Slová odletia, spisy zostanú.
Toto by mohlo byť veľmi zjednodušené a rovnako zjednodušené zhrnutie tejto sekcie! Ešte viac to platí v našich čoraz virtualizovanejších svetoch. Nesmieme si však mýliť kvantitu a kvalitu … Efektívna písomná komunikácia vyžaduje jemné, lákavé a pôsobivé pero.
Preháňanie môže skresliť prenášanú správu a niekedy dokonca mať opačný účinok, ako sa očakáva. Tým sa zníži na minimum akékoľvek úsilie, pokiaľ ide o komunikáciu.
Rýchla navigácia
- Význam písomnej komunikácie v podnikaní
- Rôzne písomné komunikačné prostriedky manažéra
- Kuriéri
- Poznámka
- správa
- správa
- Prezentácia
Písomná komunikácia operatívnym a efektívnym spôsobom si vyžaduje minimálnu prípravu a dobrú znalosť niektorých osvedčených postupov. v tejto záležitosti: použitie správneho komunikačného média, duch syntézy, prispôsobené písanie, pestrá slovná zásoba atď.
Prečo je písomná komunikácia dôležitá?
V rámci svojej misie bude mať manažér mnoho príležitostí písomne komunikovať:
- informovať : prenášajte rôzne informácie svojim zamestnancom, svojej hierarchii, externým partnerom atď.
- presvedčiť : požiadajte svojich zamestnancov, aby urobili taký a taký krok, vyvinuli také a také úsilie, presvedčili klienta o výhode výberu vašej ponuky a nie o konkurencii atď.
- predložiť : nový produkt / služba, propagačná ponuka atď.
- zbierať informácie : so svojimi zamestnancami, dodávateľmi, zákazníkmi, rôznymi poskytovateľmi služieb atď.
- vyjednávať : napísať obchodnú ponuku, vytvoriť cenovú ponuku, zjednať cenu, keď nie je možné telefonovať tvárou v tvár alebo telefonovať atď.
Ak vedieť, ako komunikovať písomne, nie je kľúčovou zručnosťou potrebnou na manažérskej pozícii, faktom zostáva písomná komunikácia je prínosom za taký príspevok. Na účinný prenos informácií je skutočne dôležité vedieť, ako písať dobre napísané, jasné, čitateľné a zrozumiteľné správy od rôznych účastníkov rozhovoru.
Veľká časť chýb, sporov, odmietnutí atď. pochádzajú z chybnej interpretácie vyvolanej chybou návrhu. Preto je nevyhnutné zvládnuť písomnú komunikáciu tým, že pri každom písaní budete venovať osobitnú pozornosť syntaxi, slovnej zásobe a gramatike.
Rôzne písomné komunikačné prostriedky manažéra
Na komunikáciu so svojimi jednotkami, svojou hierarchiou a rôznymi partnermi má manažér niekoľko opôr, viac -menej formálnych. Každé z týchto médií bude privilegované podľa cieľa komunikácie, jeho kontextu, jeho viac -menej dôvernej, právnej povahy atď.
Pošta
Či už je písaná na papieri alebo na virtuálnom počítači, pošta zostáva najbežnejším komunikačným prostriedkom v podnikaní, niekedy však nahrádza ústnu komunikáciu.
E -mail
E -mail alebo e -mail je dnes najrozšírenejším komunikačným prostriedkom, pokiaľ ide o komunikáciu. Jednoduché použitie, umožňuje vám syntetizovať diskusiu, pripraviť stretnutie, informovať atď.
Na zvýšenie účinnosti by mali byť známe niektoré pravidlá:
- vyberajte príjemcov múdro : e-mail je adresovaný priamo a osobne príjemcovi s prípadnou kópiou pre partnerov, ktorých sa správa týka. Dávajte pozor, aby ste nepreťažili zoznam príjemcov a osôb, ktoré sa kopírujú. Prijímanie informácií, ktoré sa nás týkajú len neurčito, zvyšuje náš stres a znižuje efektivitu práce.
- v predmete presne opíšte účel e -mailu : príjemca by mal byť schopný na prvý pohľad vedieť, o čom je váš e -mail.
- ponechajte krátky formát pre telo samotného e -mailu . Dostávame veľa e -mailov, ktoré často konzultujeme so svojimi smartfónmi, a v skutočnosti ich čítame šikmo. Je preto nevyhnutné prejsť priamo k veci a vyhnúť sa zdĺhavým e -mailom.
Klasická pošta
Napriek masívnej dematerializácii dokumentov si papierová pošta, viac formálna ako jej elektronická obdoba, zachováva dôležité miesto v profesionálnych vzťahoch na rôznych úrovniach: právnej, sociálnej, finančnej, obchodnej atď.
