Briefing meeting je veľmi zaujímavý nástroj, ako byť čo najbližšie k svojim zamestnancom. Má to dvojnásobnú výhodu: umožňuje vám okamžite komunikovať dôležité skutočnosti a ešte viac zapojiť svoj tím. Po podrobnejšej návratnosti záujmu o tento nástroj vám navrhneme zamerať sa na osvedčené postupy v tejto záležitosti. Cieľ: aby ste konkrétne mohli použiť brief vo svojom manažmente.
Čo je to tímový brífing?
Toto je priamy spôsob komunikácie so všetkými vašimi zamestnancami, podobný mini stretnutiu. Vyznačuje sa neformálnou stránkou kde výmena je prioritou . Každý sa môže vyjadriť k témam, ktoré otvárate, klásť otázky …
Čo sa týka spôsobov, účastníci stoja rovnako sedia ako stoja. Možno ste už počuli o technike stretnutia v stoji. Obvykle sa to robí pre tímové brífingy!
Prečo používať tento nástroj?
Celkovo používate tento nástroj na správu buď opakujúcim sa a organizovaným spôsobom - napr. každý pondelok na zhodnotenie nadchádzajúceho a minulého týždňa - buď ad hoc keď nastane potreba informácií (správa manažmentu, ktorá sa má sprostredkovať, nepredvídaná udalosť atď.).
V prípade plánovaných stretnutí členovia tímu majú spravidla možnosť požiadať o pridanie tém na programe dňa.
Záujem o brífingové stretnutia
Teraz sa pozrime na hlavné výhody:
- poslať správu okamžitým zhromaždením spätnej väzby od tímu,
- predvídať dysfunkcie alebo nájsť rýchle riešenia,
- zapojiť ľudí v kolektívnom úspechu a rozvíjajú svoj pocit spolupatričnosti,
- preniknúť do firemnej kultúry zdieľaním vízie, misií,
- zbierať nápady a návrhy od vašich zamestnancov,
- predvídať zvesti ujať sa vedenia jasnou a jednoznačnou komunikáciou,
- umožniť každému poznať úlohu ostatných v tíme,
- uľahčiť tímovú koordináciu ,
- vykonať efektívnu aktualizáciu postupu úloh každého a dosahovanie kolektívnych cieľov,
- znovu mobilizovať vojská ,
ale aj posilniť váš vodcovský imidž !
Stručná informácia skutočne je účinný nástroj riadenia, ktorý vás priblíži k vašim zamestnancom . Je to dokonca nevyhnutné pri vašej činnosti manažéra.
Ako viesť tímový brief
Frekvencia
Ak je váš brief naplánovaný, môže sa konať každý týždeň . Niektorí manažéri organizujú jeden denne. Merať podľa problémov, tímu, kontextu atď. Rýchlosť a pragmatický charakter tohto stretnutia podporuje časté používanie.
V prípade výnimočnej komunikácie vám nič nebráni vyvolať mini schôdzku medzi 2 naplánovanými briefingmi.
Trvanie
Stručný text je z definície krátky. Nechajte pôsobiť maximálne 30 minút.
Dávajte si pozor, aby ste z toho neurobili „klasické“ stretnutie s nekonečnými debatami.
Miesto
Je veľmi bežné uskutočniť túto výmenu v pracovnom priestore vašich spolupracovníkov. Táto metóda má svoje výhody a nevýhody. Jednou z výhod je posilniť rýchlu, neformálnu stránku bez „stretnutia“ . Na druhej strane, rizikom nie je úplne upútať pozornosť všetkých pretože títo, ktorí sú blízko svojich pracovných staníc, sa nemusia úplne odpojiť. Vidieť preto podľa konfigurácie priestorov.
V niektorých prípadoch to odľahlý priestor v blízkosti pracovných staníc robí veľmi dobre.
V prípade, že zamestnanci zostanú na svojom mieste, trvať na zastavení ich činnosti , aktivujte presmerovanie hovorov atď. Stručne povedané, urobte všetko pre to, aby ste neboli vyrušovaní.
Udržujte schôdze v stoji má mnoho výhod: vyhýbať sa tráveniu času nad detailmi, čo vám umožní odrezať sa od svojej činnosti tým, že zaujmete inú pozíciu, ako sedieť pred počítačom.
Počet účastníkov
Na uľahčenie výmeny neprekračujte desať účastníkov. Ak riadite veľký tím, dodržte niekoľko briefov (podľa odboru, projektu atď.) podľa najrelevantnejšieho zoskupenia podľa riešených tém a problémov.
Príprava
Rýchly bod neznamená nedostatok prípravy. Predvídajte otázky, zbierajte dôležité údaje atď. pre aby bol brífing čo najefektívnejší a posilnite svoj imidž profesionálneho manažéra.
Osvedčené postupy pre úspešný brífing
- Vopred oznámte preberané témy, ciele a tiež to, čo od každého očakávate . Keď sa hľadá rýchla efektivita, musíte okamžite upútať pozornosť publika. Použite reklamu alebo šokujúcu frázu ako: „Odviedli ste mimoriadnu prácu“, „Obraciate sa na nás obrovskou príležitosťou“, …
- Zoznam rýchlo ústne, na tabuľu alebo predvádzací lístok (pozri súbor s metódami o použití predvádzacieho sašitu), témy, ktorým sa chcete venovať
- Zadajte maximálne trvanie
- Pozvite svojich zamestnancov, aby sa vyjadrili a získali spätnú väzbu , nemonopolizujte podlahu. Dávajte si pozor, aby ste počas krátkeho rozvrhu neotvorili nekonečnú diskusiu, ktorá je v rozpore s jej účelom. Zhromaždite informácie a naplánujte si špeciálne stretnutie na riešenie tohto problému.
- Ukážte skutočnú ochotu počúvať a nie predstierať . Členov svojho tímu nebudete dlho klamať, aby ste verili, že dávate pozor na to, čo hovoria. Konkrétne, ak sa neberie do úvahy žiadny návrh alebo eskalácia problému, nasledujúce brífingy budú sterilné. Naopak, po zohľadnení poznámok zhodnotte pokrok.
Na tento súbor sa odkazuje v: Nástroje na správu
