Aký je plán zaťaženia?
« Prepáčte, tento mesiac to pre mňa bude komplikované » ; « Nie, počas tohto obdobia vám nebudem môcť zaručiť dostupnosť tak a tak, už je na projekte X … “: Ktorý projektový manažér nikdy nepočul tieto frázy, keď žiadal zamestnanca alebo manažéra, aby pracoval na projekte?
Rovnako ako pri zostavovaní projektového tímu, rýchlo sa ocitáme tvárou v tvár obmedzeniam trvalej štruktúry. Nákladový plán je užitočný nástroj na prekonanie týchto ťažkostí.
Definícia
Plán zaťaženia je podpora popisujúca alokáciu zdrojov počas trvania projektu. Jeho cieľom jeoptimalizovať distribúciu zdrojov a zručností podľa potrieb a míľnikov projektov. Obvykle má formu tabuľkového procesora, ale čoraz častejšie je integrovaný do softvéru na riadenie projektov.
Plán pracovného zaťaženia (niekedy nazývaný „chronogram“) je niekedy na určitých trhoch požadovaný, aby uchádzačovi dokázal svoju schopnosť zasiahnuť v celej službe. Kupujúci potom môže zosúladiť plánovanie zodpovedné za obsah ponuky s cieľom posúdiť jej realitu a súlad s očakávaniami špecifikácií.
Prečo zostaviť plán zaťaženia?
- Vykonajte prvý odhad rozpočtu
V živote projektu spočíva jeho koncepcia medzi finalizáciou harmonogramu a prípravou rozpočtu. Konštrukcia plánu zaťaženia umožňuje odpočítať zdroje na mobilizáciu prvého pristátia vynásobením percent zaťaženia platmi a trvaním pridelenia.
- Ukážte, že projekt má prostriedky na splnenie svojich ambícií
Oznamovanie plánu pracovného zaťaženia trvalej štruktúre poskytuje záruky kontroly nad hierarchiou zapojených zamestnancov a šance na úspech projektu.
- Spravujte projekt v reálnom čase
Aby bol plán zaťaženia užitočný, musí byť riadený: jeho štruktúra musí byť zrejmá z preťaženia alebo nadmerných kapacít a musí umožňovať predvídanie nových potrieb podľa rozmarov projektu (v prípade potreby použitie externých zdrojov).
Limity plánu zaťaženia
Plán zaťaženia predstavuje je to užitočná podpora pre riadenie projektu, ale nemala by sa sama stať cieľom. Ak plán zaťaženia nie je rešpektovaný, je to kvôli tomu, že bol zle dimenzovaný alebo pretože sa parameter projektu zmenil alebo nebol zohľadnený.
Projekt je najskôr pilotný s ohľadom na ciele (vyjadrené prostredníctvom špecifikácií projektu a monitorované pomocou palubnej dosky), a nie s ohľadom na jeho zdroje. Plán pracovného zaťaženia sa preto musí pravidelne kontrolovať, aby sa zabezpečil jeho súlad s inými aspektmi.
Dávajte si pozor, aby ste neupravovali plán pracovného zaťaženia príliš často alebo bez konzultácií so zamestnancami alebo ich nadriadenými, čo je zdrojom diskreditácie.
Prevádzkový rozmer plánu pracovného zaťaženia navyše závisí od dôležitosti, ktorá sa projektu pripisuje interne. Ak projekt trpí nedostatočnou viditeľnosťou alebo dôveryhodnosťou v rámci trvalej štruktúry, zdroje uvedené v pláne pracovného zaťaženia budú s veľkou pravdepodobnosťou iba teoretické a v konečnom dôsledku znevýhodnia dosiahnutie cieľov.
Preto je dôležitý dialóg s identifikovanými zamestnancami a ich hierarchiou, aby sa podporila vízia projektového manažéra z hľadiska pridelených zdrojov.
Fázy realizácie plánu pracovného zaťaženia
Predpoklady
- Povaha a trvanie úloh : budú identifikované vo schéme práce a v harmonograme pripravenom pred dodávkou.
- Dostupnosť zamestnancov : tieto údaje je možné zbierať rôznymi spôsobmi: od manažérov, od príslušných osôb priamo alebo prostredníctvom softvéru určeného na riadenie pracovného zaťaženia zamestnancov.
Porovnanie týchto údajov odhalí určité nezrovnalosti. Niektorí zamestnanci budú napríklad k dispozícii iba 50%, pokiaľ ide o kritické úlohy. Tu by sa mal prejaviť talent projektového manažéra, a to preradením určitých úloh alebo ich časom vyhladením - všetko, pokiaľ je to možné, po dohode s príslušnými ľuďmi. Bude potrebné predovšetkým zabezpečiť, aby nebolo ohrozené dosiahnutie kritickej cesty.
Štruktúrovanie
Plán zaťaženia sa môže skladať z dvoch záložiek: záložka „plánovanie“, ktorá bude zahŕňať tento typ tabuľky (tu veľmi zjednodušený):
V druhej záložke pôjde o chronologické sledovanie pracovného zaťaženia každého zamestnanca a jeho porovnanie s pôvodne uvedenou dostupnosťou:
V závislosti od potrieb, načasovania projektu alebo interných požiadaviek môžeme upraviť podrobnosť časového plánu alebo pridať stĺpce tak, aby odhalili rozpočtovú víziu.
Počas fázy vykonávania
Môže to byť užitočné zobrazí na pracovnom zaťažení indikátor dokončenia úloh (percento, kód farby). Toto monitorovanie sa musí vykonávať dôsledne, aby sa pri použití konzultantov zbytočne „nespálila“ dostupnosť spolupracovníkov - čo je cenné - alebo externé zdroje - ktoré sú drahé.
Plán pracovného zaťaženia sprevádza projektového manažéra až do konca. On je nevyhnutné na zabezpečenie súladu s triptychom nákladov a termínov a zaručiť dôveryhodnosť projektu z pohľadu jeho realizácie.
