Štruktúry sú veľmi často zablokované do operácií, v ktorých sú schôdze organizované zo zvyku. Otázka ich užitočnosti a spôsobu, akým sú vedené, nie je spochybnená, pokiaľ je možné dosiahnuť zlepšenie.
Uvažovanie o inom spôsobe fungovania umožňuje vymaniť sa z rutiny, dať tímom nový impulz a predovšetkým získať efektivitu.
V závislosti od tém a cieľa, ktorý si stanovíte, môžete určiť techniku animácie, ktorá bude najlepšie vyhovovať vášmu problému.
Vizualizujte očakávaný výsledok
Aký je účel stretnutia? Čo chcete získať na konci tohto? Otázka sa môže na prvý pohľad zdať hlúpa, ale umožní vám definovať jej orientáciu. Môže to byť informovať, premýšľať o projekte, analyzovať situáciu, zostaviť akčný plán, urobiť rozhodnutie, vyriešiť konflikt alebo nájsť dohodu …
Hneď ako urobíte túto voľbu, môžete premýšľať o najvhodnejšej technike animácie, ktorá vám uľahčí prístup k výsledku. Aby sme vám pomohli, nižšie nájdete niekoľko techník, ktoré vám umožnia pridať hodnotu na vašich stretnutiach.
Ak chcete použiť hudobný obraz, rozhodli ste sa pre hudobné dielo, ktoré budete skladať. Teraz ste dirigentom, ktorý je zodpovedný za koordináciu vystúpení vašich účastníkov. Si na ťahu !
Základné pravidlá, ktoré treba dodržiavať
Účinnosť skupiny je medzi 5 a 10 ľuďmi. Viac ako 10 ľudí sa pravdepodobne rozdelí na podskupiny a do 5 ľudí môže silná osobnosť zničiť účinnosť skupiny. Optimálny počet účastníkov na efektivitu je preto medzi 6 a 9.
Pokiaľ existuje niekoľko členov, napríklad v rodine, akákoľvek inštitúcia, spoločnosť alebo administratíva musí najskôr stanoviť pravidlá hry. Nejde o zavedenie prísnych predpisov, ale o vytvorenie atmosféry dôvery stanovením jednoduchých pravidiel slušnosti:
- každý sa môže vyjadriť,
- slovo každého je rešpektované,
- všetky komentáre majú byť konštruktívne,
- …
Tieto pravidlá je možné prispôsobiť podľa reakcie, ktorá sa má poskytnúť.
Rôzne typy animácií
Okrúhly stôl
Facilitátor naznačí tému reflexie účastníkom, ktorí študujú, než sa začnú striedať. Keď sa skončí stôl, facilitátor syntetizuje rôzne odrazy na doske.
Táto metóda umožňuje:
- podporovať individuálnu reflexiu,
- zapojiť všetku pomoc,
- získať spätnú väzbu a pocity od každého účastníka.
Myšlienková mapa
Namiesto toho, aby sa rozdelili ako predtým, rôzne nápady sú organizované a štruktúrované. Spoliehate sa, že skupina vytvorí stromovú štruktúru pomocou rôznych farieb alebo obrázkov na ilustráciu rôznych slov.
Táto animačná technika:
- podporuje zapamätanie,
- podporuje kreativitu prostredníctvom združení myšlienok,
- vám umožňuje štruktúrovať informácie rovnakým spôsobom ako mozog,
- energizuje skupinu a vytvára interaktivitu.
Brainstorming
- Facilitátor predstavuje tému na zamyslenie na tabuli, ktorá by nemala byť rozdelená na niekoľko otázok.
Účastníci hovoria pohodlne a nechávajú voľnú ruku svojej predstavivosti. Ostatní prítomní uvedené myšlienky nekomentovali. Regulátor to jednoducho preformuluje, ak to považuje za potrebné, povzbudí publikum, aby sa vyjadrilo, a poznačí si nápady na tabuli a kategorizuje ich. - V malých skupinách po dvoch alebo troch ľuďoch účastníci premýšľajú nad navrhovanými myšlienkami a zaraďujú ich podľa priorít a podeľte sa o svoje myšlienky s publikom. Na záver, facilitátor po týchto prezentáciách ponúka zhrnutie, ako dosiahnuť riešenia.
Brainstorming umožňuje:
- podporovať vznik nových myšlienok bez obmedzenia predstavivosti,
- implementovať kreativitu,
- podporovať a rozvíjať tímovú prácu.
Prípadová štúdia
- Facilitátor uvádza konkrétnu situáciu slúži ako východiskový bod pre reflexiu.
