Prevzatie poradnej úlohy v organizácii nie je vždy jednoduché.
Po prvé, táto úloha nie je nikdy jasne definovaná, pretože sa veľmi líši v závislosti od hodnôt a potrieb organizácie, ako aj od potrieb jednotlivcov. Ako prvý krok je potrebné si uvedomiť, že ľudia, ktorí vykonávajú poradenskú úlohu, vždy interpretujú oficiálnu definíciu svojej úlohy definovanú v organizačnej štruktúre. Určite sú ovplyvnení svojimi osobnými potrebami a vnímaním organizačných potrieb. Výsledkom je preto šedá oblasť okolo oficiálnej úlohy, ktorá dáva poradcovi určitý priestor. Každý z nich preto vykonáva svoju prácu svojim jedinečným spôsobom.
Na druhej strane, nie všetci interní klienti majú od poradcu rovnaké očakávania. Niektorí ľudia niekedy očakávajú, že budú mentorovaní alebo podporovaní zdrojom, ktorý ich prevedie procesom analýzy, ktorý im umožní minimalizovať riziko zlého rozhodnutia. V ostatných prípadoch sú internými zákazníkmi ľudia, ktorí majú radi veľkú operačnú flexibilitu. Tieto typy ľudí často uprednostňujú nezávislú činnosť a spravidla nešetria prostriedkami na dosiahnutie svojich cieľov. V takýchto situáciách je týchto klientov obzvlášť potrebné mentorovať, aby sa im nepodarilo prekročiť povolené limity, prevádzkovo i právne, pokiaľ ide o organizačné hodnoty a dokonca aj morálne.
Facilitátor alebo odborník, aký štýl vplyvu by ste si mali osvojiť?
Môžeme teda vidieť, že poradca musí niekedy vykonávať úlohu facilitátora a niekedy expertnú úlohu. V prvom prípade sa správa viac ako opatrovateľ, zatiaľ čo v druhom prípade skôr ako strážca pravidiel, hodnôt, politík a procesov uznávaných v organizácii. Aký štýl vplyvu by ste teda mali použiť? Ako to nájsť?
Poradca si to musí v prvom rade uvedomiťbude môcť ovplyvniť svojho klienta, nech je ktokoľvek, ak ho vie presvedčiť. A aby ste presvedčili, musíte mať stratégiu. V niekoľkých nasledujúcich riadkoch preto uvidíme niekoľko malých tipov, ktoré poradcovi umožnia uplatniť určité vedenie u svojich interných klientov.
Okrem technického aspektu musí poradca tiež pýtať sa na ľudský aspekt ich úlohy, na vzťahové prepojenie, ktoré ich s klientom viaže. Aby určil svoju stratégiu, musí sa najskôr zaoberať typom zákazníka, s ktorým má do činenia. Zaujíma sa ten posledný o menový aspekt rozhodovania, ktoré má byť prijaté, chce skôr uspokojiť potreby tých, ktorých sa rozhodnutie týka, alebo sa viac snaží minimalizovať operačné riziká vo svojom oddelení? Je zrejmé, že odpoveď na túto otázku nám pomôže zamerať sa na to, aké sú potreby a očakávania klienta, či už organizačne alebo osobne.
Za druhé, poradca sa musí zaoberať zdrojmi energie, ktoré má k dispozícii. On musí pýtať sa na uznanie ich funkčnej autority, ktorá vyplýva z ich pozície, ich kompetencie, technickej alebo vzťahovej autority. Zhodnotenie pomôže poradcovi lepšie využiť svoje zdroje sily na zacielenie argumentov, ktoré presvedčia. Poradca, ktorého kompetencie sú v organizácii široko uznávané, napríklad dokáže presvedčiť slovami: „… verte mi, vždy som svojim klientom dobre poradil“. Pokiaľ ide o iného, ktorému bola udelená veľká funkčná autorita, môže svojmu klientovi povedať, aby ho presvedčil: „… postup pri riešení týchto prípadov je potrebné dodržať tak, ako je stanovené“. V takom prípade zákazník súhlasí s predložením odporúčania.
Tretí prvok, ktorý je potrebné pri ovplyvňovaní zvážiť, je otázka, aký štýl vplyvu je najvhodnejší pre interného klienta. Niektorí prijmú, že budú s nimi viac direktívni bez mihnutia oka, zatiaľ čo iní budú radšej, ak sa zapoja do rozhodovania. Poradca preto musí identifikovať, aký je najlepší spôsob, ako dosiahnuť klienta.
Nakoniec, na základe vyššie uvedených prvkov, poradca rozvinie svoju stratégiu zdôraznením argumentov, ktoré budú pre interného klienta najefektívnejšie. Kvalifikuje tie, ktoré pre neho predstavujú iba sekundárne zisky, a zmierni tie prvky, ktoré v ňom vzbudzujú veľmi malý záujem.
Vďaka týmto niekoľkým tipom bude poradca schopný vypracovať stratégiu, ktorá mu umožní lepšie ovplyvňovať svojich interných klientov. Získa preto dôveryhodnosť a medzi ním a jeho zákazníkmi sa vytvorí puto dôvery.
