Veľmi často máme obmedzený čas na dokončenie veľmi veľkého počtu úloh. Organizácia práce je zárukou úspory času a efektivity, nehovoriac o pokoji v duši, ktorý s tým súvisí.
Množstvo úloh, viac -menej osvedčených, nepredvídaných núdzových situácií … pre manažéra je niekedy ťažké zložiť hlavu z riadidiel a vziať si potrebný odstup pre adekvátne a efektívne riadenie vecí.
Je preto nevyhnutné, aby vedel, ako sa rozhodnúť, a zamerať sa na to, čo si zaslúži zaobchádzanie. Inými slovami, „robiť správne veci v správnom poradí“ alebo dokonca byť schopný triediť rôzne priority.
Prečo uprednostňovať?
Vedieť, ako si zorganizovať prácu a stanoviť priority pre úlohy, ktoré je potrebné splniť, je v skutočnosti jedným z kľúčov úspechu každého manažéra - tak pre neho, ako pre celý jeho tím, alebo dokonca pre celú spoločnosť. Schopnosť vyriešiť rôzne núdzové situácie, povinnosti a ďalšie umožňuje manažérovi predovšetkým:
- Strácajte menej času : prestanete strácať čas zbytočnými úlohami alebo úlohami, ktoré by bolo možné delegovať.
- Znížiť stres : organizovaná myseľ je pokojnejšia myseľ.
- Ukončite prokrastináciu : postavte sa čelom a pracujte na zlých návykoch.
- Získajte efektivitu : vyhnite sa otáľaniu s hodinami, aby ste vedeli, ktorej úlohe dať prioritu, štruktúrujte svoju prácu a ako funguje.
- Buďte viac k dispozícii svojim zamestnancom : stanovte si priority, aby ste si uvoľnili čas a mohli plne počúvať svojich zamestnancov.
- Radšej zvládnite nepredvídané a pochopte zmeny : naplánujte si svoju prácu tak, aby ponechala určitý priestor vyhradený pre nepredvídané udalosti, a tak vediete transformácie efektívnejšie.
- Rozvíjajte svoju emočnú inteligenciu : odpútanie sa od svojich obmedzujúcich presvedčení, ako aj od všetkých podkopávacích pocitov, ktoré podkopávajú prácu a narúšajú naše vnímanie vecí a ich stupeň dôležitosti.
Metódy a nástroje na riadenie priorít
Všeobecné obrysy práce na stanovení priorít je možné vysledovať nasledovne:
- Identifikovať : presne uveďte zoznam všetkých úloh, ktoré je potrebné splniť, bez toho, aby ste im v súčasnej dobe pripisovali akýkoľvek stupeň dôležitosti alebo naliehavosti.
- Analyzujte : klasifikujte rôzne položky uvedené vyššie: čo musíte urobiť osobne, čo môžete delegovať, ako aj časové limity pre akciu, naliehavosť a stupeň dôležitosti každého z nich.
- Konať : akonáhle budú uvedené priority, je nevyhnutné rýchlo sa zaoberať tými najnaliehavejšími a potom rozvinúť plán priorít podľa definície.
- Nasledovať : pravidelne hodnotiť priebeh projektov a vývoj núdzových situácií a / alebo priorít s cieľom prispôsobiť svoj akčný plán.
nezabudni delegovať, čo môže byť. Chcieť robiť všetko nemá zmysel, ak nemáte čas stihnúť všetko včas.
Nižšie, ako aj na našich priložených stránkach nájdete niektoré metódy, techniky a nástroje. Môžete si slobodne osvojiť to najvhodnejšie pre vašu situáciu alebo situáciu, v ktorej sa cítite najpohodlnejšie.
Klasifikácia A-B-C-D
Toto je jednoduchý zoznam úloh / projektov, ktoré sa majú vykonať. Rozložte svoj zoznam podľa nasledujúcej klasifikácie:
- A - Základné úlohy, ktoré treba vykonať . U niektorých táto otázka nevzniká, pretože ide o vysoké stávky. Musia sa s nimi ihneď vysporiadať. Všimnite si, či budú delegovaní alebo nie, a ak áno, komu, do kedy atď.