- Každý účastník študuje otázku a potom sa vytvoria podskupiny dvoch až piatich ľudí za účelom :
špecifikovať rôzne aspekty problému,
navrhnúť riešenia,
ponechať si návrh a jasne ho uviesť. - Nakoniec, každá podskupina predstavuje syntézu všetkým účastníkom, aby identifikovali riešenia tým, že ich uprednostnia.
Prípadová štúdia umožňuje:
- hĺbkový odraz,
- podporovať tímovú prácu,
- vyriešiť problém.
Na rade je otázka
- Každý účastník na liste uvedie situáciu, ktorá sa týka problému technického alebo skupinového manažmentu.
- Každý odovzdá svoj list svojmu susedovi, ktorý ponúka riešenie. Obliečky obiehajú okolo stola a každý pridáva svoje detaily a komentáre. Hárok by mal byť zložený pri každom priechode, aby účastníci neboli ovplyvnení predchádzajúcimi komentármi.
- Hárok sa vráti odosielateľovi kto študuje návrhy, vytvorte si názor a predložte ho skupine.
Obrat otázky umožňuje:
- čerpať priamu inšpiráciu z názorov ostatných,
- otvoriť sa iným skúsenostiam alebo názorom,
- uvedomte si témy, ktoré skupina nastolila, a premýšľajte o nich.
Diskusia o zmierení
Vezmite si príklad z pracovnej skupiny, v ktorej sa stretnutia odohrávajú vo vypätej atmosfére, kde sa medzi zamestnancami vyvíjajú animozity. Ak chcete tieto uzly rozviazať, urobte zmierovaciu diskusiu.
Ďalší príklad, kde kolegovia denne udržiavajú napäté profesionálne vzťahy. Ste si vedomí toho, že to otravuje pracovné vzťahy nad rámec týchto osobných sporov a sabotuje tímového ducha.
V týchto situáciách, manažér sa stretne s protagonistami a požiada ich, aby sa pokúsili lepšie spolupracovať.
Namiesto toho, aby ste sa s každým kolegom schádzali jednotlivo - čo bude v mnohých prípadoch zbytočné, ponúknite im rozhovor, aby bolo možné problém definitívne vyriešiť skôr, ako bude komplexnejší. Vyrovnajte sa so zlom od koreňa a konajte!
Nejde o zorganizovanie boxerského zápasu, v ktorom budete počítať body, ale povzbudiť ich, aby vyložili karty na stôl, „vyprázdnili tašku“ a oslobodili sa tak od svojich potlačených emócií - pre nich deštruktívnych. seba a svoje okolie, či už súkromné alebo profesionálne.
Aby ste to urobili, ponúkate im konkrétny rámec na diskusiu (každý hovorí postupne, žiadny úsudok alebo kritika …).
Riešenie koreňa problému opäť obnoví dôveru.
Rovnaký postup môžete navrhnúť pred stretnutím, kde je veľmi ťažké diskutovať. Vďaka tomu, že sa partneri rozhovoru zbavia svojich frustrácií alebo nedorozumení, budete môcť diskutovať pokojnejšie.
Vytvorte si vlastnú techniku
Ak sa vaše zasadnutia neobmedzujú na prísny právny alebo inštitucionálny rámec (predstavenstvo, výbor atď.), Môžete experimentovať s inou technikou a určiť typ uľahčenia, ktorý najlepšie vyhovuje vašim otázkam.
Tieto zmeny, tieto nové spôsoby prístupu k otázkam poskytnú vášmu tímu, vášmu profesionálnemu okoliu, vašim stretnutiam nový impulz a budú efektívnejšie.
Porozmýšľajte o tom pred ďalším stretnutím a vyskúšajte si to na zasadnutí!
Autor - Eric CRAIPEAU -
Administratívny atašé od roku 2008, v rámci obnovy po vojenskej kariére, Eric zastával niekoľko funkcií, počas ktorých bol vyzvaný, aby zorganizoval a zúčastnil sa mnohých stretnutí v rámci vedenia sociálneho dialógu.
Vášnivý pre osobný rozvoj a vzťahy, ktoré ľudia udržiavajú v sociálnej a profesionálnej oblasti, sa chce podeliť o svoje skúsenosti a poskytnúť niektoré cesty, ktoré môžu vyživovať myslenie každého.
O svoje skúsenosti sa delí prostredníctvom knihy, ktorú napísal: „Víťazné stretnutia“.
* K dispozícii u nášho partnera Amazon