Pri odosielaní papierovej pošty je potrebné dodržať niekoľko pravidiel:
- jasne identifikovaný odosielateľ a príjemca : je to BA- BA komunikácie. List je napísaný osobou / subjektom a je adresovaný inému jasne identifikovanému. Je napríklad múdre, keď nepoznáte meno osoby zodpovednej za konkrétnu službu, s ktorou chcete komunikovať, vopred sa opýtajte, aby ste ho osobne oslovili (presným pomenovaním tejto osoby jej menom a príp. jeho krstné meno) pošta. Ten druhý ho s väčšou pravdepodobnosťou dosiahne.
- určené miesto a dátum : 2 neškodné informácie, ktoré sa môžu ukázať ako nevyhnutné, najmä v prípade sporu.
- predmet : výstižne a presne popisuje dôvod pošty.
- referencie možné: v kontexte listov týkajúcich sa projektu / prebiehajúcej záležitosti bude jednoduchšie sa rýchlo zorientovať.
- zdvorilé vzorce : aj keď je tendenciou vyhladzovať obvyklé pozdravy do jedného a toho istého výrazu bez ohľadu na príjemcu a tieto vzorce niekedy pôsobia pompézne, faktom zostáva, že by sa nemali vynechávať!
Poznámka
Slúži na krátku komunikáciu s vašimi spolupracovníkmi a ďalšími členmi vášho oddelenia. Musia byť zahrnuté nasledujúce informácie:
- povaha dokumentu zde
- odosielateľ : meno, krstné meno, funkcia a / alebo oddelenie
- príjemca : meno.s, krstné meno.s, funkcia.s a / alebo oddelenie.s
- plný dátum : deň mesiac Rok
- predmet : dôvod vášho hodnotenia
- obsah : podrobné, ale stručné informácie, ktoré chcete odoslať
- podpis : vaše meno a priezvisko
správa
Správa zo schôdze sa používa na správu o tom, čo bolo povedané - a o čom sa rozhodlo - na schôdzi. Je to referenčná podpora pre ostatné operácie. Musí byť stručné, jasné a vecné a prepisujte nasledujúce informácie tak, ako boli odovzdané počas uvedeného stretnutia :
- cieľ schôdze: pripomenutie programu schôdze,
- datovaný schôdze: celý dátum (deň, mesiac, rok),
- zoznam účastníkov : zoznam darčekov a uvedenie ospravedlnení,
- tretie strany v kópii : ľudia nepriamo postihnutí diskutovanými témami (hierarchickí nadriadení, externí poskytovatelia služieb atď.),
- diskutované témy : súhrn diskusií bez pridania osobných alebo subjektívnych komentárov,
- závery a rozhodnutia prijaté v prípade potreby
- opatrenia, ktoré je potrebné vykonať so spomenutím zodpovedných osôb a dátumom skončenia platnosti každého z týchto opatrení,
- dátum a miesto prípadného ďalšieho stretnutia ,
- komentáre a všeobecné hodnotenia.
Ak chcete (znova) čítať: vedieť si robiť poznámky
správa
Písanie správy reaguje na rovnaké požiadavky ako akákoľvek iná prevádzková písomná komunikácia v podnikaní: stručnosť, jasnosť, presnosť, atraktívne, vzdušné usporiadanie atď. Cieľom správy je poskytnúť presnú a operatívnu odpoveď na nastolený problém, s podstatou a formou sa má zaobchádzať viac ako kedykoľvek predtým.
Navyše, vzhľadom na to, že správy sú obsahovo spravidla konzistentné, je to rozumnéimplementovať súhrn a logicky formulovať písanie. Kapitoly, názvy, titulky atď. bude uvážlivo použité na zvýšenie plynulosti čítania. Odporúča sa tiež pripojiť akýkoľvek dokument, ktorý môže pomôcť porozumieť správe alebo odôvodniť niektoré body v prílohe.
Cieľom správy je okrem toho spravidla odporúčanie alebo názor určitého druhu na konkrétnu tému, autor správy presahuje skutočnosti, ktoré odôvodňujú jeho závery .
Prezentácia
Písomná prezentácia najčastejšie prichádza na podporu ústnej prezentácie. Toto je teda dokument, ktorý zostane vašim partnerom. Rozloženie, používanie farieb, zrozumiteľnosť textov, príťažlivosť, presné informácie … toľko prvkov, ktoré si budú vyžadovať osobitnú pozornosť.
Ak je to médium, na ktoré sa môžete spoľahnúť počas verejného zásahu a ktoré nie je určené na zdieľanie, rozloženie bude minimalistické a zároveň účinné: hlavné myšlienky zhrnuté do 2-3 slov napísaných tučným písmom a ilustrovaných niekoľkými kľúčovými slovami- poznámky, napísané dostatočne veľké, aby sa dali ľahko prečítať počas vašej ústnej prezentácie. Môžete tiež použiť rôzne farby, aby ste sa v prezentácii ľahšie zorientovali - najmä ak máte stratu pamäte.
