1 - Definícia zainteresovaných strán projektu
Sú to všetko ľudia a organizácie ktoré majú niečo do činenia s projektom. Buď sa priamo podieľajú na vedení operácií, alebo ich ovplyvňuje pôvodný problém, výber alebo implementácia riešení. Niektoré zainteresované strany môžu uplatňovať vplyv na rôznych úrovniach.
Títo kľúčoví hráči sú umiestnení interne - na akejkoľvek úrovni hierarchie spoločnosti - aj externe (dodávateľ, ktorého sa týkajú nové metódy zásobovania zákazníka atď.).
Napríklad operátor výroby uznávaný ako odborník na svoju funkciu vyžaduje osobitnú pozornosť, aby sa zohľadnili jeho odborné znalosti, predvídalo sa riadenie zmien atď.
Podľa definície projekt integruje veľký počet aktérov, ktorí sú navzájom odlišní, ako aj svoje vlastné očakávania a potreby. Je na vás, aby ste sa s týmito profilmi skomponovali, aby ste ich uspokojili a v konečnom dôsledku dosiahli ciele, ktoré ste si stanovili .
Kto sú zúčastnené strany?
Ako sme práve videli, potenciálny zoznam je veľmi veľký. Tu sú kľúčové profily:
Interne:
- Sponzor (alebo žiadateľ alebo dokonca interný klient): je prvým, ktorého sa projekt týka
-
Sponzor projektu : sponzor projektu, projektový manažér.
- Ovplyvnení používatelia, služby : tí, ktorých sa výstupy priamo týkajú (napríklad predajná sila nového softvéru CRM). Do úvahy je potrebné vziať vedúcich oddelení aj zamestnancov. Títo koncoví používatelia majú v projekte ústredné miesto, pretože budú priamo využívať službu, novú organizáciu alebo produkt vyplývajúci z projektu.
- Smer : predstavuje maximálnu rozhodovaciu a kontrolnú silu
- Projektový tím : počítajúc do toho projektový manažér ako aj ostatní členovia tímu
- Zahrnuté podporné služby : účtovníctvo, logistika, ľudské zdroje, IT atď., ktoré poskytujú podporu v súvislosti s analýzou a návrhom riešení.
- Akcionári: čakajú na výsledok, na výkon posilňujúci ich dedičstvo
- Ostatní odborníci : občasné poradenstvo (funkční riaditelia atď.)
- Odbory a zástupcovia zamestnancov: tieto zainteresované strany ostražito bránia záujmy zamestnancov.
Zvonka:
Rozsah zainteresovaných strán, ktoré je potrebné vziať do úvahy, nie je obmedzený na hranice spoločnosti …
- Zákazníci: prvý sa týka externe, má priamy vplyv, ak je ich úloha pri používaní produktu alebo služby dodanej projektom - alebo nepriamo (napríklad v prípade organizačného projektu, ktorého cieľom je zlepšiť kvalita procesu) .
- Dodávatelia : materiál, služba, práca
- verejné orgány : v prípade, že váš projekt musí byť súčasťou presného právneho rámca
- Rôzne užívateľské komunity, fanúšikov a pod. Prezentujte na sociálnych sieťach.
- Súkromné organizácie: sú to rôzne asociácie, mimovládne organizácie …
- Investori a finanční partneri: majú požiadavky na ziskovosť a zabezpečenie zdrojov.
2 - Prečo vám robia starosti zainteresované strany vo vašom projekte?
Dať ti všetky šance uspieť vo vašej práci ako projektový manažér musíte identifikovať všetky zainteresované strany, ako aj ich očakávania, obavy a požiadavky. Je dôležité, aby ste ich mohli zapojiť do svojho projektu. A predvídať ich riadenie.
Po dokončení tejto práce analyzujte, ako môžu pozitívne alebo negatívne ovplyvniť projekt. Niektorí herci majú silu to kedykoľvek pokaziť.
Rozlišujte tiež ľudí, na ktorých sa môžete spoľahnúť, že presvedčíte, odovzdáte správu, získate ďalšie zdroje … Podpora často rozhodujúca v úspechu projektu.
3 - Analýza zainteresovaných strán
Ako identifikovať zainteresované strany?
Odporúčame vám začať od prvého kruhu: tých, ktorých sa to najviac týka / ktorých sa to týka, ako sú sponzori, koncoví užívatelia atď., Aby ste ich uviedli v zozname a potom sa ich opýtali, koho iného sa projekt môže týkať a z akého dôvodu.
Potom postupujte rovnako pri nových kontaktoch: zozbierajte ich návrhy a rady.
Ako analyzovať ich prepojenie s projektom?
Aby ste úplne pochopili, ako môže byť každá časť ovplyvnená, môžete:
- Výmena priamo počas pohovoru
- Získajte názor kolegov alebo iná zainteresovaná strana
- Analyzujte projektovú dokumentáciu : predprojektová štúdia, príležitosťová štúdia, štúdia uskutočniteľnosti, analýza rizika … tým, že zakaždým premýšľate, koho sa to môže týkať alebo má konkrétne očakávania
Plánujte akcie
Vaša činnosť sa neobmedzuje iba na identifikáciu prítomných síl. Musíš vypracovať skutočný plán riadenia zainteresovaných strán podľa ich profilu.
U niektorých sa dajú akcie očakávať. V zásade ide o komunikačné akcie: podrobný opis cieľov a prijatej metódy, informovanie o priebehu operácií, varovanie pred pravdepodobným rizikom, vzniknutými ťažkosťami atď.
Keď sú definované, zvážte ich začlenenie do komunikačného plánu projektu.
Zostavte súhrnnú tabuľku
Krížovou kontrolou informácií môžete v prípade potreby vytvoriť presné profily a priradiť akcie:
|
Interné alebo externé | názov | funkciu | Popis | Dopad alebo očakávania | Opatrenie, ktoré sa má vykonať |
Poznačiť :
Aký je rozdiel medzi požiadavkou a očakávaním? Požiadavka je explicitná, to je to, čo projekt produkuje. Napríklad: byť schopný spracovať dvakrát toľko sťažností zákazníkov s rovnakým tímom. Očakávanie je implikované. Patria sem priame alebo nepriame výhody dodávky. Žiadateľ môže napríklad očakávať, že úroveň stresu v jeho tíme klesne, pretože mu poskytne nástroje na rýchlejšie a jednoduchšie riešenie sťažností zákazníkov. Nie je to požiadavka, ale implicitné očakávanie.
Príručka PMBOK ®, odporúča posúdiť vplyv a / alebo podporu každej strany pomocou matice právomocí / záujmov. Táto reprezentácia prináša syntetickú víziu zainteresovaných strán, ktorú je potrebné vziať do úvahy ako prioritu, ako aj typ súvisiacej akcie:
