto v produktívnom pracovnom prostredí nevyhnutné.
Systematicky označujte, triedte podľa dátumu a predmetu a potom dajte všetko na svoje miesto. Je tiež možné organizovať vašu kanceláriu podľa pracovných zón podľa dátumu splatnosti spisov, stupňa ich naliehavosti alebo stavu postupu. Kancelárske vybavenie, ako sú triediče, držiak na ceruzku, kartotéky, zásuvkové jednotky alebo úložné boxy, predstavuje všetko príslušenstvo, ktoré vám umožní inteligentné triedenie pre lepšiu navigáciu.
Poznámka: aby bolo zaistené optimálne a okamžité skladovanie, vyhýbajte sa odkladaniu! Dostanete list? Hneď to ošetrite. Dopili ste kávu? Choď odložiť pohár. Je váš telefón nabitý? Odpojte ho a vložte nabíjačku späť na miesto v zásuvke.
4. Rastliny na stole, aby ste znížili stres v práci.
Pretože organizovanie vašej kancelárie zahŕňa aj jej rozloženie, prečo nevyužiť výhody svojho pracovného priestoru na podporu uvoľnenej atmosféry? Zelená rastlina, fotka vašich detí alebo japonská záhrada môžu pomôcť znížiť váš pracovný stres, takže môžete byť efektívnejší. Štúdia ukázala, že rastliny, okrem zlepšovania pohody, prispievajú k produktivite (1).
5. Správny jas na zvýšenie jeho odolnosti.
Organizácia vašej kancelárie je príležitosťou poskytnúť vám užitočné pohodlie. Nemá váš pracovný priestor vonkajšie svetlo? Pracuješ neskoro v noci? Ak chcete obmedziť únavu pri práci, vybavte svoj stôl dostatočne jasnou lampou. Z rovnakého hľadiska pohodlia je užitočné kúpiť si aj prispôsobenú kancelársku stoličku: vyhnúť sa bolestiam chrbta a tým zvýšiť produktivitu.
6. Organizujte kanceláriu … z počítača!
Pretože väčšinu práce teraz vykonáva počítač, je dôležité zorganizovať si počítačový stôl a poštovú schránku tak, aby zodpovedali vášmu fyzickému pracovnému priestoru. Organizujte svoje dokumenty v priečinkoch a podpriečinkoch, vyhadzujte koncepty a pravidelne vysypávajte kôš, vyberte si tapetu, ktorá podporuje prácu bez stresu: toľko pravidiel, ktoré je potrebné dodržiavať, aby ste dosiahli profesionálnu efektivitu!
Poznámka: Aby ste sa vyhli duplikátom, riskujete, že sa v tom nebudete orientovať, použite jeden denník - papierový alebo digitálny - a zoskupte svoje pripomenutia a pripomenutia úloh na jednom médiu.
Ak neviete, ako si nastaviť pracovný priestor, pozývame vás pozrieť sa na metódu 5S. Táto metóda, prevzatá z celkovej kvality, je založená na 5 zásadách (definovaných v japončine): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Alebo vo francúzštine:
Upratujte, upratujte, upratujte, „udržiavajte poriadok“ a „buďte prísni“.
Zásady, ktoré sa menia na konkrétne opatrenia na zlepšenie vášho životného prostredia.
(1) https://www.futura-sciences.com/sante/dossiers/medecine-bien-etre-sante-nature-1491/page/5/
