Mať zmysel pre organizáciu je významným prínosom pre vás aj pre váš tím! Ide tiež o jedna z mäkkých zručností, ktorú spoločnosti veľmi oceňujú , pretože okrem iného navodzuje, že ste schopní zvládať priority, stresovať sa, byť vizionársky o svojom poslaní a že máte určitý zmysel pre záväzok.
Napriek tomu, že je lákavé používať mnohé osvedčené metódy zvládania práce, stresu a podobne, je dôležité mať na pamäti, že školenie o týchto prístupoch je často časovo náročné a stojí za to nie zanedbateľné.
Predtým, ako sa uchýlite k týmto školeniam, je vhodné vytvoriť si vo svojom živote niekoľko dobrých návykov. Praktiky, ktoré väčšinou vychádzajú zo zdravého rozumu.
Rýchla navigácia
- Zmysel pre organizáciu, soft-skills, ktoré firmy oceňujú
- Ako byť v kancelárii efektívnejší a tým aj pokojnejší?
- Vedieť rozpoznať parazitické návyky a zorganizovať si pracovné prostredie
- Predvídať, predvídať
- Klasifikujte, uprednostňujte, plánujte
- Získať pomoc (delegovať a používať správne nástroje)
Objavovať prečo je zmysel pre organizáciu obrovským prínosom v spoločnosti a aké sú rôzne páky - niektoré vyplývajú z jednoduchého zdravého rozumu, iné sú menej intuitívne - pracovať tak, aby sa zvýšila vaša efektivita v práci! Tipy, ktoré je možné uplatniť aj vo vašom osobnom živote!
Zmysel pre organizáciu, vyhľadávaná zručnosť
Byť efektívny v práci neznamená pracovať 8 alebo 9 hodín - niekedy aj viac. To môže byť prípad výnimočných udalostí alebo projektov, ale ak je váš každodenný život súčasťou týchto šialených pretekov o čas, je to stávka na istotu, že váš skutočný výkon sa blíži k minimu.
Mať zmysel pre organizáciu vám umožní nielen pracovať pokojnejšie a efektívnejšie - optimalizujte si dni bez vynechania niekoľkých prestávok, aby ste si dobili baterky a pocítili určité uspokojenie, ale tiež aby vás ocenili vaši nadriadení a vaši zamestnanci. A kolegovia .
Táto schopnosť je jednou z „mäkkých schopností“, ktoré spoločnosti veľmi vyhľadávajú. Je to úplne pochopiteľné z niekoľkých dôvodov. Vedieť, ako organizovať potenciálnych zákazníkov, okrem iného:
- mať osvietenú víziu svojho poslania (jasne vnímané ciele, zmysel pre dôsledky svojich činov a dôsledky svojho tímu, zručné riadenie schopností, optimálne riadenie zmien atď.),
- robiť efektívne rozhodnutia za každých okolností (najmä v časoch napätia alebo konfliktov),
- vedieť zvládnuť nepredvídané ,
- počúvaj iní (keď máte nos v riadidlách, je ťažké nechať priestor iným),
- byť schopný nechajte priestor pre kreativitu a inovácie ,
- prejaviť odhodlanie voči svojej spoločnosti,
- riadiť svoj čas - a vašich zamestnancov - optimálne (vďaka organizácii môže byť okrem iného k dispozícii a pozorný voči svojmu tímu, keď to bude potrebné),
- zvládať stres a jeho emócie,
- vedieť odmietnuť ,
- atď.
Tipy a triky na zvýšenie efektivity v kancelárii
Okrem známych metód riadenia času, stresu a efektivity v práci (Pomodoro, GTD, Eisenhower Matrix atď.), Ktoré je potrebné zvládnuť, existuje niekoľko osvedčených postupov, ktoré je jednoduché a rýchle implementovať s cieľom zlepšiť svoju organizáciu.
Sebapoznanie a zdravý životný štýl
Účinnosť začína na vynikajúce znalosti o tom, ako to funguje, a minimálna disciplína Vedieť, ako zistiť, čo je to plytvanie časom, vám umožní vyhnúť sa nástrahám, ako sa stratiť, a tým zvýšiť efektivitu.
Nedostatočná efektivita - osobná a / alebo profesionálna - môže mať niekoľko dôvodov, prečo je potrebné ich vedieť neutralizovať:
- rušenia rôzne a rozmanité (smartfón, ktorý neustále vibruje, pípá alebo bliká, pokles koncentrácie v dôsledku nepokojných večerov a / alebo nocí, tona pozastavených súborov, ktoré sa stále zvyšujú, hromadné neprečítané e-maily, atď.),
- sklon k prokastinácia ,
- stratený čas hľadaním priečinok, pero, heslo atď.
