✅ Napíšte jednoduchý a efektívny postup, prístupný pre všetkých

Vedieť napísať postup
Ľahko použiteľná šablóna postupu

Musíte napísať postup, ale neviete, ako opísať operácie, ktoré sa majú vykonať? Tento súbor je vytvorený pre vás.

Procedúry sa tlačia zle. Počiatočné štandardy kvality požadovali nadprodukciu časovo náročného a nepotrebného „papierovania“. A aj tak mnohé situácie vyžadujú jednoduchého a efektívneho sprievodcu uľahčujúcim prácu zamestnanca. Takto vybavený môže svoje úlohy vykonávať rýchlo a dobre.

Manažéri kvality robia rozdiel medzi týmto dokumentom a prevádzkovým režimom, ktorý veľmi presne popisuje úlohy, ktoré je potrebné vykonať. Aby bol tento súbor metód prístupný pre všetkých, je súčasťou zdravšieho chápania postupu bez toho, aby sa išlo o sémantickú presnosť systémov kvality.

Na čo slúžia postupy?

Vo všeobecnosti sú užitočné, keď schopnosti človeka mu neumožňujú vykonávať úlohu nezávisle.

Majú tiež funkciu zabezpečiť, aby bola realizácia identická s predchádzajúcou, aby konštantný výsledok. Dôležitý bod v službách, kde sú výrobcami služieb ženy a muži.

Postupy sú relevantné vtedy, ak:

stávky sú vysoké (chyba nie je povolená z dôvodu nákladov alebo zabezpečenia),

zamestnanec je nahradený príležitostne alebo natrvalo (postupy slúžia ako školiaci dokument)

konkrétna úloha sa vykonáva len zriedka (napríklad raz za rok alebo v prípade incidentu)

akcia je zložitá

spoločnosť chce štandardizovať prax (môžu byť vykonávané rôznymi spôsobmi)

pravidelne sa opakujú tie isté otázky

Tipy na písanie

Prvá je najzrejmejšia: jednoduchosť a účinnosť. Dokument musí spĺňať svoje raison d'être, ktoré má vykonajte operáciu efektívne, aby ste dosiahli očakávaný výsledok.

Je nevyhnutné poskytnúť dostatok podrobností, ale nie príliš veľa, aby nebol dokument zložitý a … odrádzajúci. Dobre zostavený postup je zdrojom motivácie pre toho, kto ho bude používať.

Vo formulári sa rozhodnite pre vzdušné rozloženie a neváhajte používať výkresy, schémy. Tí, ktorí pracujú v primárne vizuálnom režime, vám poďakujú.

Zapojte používateľov dokumentov

Ako sme povedali, príjemný dokument na čítanie je dobrým bodom pre toho, kto ho bude používať.

Jedným z riešení, ako zapojiť používateľov, je pomôcť im prevziať zodpovednosť za postupy tým, že ich nechám žiť, vylepšovanie aby boli ešte operatívnejšie a efektívnejšie.