Je nevyhnutné, či už pre manažéra alebo členov jeho tímu, mať jasnú predstavu o cieľoch a výzvach rôznych zverených misií, udržiavať pokojné pracovné prostredie a prispievať k osobnej efektívnosti každého z nich, ale tiež ku kolektívnej efektivite.
Na to existuje nástroj impozantnej účinnosti pre tých, ktorí ho vedia používať: spätná väzba.
Z čoho pozostáva spätná väzba?
Tento anglicizmus - ktorý možno preložiť ako „spätná väzba“ - označuje pokračovanie, pravidelný bod medzi manažérom a jeho spolupracovníkmi s ohľadom na vynaložené úsilie alebo správanie, ktoré sa má zmeniť. Môže to byť aj prístup, ktorý prebieha medzi zamestnancami medzi sebou alebo dokonca medzi rôznymi manažérmi spoločnosti. Cieľom takéhoto prístupu je neustále zlepšovanie.
Tento nástroj je súčasťou globálny komunikačný prístup a môže mať rôzne aspekty.
Navyše, aby bol efektívny a konštruktívny, musí byť založené na presných, faktických a pozorovateľných prvkoch . Akýkoľvek úsudok jednotlivca bude musieť byť zakázaný pod sankciou anulovania celého procesu a majúce devastačný vplyv na atmosféru a úplne kontraproduktívne.
Cieľom je povzbudzujte jednotlivca, aby udržal dynamiku, zvýšil svoj výkon alebo dokonca napravil určité akcie / správanie .
Spätná väzba by mala otvorený dialóg pokiaľ ide o predmetné správanie a / alebo akcie. V žiadnom prípade nejde o monológ zo strany toho, kto ho prednáša.
Rôzne druhy spätnej väzby
Rozlišujeme rôzne efekty spätnej väzby v závislosti od akcie a / alebo správania, na ktoré sa vzťahujú, a požadovaného cieľa. V každom prípade, spätná väzba musí byť poskytovaná s ohľadom na osobu, ktorej je adresovaná.
Negatívna odozva
Delikátny, ale hlavne používaný manažérmi, ktorí z rôznych dôvodov (koncepcia manažmentu, skromnosť, neobratnosť atď.) Opúšťajú pozitíva, si tento typ spätnej väzby, podávanej konštruktívnym spôsobom, kladie za cieľ zlepšenie a progres. Cieľom je, aby si každý uvedomil svoje prešľapy a slabé stránky a poučil sa z nich. Ak je chybou ľudská chyba, dôležité je vedieť, ako sa z jej šancí poučiť.
Pozrite si tiež „Ako sa vysporiadať s kritikou“.
Pozitívna spätná väzba
Často sa prehliada - nesprávne, ale jednoduchšie poskytnutie ako negatívna spätná väzba, táto pozitívna spätná väzba na vykonanú akciu alebo správanie je silným motivačným faktorom. V skutočnosti to u zamestnanca vyvoláva pozitívnu dynamiku. Upevňuje sebavedomie, stimuluje kreativitu a posilňuje tímovú súdržnosť. Cnostný kruh, ktorý sa rýchlo rozšíri do celej spoločnosti.
Príklady pozitívnej spätnej väzby: gratulujeme, uznanie konkrétnej zručnosti,
Opravná spätná väzba
Používa sa na úpravu pracovnej osi alebo správania sa zamestnanca, keď sa uberá zlým smerom, jeho cieľom je byť lepšie vnímaný, konštruktívnejší než len negatívna spätná väzba. Jeho účelom je priniesť zmenu v prístupe zamestnanca v konkrétnom kontexte .
Má formu konštruktívnej kritiky: vylepšenie konkrétneho bodu, „odborné“ rady, koučing atď.
Poznámka: pred poskytnutím spätnej väzby je nevyhnutné urobiť krok späť - pokiaľ situácia nie je vážna a nikoho neohrozuje.
Záujem o proces spätnej väzby
Výhody implementácie takéhoto prístupu vo vašom oddelení / spoločnosti sú početné:
- Udržujte vzťah dôvery s členmi svojho tímu prirodzenou a otvorenou komunikáciou.
- Uistite sa, že to každý pochopil svoje poslanie a ide správnym smerom.