- rozptyl pri rôznych úlohách, ktoré treba splniť …
Akonáhle sú tieto prvky spozorované, je čas konať! Vypnite zvuk telefónu alebo ho zapnite, aby vás nerušili rôzne upozornenia, keď potrebujete napríklad sústrediť všetku svoju pozornosť na dôležitý súbor. Zorganizujte si aj pracovný priestor a zavedte stratégie na optimalizáciu času stráveného v kancelárii (pozri nasledujúce body) a obmedzenie nežiaducich rušenia (zatvorené dvere, v prípade potreby dvere s nápisom „nerušiť“, presmerovanie hovorov včas, aby sa dokončil naliehavý prípad, atď.).
Zároveň to už nie je potrebné predvádzať zdravý životný štýl má výrazne pozitívny vplyv na kvalitu koncentrácie, nálady, únavy, odolnosti voči stresu , atď. Doprajte si dostatok spánku, pravidelne pite (vodu!), Zúčastnite sa pravidelných fyzických aktivít, trávte čas so svojimi blízkymi, obmedzte množstvo kávy a iných notoricky známych stimulantov, dobre a dostatočne sa najedzte atď.
Prostredie vhodné pre prácu
Organizovaný a prispôsobený pracovný priestor, primerané a ľahko dostupné kancelárske potreby, dostatok svetla, priaznivé pracovné prostredie atď. Tu to všetko začína. Zaistíte tak starajte sa o svoje pracovné prostredie či už zdieľané s inými, izolovane alebo dokonca v co-workingovom centre alebo doma …
Predvídať, predvídať
Keď je vaše prostredie optimalizované a vytvoria sa správne návyky, dostanete sa k jadru veci …
- Naučte sa riadiť svoj čas : vyhýbajte sa stretnutiam, výletom alebo dokonca energeticky a časovo náročným schôdzkam s obmedzenou užitočnosťou, dohodnite si prestávky, ako aj menej intenzívne chvíle, počas ktorých vás môže napríklad jednoduchšie vyrušiť alebo si dokonca dohodnite pár chvíľ na zhodnotenie a / alebo zbierať / dávať spätnú väzbu od / svojim zamestnancom,
- Predvídať : vizualizujte si a všímajte si úlohy, ktoré je potrebné splniť, ako aj zodpovedajúce termíny a stanovte priority, starostlivo si pripravte pracovné stretnutia,
- Plán : určiť pre každú úlohu čas, ktorý bude pridelený; rozpoznať varovné signály možného napätia alebo neochoty v súvislosti s notoricky známou transformáciou, aby bolo možné konať rýchlo a primerane; nechajte priestor pre meškania a ďalšie možné zrnká piesku.
Klasifikujte, uprednostňujte, plánujte
- Spravujte prichádzajúce a odchádzajúce informácie : vyhraďte si denné časové obdobie na správu svojich e -mailov, listov a pod. a spracovávať prijaté a / alebo zhromaždené informácie, v prípade potreby ich distribuovať, zdieľať svoj rozvrh, skrátka … komunikovať so svojim tímom a ďalšími pracovnými partnermi!
- Klasifikovať: vyhnite sa riešeniu viacerých veľkých súborov súčasne alebo sa efektívne rozdeľte na oddiely a postupujte radšej po malých krokoch, než aby ste prešli celý priestor (napríklad rozstrihnite veľký projekt na niekoľko súborov).
- Stanovenie priorít / stanovenie priorít: zvyknite si definovať (najmä pomocou Paretovej metódy), čo je naliehavé, čo menej naliehavé, čo nezávisí od vás alebo čo môže čakať alebo byť delegované na tretiu stranu.
- Plán : v závislosti od rôznych úloh, ktoré je potrebné splniť, stupňa priority každého z nich, časového limitu a rôznych požadovaných zdrojov, vytvorte si harmonogram (napríklad Ganttov diagram alebo diagram Ishikawa vám môže v tejto fáze veľmi pomôcť). ).
Delegujte a používajte správne nástroje
Jednou z kľúčových schopností manažéra je vedieť, ako delegovať a organizovať talenty a zdroje, ktoré má k dispozícii, s cieľom dosiahnuť celkovú efektivitu a kolektívny úspech.
Nástrojov na zvýšenie profesionálnej efektivity je veľa. Každý má niečo, s rôznymi nákladmi a na rôzne účely.
V tomto článku sme uviedli niekoľko, ku ktorým by sme mohli pridať rôzny softvér (elektronické diáre, plány atď.). Neváhajte sa tiež obrátiť na našu sekciu „Organizácia manažéra“ a naše rôzne stránky venované rôznym nástrojom a postupom súvisiacim s profesionálnou efektivitou alebo nám povedať o svojich vlastných metódach!
