Vedieť, ako ukončiť svoj projekt, za čo?
Pri každom novom projekte „neobjavujte prášok“
Toto je cieľ slávneho „REX“ (spätná väzba od skúseností), „ponaučenie »Alebo projektové správy. Bez ohľadu na výsledky projektu musia byť poučenia (úspechy alebo chyby) získané z projektu identifikované a zdôraznené, aby mohli vychádzať z nasledujúcich.
Uzavretie projektu, prechod viac ako koniec
Uzavretie predstavuje koniec projektu, ktorého výsledky budú vyhodnotené, ale aj odovzdanie ďalšiemu projektu alebo trvalým aktivitám v prípade, že fáza projektu predchádza prevádzkovej fáze. Všetky položky vyrobené počas záverečnej fázy budú potom predstavovať cenné zdroje do budúcnosti.
Nástroje
Záverečná správa
Posledný dokument napísaný o projekte, sumarizuje výzvy projektu, jeho výsledky a procesy, ktoré k týmto výsledkom viedli. Záverečná správa musí okrem analýzy pomerov (finančná, obchodná, HR) a technickej správy skúmať aj odchýlky zistené od pôvodného plánu projektu. Nasledujúce otázky by mali umožniť vykonať metodické hodnotenie:
- Metóda riadenia projektu - priniesla voľba medvedie ovocie? (napr. Scrum skôr ako Prince2)
- Plánovanie(Typ grafu GANTT) - aká je priemerná odchýlka dokončenia úlohy od pôvodného plánu? Zmenila sa kritická cesta? Ak áno, aké boli príčiny, exogénne alebo chybnou plánovacou analýzou?
- Riadenie úloh - bol WBS vhodný na projektové riadenie? Prešlo počas projektu nejakými úpravami (reorganizácia, doplnky); privlastnil si to projektový tím? Bol priebeh projektu dostatočne vybavený (palubná doska)?
- Riadenie rizík - boli riziká identifikované na začiatku projektu správne identifikované? Boli niektorí podcenení alebo podcenení? Aké finančné dôsledky (ustanovenia, sklz)?
Kontrolný zoznam ukončenia projektu
Toto je zoznam úloh a výstupov, ktoré treba pripraviť na konci projektu, aby sa za dobrých podmienok definitívne potvrdil koniec projektu. Spravidla ide o tri oblasti:
- Správa dokumentov -správa o ukončení projektu, archivácia, návrhy na úpravy referenčného systému projektového manažmentu atď .;
- Riadenie zákazky - posledné faktúry, posledné platby, posledné predložené dodávky, výpis služieb vykonaných príkazcom …;
- Spokojnosť zákazníkov - zoznam požiadaviek, ktoré boli splnené a ktoré nie sú splnené, formálna spätná väzba (formulár odoslaný na konci zadania, CRM) a neformálna spätná väzba od klienta, vydanie stránky alebo priestorov, ak sú k dispozícii, atď.
Tento kontrolný zoznam je zásadný, pretože umožňuje „fyzický“ uzavretie projektu, napríklad archiváciu súborov alebo uvoľnenie vyhradených priestorov, čo umožňuje zamestnancom potvrdiť koniec projektu a oplakávať ho.
Správne ukončenie projektu tiež vysiela signál prebiehajúcim aktivitám, ktoré môžu v konečnom dôsledku vrátiť obsah projektu do operačnej podoby alebo v niektorých prípadoch obnoviť ľudské zdroje.
Záverečné stretnutie
Vykonáva ho projektový manažér v „otvorenom“ režime, to znamená, že všetci zamestnanci musia byť schopní vyjadriť sa k svojim pocitom a vykonať vlastné hodnotenie projektu (technické, manažérske, metodické).
Je to príležitosť uznať príspevok každého k výsledkom projektu bez ohľadu na výsledok. Prípravné dokumenty na stretnutie (zhrnutie záverečnej správy, prezentácia výsledkov) a program sú konštruované spoločne s celým tímom. Nakoniec zostáva len osláviť koniec projektu, najlepšie v neformálnejšom prostredí.
Osvedčené postupy
Kedy ukončiť projekt?
Proces ukončenia by sa mal vykonať krátko pred alebo krátko po oficiálnom ukončení projektu v závislosti od toho, či je sankcionovaný udalosťou alebo dodaním dodávky. Nemalo by zasahovať príliš skoro, inak niektoré výsledky ešte nebudú viditeľné.
Rovnako nie je vhodné ukončiť svoj projekt príliš neskoro, pretože hrozí, že uplynulý čas naruší vnímanie vykonanej práce alebo že sa znalosti získané spolupracovníkmi „vyparia“ a v konečnom dôsledku vypracujú iba správu. .rozpustený plot.
Ako efektívne komunikovať o ukončení projektu?
Tu bude potrebné urobiť krok späť od projektu, aby ste z neho čerpali to, čo môže byť užitočné pre konkrétny typ verejnosti: interný (zamestnanci s trvalými aktivitami) alebo externý (napríklad pre projekty verejnej infraštruktúry); na tematickej (obchodnej) alebo funkčnej (metodologickej) úrovni. V záverečnej fáze existujú dva hlavné spôsoby internej komunikácie o projekte:
- Papier alebo digitálne médiá : spravodaj, brožúra, brožúra, súhrnná správa … Tón komunikácie sa v tomto prípade musí prispôsobiť cieľovému publiku.
- Stretnutia na predstavenie projektu tretím stranám : spolupracovníci alebo dokonca externí spolupracovníci môžu byť pozvaní na prezentačné stretnutie projektu, ktoré sa zameria na hlavné body projektu, ako sú zavedené technické alebo metodické inovácie alebo ponaučenia, ktoré si treba vziať. Názov stretnutia by mal byť prednostne zacielený na: „Reagovať na výzvu na inovatívne projekty: poučenie z agilnej metódy uplatňovanej vo verejnom sektore“, a nie „Správa o projekte X“.
