Čo je to organizačná schéma?
Je to informačný a organizačný nástroj používaný v spoločnostiach na určenie hierarchických, organizačných a funkčných väzieb, ktoré existujú medzi rôznymi profesiami vo vašej štruktúre.
Je to fotografia v okamihu „T“ pozícií vo vašej organizácii a vzťahov, ktoré medzi nimi môžu existovať.
Je to tiež nástroj na distribúciu úloh v rámci spoločnosti.
Užitočnosť a úloha: na čo slúži?
Organizačná schéma je predovšetkým komunikačným nástrojom, ktorý má uľahčiť pochopenie vzťahov a väzieb existujúcich v rámci spoločnosti.
Spĺňa tieto ciele:
- Pochopenie fungovania organizácie spoločnosti alebo tímu pre nováčika.
- Lepšie znalosti o svojich partneroch, ich úlohách vo firme, medzipodnikové prepojenia a podriadené vzťahy ktoré v ňom môžu existovať. Vďaka tomu každý pozná svoje oprávnené miesto v tíme, už nie sú žiadne pochybnosti o hierarchických pozíciách. Toto mapovanie preto výrazne podporuje efektivitu v podnikaní.
- To je tiež nástroj na analýzu dysfunkcie. Pre členov manažmentu je užitočné v prípade potreby opraviť existujúce organizačné problémy.
- On uľahčuje optimalizáciu organizácie predefinovaním úloh pridelených zamestnancom. Tento nástroj preto prispieva k zníženiu náklady na vašu mzdu.
- Používa sa externe (klientmi alebo partnermi), je to pre nich prostriedok identifikovať činnosť spoločnosti a efektívne rozlíšiť partnera na ktoré sa treba obrátiť na základe ich konkrétnej potreby.
Aby bol tento dokument účinný, musí byť neustále aktualizovaný (počas vnútorná mobilita , z a Vytváranie pracovných miest alebo k príchod nového zamestnanca v spoločnosti). Je to živý dokument, ktorý má zmysel iba vtedy, ak je pravidelne aktualizovaný.
Regulácia: čo hovorí zákon?
Neexistuje žiadna zákonná povinnosť vytvoriť takéto zastúpenie. Toto je praktický a veľmi odporúčaný dokument, ale v žiadnom prípade nie je povinný.
Ako vytvoriť organizačnú schému?
Návrh tohto nástroja prechádza niekoľkými zásadnými fázami:
- Vyberte si zamestnanca zodpovedného za jeho rozvoj. Táto osoba musí mať grafické schopnosti a dostatočnú senioritu, aby pochopila konkrétne fungovanie spoločnosti.
- Urobte si inventár všetkých pozícií, ktoré tvoria vašu štruktúru.
- Určte funkčné väzby existujúce medzi každou profesiou a ich podriadenými vzťahmi.
- Pokračujte ku grafickému návrhu tejto kartografie.
Rôzne typy existujúcich organizačných schém:
Existujú 3 hlavné typy, ktoré prezentujú rôzne interpretácie fungovania spoločnosti.
Organizačná schéma pyramídy
Najčastejšie sa používa v podnikaní. Zvislé čiary určujú vzťah podriadenosti (najvyššia úroveň hierarchie je v hornej časti diagramu). Vodorovné čiary zobrazujú úlohy na rovnakej hierarchickej úrovni so vzťahom peer-to-peer.
Tu je príklad:
Stromový organizačný diagram
Čítanie je zľava doprava, vľavo je zobrazená najvyššia úroveň hierarchie spoločnosti.
Zložený organizačný diagram
Mix pyramídy a stromu. Preto sa číta súčasne zhora nadol a zľava doprava.
Voľba nástroja
Na uľahčenie návrhu tohto grafického dokumentu je vám k dispozícii niekoľko počítačových nástrojov.
Najpoužívanejším médiom zostáva balík Microsoft Office, ktorý má svoje výhody:
- ľahký prístup (Word, Power Point a Excel, popredný softvér v profesionálnom svete),
- jednoduché použitie, pretože poskytuje prístup k už existujúcim diagramom (nazývaným „SmartArts“), ktoré budete musieť vyplniť iba svojimi internými informáciami (názvy pracovných miest, mená príslušných zamestnancov, fotografie na uľahčenie čítania a vytvorenie živšieho dokumentu) ),
- je to tiež veľmi účinný nástroj, ktorý ponúka rôzne, jasné a ľahko interpretovateľné diagramy.
Pridaním fotografie každého zamestnanca je organizačná schéma užívateľsky príjemnejšia a umožňuje priradiť tvár menám
Výrobné poradenstvo
Aby bol tento dokument čitateľnejší a zrozumiteľnejší, mal by byť na prvý pohľad jasný a čitateľný, preto ho nepreťažujte informáciami.
Čím väčšia je štruktúra, tým menej podrobný bude organizačný diagram, aby sa obmedzila náročnosť čítania a riziko straty významu.
Globálny pohľad je tiež užitočný v prípade veľkej spoločnosti, ale môže byť potrebné navrhnúť ho aj pre každé z oddelení, ktoré tvoria štruktúru, aby sa uľahčilo porozumenie a čitateľnosť.
Hranice tohto nástroja
Pokiaľ ide o rozdelenie úloh v spoločnosti, toto hierarchické znázornenie nie je najpresnejším nástrojom. Všetky úlohy a misie spojené s profesiou sú presne definované v popise práce zamestnanca . Tento nástroj poskytuje iba globálny pohľad.
Napriek svojej užitočnosti, táto reprezentácia štruktúry zostáva iba diagramom , je to pevný nástroj a veľmi nepoddajný. Nevyzdvihuje všestrannosť povolania a priechodnosť misií spojených s každou pozíciou.
V spoločnosti v neustálom pohybe, to nie je dostatočne flexibilný nástroj, ktorý by postačoval na to, aby predstavoval komplexnosť organizácie od spoločnosti.
Moderné podniky čoraz častejšie sieťujú a outsourcujú veľký počet úloh a zamestnaní. Vývojový diagram tieto prevádzkové režimy nezvýrazňuje.
Takáto fotografia vašej spoločnosti je v konečnom dôsledku užitočným, ale nie postačujúcim dokumentom na úplné pochopenie vašej vnútornej organizácie.
Keď je dobre urobený a prehľadný, zostáva napriek tomu veľmi efektívnym nástrojom na určenie celkového fungovania štruktúry, poskytuje celkovú víziu, ktorá uľahčuje porozumenie a osvojenie si zamestnancov, ktorí ju integrujú, a externé kontakty.
