Predtým, ako sa pustíme do projektu zlepšovania procesov, je nevyhnutné porozumieť jeho vlastnostiam a fungovaniu. SIPOC je veľmi zaujímavý nástroj, ktorý poskytuje prehľad. (Re) zistite, ako ho používať.
Čo je SIPOC?
Táto skratka znamená Dodávateľ Vstupný proces Výstupný odberateľ (FIPEC vo francúzštine pre dodávateľov - vstupy - procesy - výstupy - zákazníci alebo FITEC, „P“ procesu sa stáva „T“ transformácie).
Toto je metóda prítomná v súbore nástrojov 6 sigma (vo fáze „Definovať“ proces zlepšovania DMAIC: definícia problému ). Uisťujeme vás, že nemusíte byť „čiernym pásom“, aby ste vedeli, ako ho používať. Najmä preto, že je relevantný pre veľký počet projektov v štádiu analýzy a diagnostiky.
Funkcie tohto nástroja
Tento ľahko použiteľný nástroj, ktorý používa projektový tím, uľahčuje celkové pochopenie fungovania procesu na rôzne účely:
- pripraviť mapovanie
- zdokumentovať postup
- analyzovať poruchu
- identifikovať rozsah projektu a dotknutých aktérov
- popísať súčasnú situáciu oproti budúcej situácii
- …
Poskytnutím odpovedí na otázky ako:
- Aké sú vstupné prvky?
- Kto sú zainteresované strany? Dodávatelia a zákazníci?
- Aké sú ich požiadavky?
- Aké sú rôzne fázy procesu?
Veľmi operatívny nástroj
SIPOC je zhmotnený vizuálnym dokumentom, ako napríklad:
S DODÁVKY: identifikácia interných a externých dodávateľov, dodávka vstupných prvkov
Ja VSTUPY: zoznam vstupov (informácie, materiály atď.), ktoré zásobujú proces a transformujú ich budúce činnosti
P PROCES: opis hlavných činností, krokov, úloh a operácií (bez podrobností), ktoré transformujú vstupy na výstupy
O VÝSTUPY: zoznam výstupov (výsledky, produkcie, dokumentácia atď.) určených pre zákazníkov (alebo pre ďalšie nadväzujúce procesy)
VS ZÁKAZNÍCI: identifikácia interných a externých zákazníkov, sprostredkovateľov a konečných zákazníkov
Etapy implementácie diagramu
Pri použití logického prístupu je používanie SIPOC efektívne, pričom zostáva jednoduché.
-
Predpoklad - vytvorte tím, ktorý bude pracovať na projekte.
Nástroj sa používa formou workshopu pomocou tabule a poznámok Post-It alebo diagramu pripraveného na použitie vytvoreného v programe Excel, PowerPoint atď.
Brainstorming je preferovanou metódou na identifikáciu prvkov, ktoré charakterizujú organizáciu.
Popíšte postup
Toto je prvý krok. Najľahšie je začať s týmto uhlom: popíšte 4 až 6 hlavných operácií vykonaných v rámci študovaného procesu . Tým sa dostanete k jadru veci. Odporúča sa opraviť začiatok a koniec operácií a potom dokončiť činnosti spojené medzi 2 koncami.
Dôležitým bodom je držať sa hlavných činností bez toho, aby ste sa stratili v príliš veľa detailoch. Cieľom SIPOC je vytvoriť syntetický prehľad.
Príklady otázok: čo proces dosahuje? Aké sú hlavné činnosti?
Všimnite si východy
Keď viete, čo proces robí, popisuje jeho mechaniku, môžete uviesť zoznam výstupov.
Otázky: čo proces prináša? Aké informácie, služby, dokumenty … môžeme nájsť na výstupe?
Spočítajte zákazníkov
Všimnite si externých a interných zákazníkov, ktorí ťažia z „výstupov“ predchádzajúceho kroku
Otázky: Pre koho sú výstupné položky? Kto ich bude používať? Kto ich čaká?
Identifikujte položky
Vykonajte inventár vstupov, ktoré poháňajú tento proces.
Otázky: čím sa proces živí? Čo potrebuje na fungovanie?
Nájdite dodávateľov
Vytvorte zoznam dodávateľov, ktorí dodávajú vstupné položky.
Otázka: kto poskytuje údaje, materiály, služby, dokumenty identifikované v predchádzajúcej fáze?
Ďalšou výhodou tohto diagramu: každý krok umožňuje uzamknúť predchádzajúci a v prípade potreby vyplniť medzery. Napríklad: uvedením zákazníkov do zoznamu si tím môže uvedomiť, že bol vynechaný výstup.
Na tento súbor sa odkazuje v: Procesný manažment - Organizácia spoločnosti
