Tiché schôdze: Ticho a produktivita na schôdzach

Pochádzajú priamo z USA a už ich testovali niektorí veľkí lídri (najmä Jeff Bezos, generálny riaditeľ spoločnosti Amazon alebo dokonca, tiché stretnutia - alebo tiché stretnutia vo francúzštine - sú diskrétne. Boli by však produktívnejšie ako tradičné stretnutia.

Steven G. Rogelberg, významný americký profesor manažmentu - tiež konzultant pre veľké skupiny, skutočne vykonal analýzu účinnosti stretnutí a fenoménu znovuzjednotenia. On to zistil workshopy, kde bolo rozprávanie úplne zakázané alebo len na určitý čas, boli produktívnejšie.

Potom dostal nápad nahradiť hlučné orálne bainstormingy, kde sú účastníci niekedy nútení hovoriť nahlas, aby boli vypočutí, „brainwritingmi“. Cieľom je, aby si každý namiesto rozprávania anonymne zapísal svoje nápady a myšlienky na papier. Facilitátor potom môže buď distribuovať listy skupine náhodne, alebo ich zobraziť, aby si ich mohol každý prečítať a prípadne ich doplniť.

Čo je to „tiché stretnutie“?

Stretnutie sa môže uskutočniť virtuálne alebo fyzicky. Cieľom takejto relácie je umožniť všetkým účastníkom prečítajte si podrobný obsah stretnutia, premyslite si ho jednotlivo Po prvé, v prípade potreby vyjadriť svoje myšlienky a ďalšie nápady, poznámky atď. písomne ​​ako a kedy anonymne než sa dá všetko dohromady.

Hovorenie môže byť úplne zakázané alebo tiež len na vopred stanovené časové obdobie, počas ktorého môže každý účastník buď písomne ​​premyslieť predložený problém, alebo vziať na vedomie dokument distribuovaný sprostredkovateľom a poskytnúť svoj názor. Úplné atď. .

Jednou z možností je stanoviť na začiatku každého stretnutia chvíľu ticha, počas ktorej si každý účastník nájde čas na (opätovné) prečítanie programu, otázky, o ktorej sa má diskutovať, ako aj cieľa uvedeného stretnutia. Potom, až potom, otvorte slovo a výmeny. To umožňuje facilitátorovi uistiť sa, že každý je oboznámený s témou, ktorá sa má spracovať, a že reflexia bude plodná.

Výhody a obmedzenia

Ak sú tieto tiché stretnutia stále relatívne zriedkavé, faktom zostáva, že keď viete, ako ich viesť, ponúkajú značný počet výhod.

Silné body

• Výsledkom by bolo väčšia efektivita myslenia a vytvárať pre účastníkov menší stres s atmosférou vedúcou k koncentrácii.
• Písomná stránka stretnutia vyvoláva a lepšia príprava programu rokovania, rôznych tém, o ktorých sa bude diskutovať, a cieľov .
• Anonymita anotácií zaručuje a demokratickejší aspekt výmen a ponúka každému možnosť vyjadriť sa a / alebo byť vypočutý bez strachu pôsobiť smiešne alebo súdene.
• The nápady sú kreatívnejšie, premyslenejšie a kvalitnejšie než počas ústnych diskusií.
• The účastníci majú čas absorbovať informácie doručené im,
• The menej zbytočné alebo neplodné diskusie ,
• Tí, ktorí chýbajú, majú presný a podrobný záznam o stretnutí.

Nevýhody

• Príprava tichého stretnutia si však vyžaduje viac času. než klasické stretnutie.
• Tieto tiché relácie sú nie je veľmi vhodný na dlhé workshopy .

Ako zorganizovať tiché stretnutie?

Tieto stretnutia môžu byť úplne tiché - všetko sa deje písomne ​​- alebo len čiastočne - začínajú tichým čítaním problematiky, ktorou sa má zaoberať, a potom sú otvorené ústnym diskusiám.

Môžu mať rôzne formy:

• Stretnutia, na ktorých sú všetci fyzicky prítomní v tej istej miestnosti, počas ktorej sa celé stretnutie alebo jeho časť koná v tichosti.
• Vzdialené stretnutia pre ktoré každý účastník písomne ​​komunikuje s ostatnými prostredníctvom softvéru, ako je skype (tento typ stretnutia sa potom nazýva „tichý skype“). Informácie sa teda prenášajú písomne, pričom každý sleduje, čo bolo povedané.

Úloha facilitátora / facilitátora je pri tomto type stretnutí viac ako kedykoľvek predtým. Je preto dôležité pripraviť sa efektívne.

1. Príprava

   • Napíšte podrobný program, ktorý pošlete záujemcom a ktorý obsahuje:
     • hodinovú, dojednania stretnutí (virtuálne, fyzické - v takom prípade uveďte presné miesto stretnutia).
     • účastníkov - identita, pozícia atď. Uveďte meno sprostredkovateľa.
     • typ stretnutia : špecifikujte priebeh tohto tichého stretnutia - spravidla 30 minút tichého čítania, po ktorom nasleduje písomná alebo ústna rozprava, pričom musíte tiež definovať trvanie (variabilné v závislosti od predmetu stretnutia a problémov). Ak sa má zvážiť niekoľko dôležitých bodov, neváhajte rozdeliť stretnutie na niekoľko tichých schôdzí jeden po druhom.
     • položky, o ktorých sa bude diskutovať.
     • cieľ podrobnosti o stretnutí
   • Pripravte - alebo si pripravte - dokumenty, ktoré sa budú čítať v tichosti:
     • Pre každú zahrnutú položku napíšte jeden dokument vrátane všetkých dôležitých informácií potrebných na diskusiu.
     • byť jasný a konkrétny, používať vety, nielen kľúčové slová. Cieľom je začať dialóg.
     • zahrňte čo najviac informácií, aby ste nemuseli hľadať informácie inde.

2. Priebeh tichého stretnutia

   • Rýchlo si spomeňte na priebeh pracovného zasadnutia špecifikovaním najmä času vyhradeného pre rôzne fázy schôdze.
   • Začnite s požiadať o tiché prečítanie distribuovaných dokumentov .
   • Dajte jasne najavo, že pred komentovaním alebo kladením otázok sa odporúča prečítať si dokumenty do konca.
   • Každý z účastníkov anotuje dokumenty jeho komentárov, názorov a pod.
   • Počas tejto doby čítania a písomných komentárov už facilitátor - vy alebo iná vopred určená osoba - môže identifikovať položky, ktoré si budú vyžadovať ústnu rozpravu - protichodné názory alebo zdroje nedorozumení a / alebo konfliktov, atď.
   • Uveďte koniec času ticha .
   • Usmernite diskusie na základe prvkov, ktoré ste zaznamenali v písomných komentároch.

3. Ukončenie zasadnutia

   Pred prerušením schôdze určíte, aké akcie sa majú vykonať, v akom termíne, kým a prípadne stanovíte nové tiché stretnutie.