Rola, ktorá je často prehliadaná a niekedy zverená sponzorovi, vykonáva dôležité poslanie dohľadu a podpory projektového manažéra v rôznych oblastiach (líši sa podľa prijatých spoločností a organizácií).
Definícia úlohy sponzorstva projektu
- Rámovanie: objasnenie potrieb zákazníkov, stanovenie cieľov projektu, ukazovateľov výkonnosti, schválenie výstupov atď. po konzultácii s inými zainteresovanými stranami.
- Zdroje: priamou mobilizáciou alebo získavaním finančných alebo ľudských zdrojov (vrátane externých zainteresovaných strán) potrebných na správne vedenie projektu.
- Rozhodnutie: keď sú potrebné arbitráže.
- Techniky: poskytnutím hĺbkových odborných znalostí na podporu projektového manažéra na základe jeho znalostí a know-how.
- Relé s riadiacim výborom: s cieľom pomôcť presvedčiť CODIR a dosiahnuť dôležité dohody. Všimnite si toho, že táto sprostredkovateľská rola funguje v oboch smeroch. Sponzor tiež informuje projektového manažéra o požiadavkách horného riadku.
- Medzi supervízorom a poradcom, niekedy trénerom : poskytovaním spoľahlivých rád (alebo dokonca smerníc) v priebehu projektu a v prípade ťažkostí (riešenie konfliktov, oneskorenia, prekročenie rozpočtu).
- Animácia riadiaceho výboru: zabezpečiť, aby projekt išiel správnym smerom požadovaným tempom.
- Interná a externá komunikácia: s rôznymi úlohami propagácie projektu a vysvetľovania v rôznych fázach zamestnancom a iným zainteresovaným stranám.
Poznámka: V niektorých prípadoch je sponzor pri výbere projektového manažéra na začiatku.
Dobre urobené, sponzorstvo projektu je ohromný akcelerátor, ktorý pomôže projektovému tímu dosiahnuť stanovené ciele.
Profil ideálneho sponzora projektu
Osvedčený vodca je osobou s pevným základom v rámci organizácie.
Niekedy z výkonného výboru alebo riadiaceho výboru tento skúsený zamestnanec pozná vnútorné fungovanie spoločnosti , jeho fungovanie, formálne / neformálne komunikačné kanály a rozhodovacie procesy pre interný lobizmus. Pozná páky, ktoré je potrebné aktivovať, aby získali uspokojenie v stanovenom čase. Ide o vplyvnú ženu alebo muža, ktorí zastávajú pozíciu na vysokej hierarchickej úrovni.
S silné načúvacie schopnosti , sponzor vie, ako sa dostať do dosahu projektového manažéra, aby počul a porozumel tomu, čo mu je oznámené. Skúsený facilitátor , poskytuje odborne vyváženú podporu, ktorá pomáha projektovému tímu v jeho podnikaní.
Riziká a limity sponzorstva projektu
Účinnosť akcie sponzora spočíva v rovnováhe medzi prílišným intervencionizmom a nedostatočným zapojením. Náročné a napriek tomu centrálne cvičenie úspechu tejto misie.
- S príliš dotieravým sponzorom, vedenie projektu môže byť neúčinné, pretože akékoľvek rozhodovanie bude musieť potvrdiť sponzor. To zaťažuje procesy a vytvára v projektovom manažérovi pocit frustrácie, ktorý je škodlivý pre hladký priebeh práce. V takejto situácii je projektový manažér zbavený manévrovacieho priestoru a v extrémnych prípadoch zostáva jednoduchým vykonávateľom.
- S neexistujúcou podporou sponzor nehraje svoju úlohu, keď si to situácia vyžaduje, pretože bol vymenovaný. Projektový manažér zostáva sám a stretáva sa s ťažkosťami v prístupe k potrebným zdrojom, stráca veľa času pri komunikácii a vyjednávaní so zainteresovanými stranami … Aj tu je účinnosť projektového riadenia podkopaná.
Okrem toho musí sponzor prejavovať voči riadiacemu výboru určitú neutralitu. Príliš závislý na svojej hierarchii nebude schopný vziať potrebný odstup na to, aby so všetkou objektivitou posúdil dobré vedenie projektu a obhájil uvážlivé rozhodnutia projektového manažéra.
Rovnováha v akcii, rovnováha vo vzťahoch autority a sponzorstva vyžaduje zručnosť a jemnosť na vyjadrenie svojej plnej hodnoty.
Kľúče k úspešnému tandemu sponzor-projektový manažér
Dobre namazaná dvojica je faktorom výkonu. Aké sú kľúčové body optimálnej synergie?
- vzájomný vzťah dôvery. Všetko začína franšízou za každých okolností, aby sa vytvoril zdravý vzťah. Z tohto dôvodu je dôležitá dobrá komunikácia: pravidelná spätná väzba od projektového manažéra s cieľom informovať sponzora o živote projektu, jeho transparentná komunikácia atď.
- prevádzkový režim definovaný od začiatku : pravidlá a postupy zavedené proti prúdu, aby sa predišlo nedorozumeniam, nedorozumeniam, napätiu atď.
- neochvejný záväzok sponzora v projekte: ako sme už videli, je nevyhnutné, aby sa táto podpora venovala spolu s projektovým manažérom vykonávaním zverenej misie. Musí zaistiť optimálnu dostupnosť a nasadiť všetku energiu potrebnú na kolektívny úspech.