- B - Tie dôležité, ale o krok nižšie ako tie prvé . V stávke je miernejšie, čo sa týka času a / alebo vplyvu.
- VS - Trieda tu tie, ktoré je zaujímavé robiť , ktoré však nemajú žiadny vplyv. Je to viac.
- D - Títo eliminovať : sú to tie, ktoré neprinášajú žiadnu pridanú hodnotu a nemajú žiadny skutočný význam. To môže byť prípad niektorých administratívnych úloh.
Prejdite každou kategóriou a v rámci nej znova zaraďte: A1 - A2 - A2 - B1 … od najdôležitejšieho, prioritného po najmenej naliehavé. To vám dáva zoznam priorít.
Trik : Ak váhate s nejakou úlohou, porovnajte ju s ostatnými, už zaradenými: „Ktorý z dvoch je najdôležitejší?“. Budete vedieť, kam ho umiestniť.
Eisenhowerova matica dôležitosti / naliehavosti
Táto matica je tiež založená na 4 boxoch kombinujúcich 2 osi: dôležitosť a naliehavosť . Umožňuje to, aby bola každá položka rozdelená podľa týchto dvoch kritérií, aby sa dospelo k syntetickému čítaniu priorít. Samozrejme, úlohy v poli „dôležité / naliehavé“ vyžadujú akciu čo najskôr .
Môžete tiež vziať do úvahy ďalšie kritériá, napríklad čas potrebný na dokončenie úlohy alebo vziať do úvahy jednoduchosť spracovania .
(re) Objavte Eisenhowerovu maticu, aby ste identifikovali úlohy, ktoré sa majú delegovať, a identifikovali akcie.
Technika POMODORO
Tento prístup je založený na osvedčenej skutočnosti, že sústredenie sa na množstvo úloh počas pracovného dňa bez skutočných prestávok je úplne kontraproduktívne.
Cieľom prístupu je zostaňte 100% sústredení na jednu úlohu po dobu 25 minút (1 sedenie), potom si dajte pauzu a potom začnite s druhou. Väčšia prestávka sa urobí po niekoľkých sedeniach. Jednoduchá metóda, ale pôsobivá účinnosť!
Čítať: technika Pomodoro podrobne
Metóda NERAC
Tu je prístup, ktorý umožňuje zefektívnite riadenie času vytvorením jednoduchej tabuľky naplniť. Jeho názov pochádza zo skratky, ktorú označuje, pričom každé písmeno predstavuje stĺpec tabuľky:
- „N“ pre Poznačiť : tento prvý stĺpec uvádza všetky akcie / úlohy / projekty, ktoré sa majú vykonať bez priority alebo akéhokoľvek časového poradia.
- „E“ pre Odhadnúť : tu ide o odhad „očakávaného trvania“ každej z vyššie uvedených úloh.
- „R“ pre Rezervovať : Cieľom je zachovať určitý manévrovací priestor pre nepredvídané - vrátane času vyhradeného na jeho riadenie, ako aj potrebných úprav, ak je to potrebné.
- „Má za Rozhodca : o stupni dôležitosti / naliehavosti každej úlohy rozhoduje špecifikácia súvisiacich rozhodnutí, ako aj čas ich dokončenia.
- „To je pre Ovládanie : to zahŕňa vymenovanie manažéra zodpovedného za kontrolu správneho vykonania úlohy, dosiahnutia cieľov, dodržiavania termínov a analýzu akýchkoľvek nezrovnalostí medzi prognózou a skutočnosťou.
Na záver je dôležité to povedať Aj keď existuje množstvo nástrojov a rozmanitých a rozmanitých prístupov k stanovovaniu priorít, nič sa nestane bez skutočnej vôle a určitej disciplíny z vašej strany.