- Dajte viac zmyslu misii každého človeka : tým, že si zamestnanci uvedomujú vstupy a výstupy a dôležitosť svojho poslania, sú zodpovednejší, angažovanejší a samostatnejší. Kolektívna inteligencia sa tým posilňuje.
- Uznať prácu, schopnosti a talent členovia jeho tímu: pravidelným zdôrazňovaním vlastností a úspechov.
- Plodina a ponúknuť zamestnancovi možnosť napraviť situáciu na prebiehajúcom súbore, opraviť chybu, ktorá zostala nepovšimnutá atď.
- Nechajte zamestnanca napredovať , zlepšiť svoj prístup k projektu, danej misii a pod.
- Odstráňte všetky prekážky / ťažkosti od prvých symptómov: komunikujte bez toho, aby ste čakali, kým to na akejkoľvek strane degeneruje. Nepohodlo, ktoré sa nezohľadní dostatočne skoro, nielenže vyvolá v protagonistoch odpor, hnev alebo zatrpknutosť, ale môže mať aj katastrofálne dôsledky na tím, dokonca aj na spoločnosť … Je preto nevyhnutné komunikovať čo najskôr …
- Pre manažéra je to príležitosť zhodnotiť jeho štýl riadenia , vykonajte akékoľvek opravy a zdokonaľte sa v praxi svojho umenia, aby ste sa lepšie spoznali …
Nastavte proces spätnej väzby
Tento prístup je súčasťou globálnej komunikačnej stratégie v spoločnosti. Zamestnanci musia byť informovaní o existencii tejto praxe a musia poznať všetky jej výhody.
Prístup sa zhmotňuje podľa pravidelné, rýchle a štruktúrované rozhovory so spätnou väzbou. Aby bol rozhovor konštruktívny a zmysluplný, musí sa uskutočniť do 24 až 48 hodín od tohto správania. Okrem toho tento prístup stráca svoj význam.
Vykonajte úspešný rozhovor so spätnou väzbou
Ako každá výmena, aj také neformálne stretnutie sa pripravuje. Je dôležité, aby každý z protagonistov bol k dispozícii a pripravený.
Niektoré spôsoby úspešnej spätnej väzby:
- Vytvorte atmosféru dôvery v tíme / oddelení / spoločnosti: zamestnanci sa musia cítiť rešpektovaní, počúvaní a zvažovaní.
- Vyberte si správny čas poskytnúť spätnú väzbu: aj keď sú tieto stretnutia skôr neformálne, je nevyhnutné naplánovať si stretnutie v čase, keď sú obaja protagonisti plne k dispozícii.
- Vyberte si správne miesto a formu : vyberte si dostatočne tiché miesto, aby vás každé 2 minúty nerušilo a / alebo nerozptyľovalo a dajte stretnutiu neformálny, ale štruktúrovaný charakter.
- Vezmite si dostatočný odstup pred poskytnutím spätnej väzby: reakcia pod vplyvom emócie - obzvlášť negatívnej - je len zriedka relevantná. Okrem toho je vhodnejšie použiť relatívne neutrálny tón, aby ste sa zbavili akýchkoľvek parazitických emócií a skôr toho druhého vodili, ako by ste ho mali súdiť.
- Vychádzajte z faktov, skutkov alebo pozorovateľných a merateľných prvkov : úspešná spätná väzba sa poskytuje v prípade, že o osobe neexistuje žiadny úsudok. Manažér poskytuje spätnú väzbu o činoch svojho spolupracovníka a nie o svojej osobnosti, jeho fungovaní, povahe atď.
- Prejavuje empatiu : komunikujte s prihliadnutím na fungovanie a potreby toho druhého, cvičte aktívne počúvanie, preformulovanie, aby ste predišli nedorozumeniam.
- Buďte pravdiví a dobrotiví : autenticita, úprimnosť a láskavosť sú základnými prvkami.
Spätná väzba je silnou pákou pre komunikáciu a správu. Objavte SKS-Stop-Keep-Start, jednoduchý a efektívny nástroj, ktorý vám pomôže v tomto procese, alebo dokonca Johariho okno pre lepšie poznanie seba samého a jeho spôsobu komunikácie s ostatnými.
