Pracovné preťaženie: vyjednajte viac času

Z prepracovanosti sa môže stať zlo storočia. „Vždy viac, vždy lepšie“ má svoje hranice. Rovnako ako všetci máme svoje vlastné obmedzenia.

Ako sa vyrovnať s pekelnými rytmami a zdržaniami viac či menej rafinovane uloženými v spoločnostiach? Čo robiť, keď už optimálne riadenie času, stanovovanie priorít úloh a dokonalé zvládnutie ďalších riešení prebytočného množstva súborov už nestačia na dodržanie termínov? Ako sa vyhnúť pasci vyhorenia získaním odkladu prípadu, keď je to možné?

Prečo vyjednávať o predĺžení?

Zo strachu, že budete znieť ako lenivý človek, zo sklamania svojej efektivity alebo dôvery, ktorá vo vás bola vložená, alebo dokonca z toho, že sa neukážete svojmu tímu, sa vám stane, že nahromadíte veľa a veľa súborov a ocitnete sa úplne ohromení. pracovné zaťaženie. Navyše už môžete vidieť malé zrnko piesku, ktoré zablokuje celý stroj …

Pokračovanie v neobmedzenom využívaní energie a rezerv by viedlo nielen k katastrofe pre váš tím / oddelenie / firmu, ale aj k vášmu vlastnému pádu.

Aby nedošlo k vyhoreniu, je preto dôležité, aby ste od svojho nadriadeného získali dodatočný čas na súbor, ktorý vám vyžaduje najviac času a ktorý je ťažké - ak nie nemožné - dokončiť včas. A to buď vami, alebo z dôvodov, ktoré nemôžete ovplyvniť.

Tento proces je samozrejme chúlostivý, ale napriek tomu nevyhnutný. Minimálne nadhľad a príprava vám pomôžu sa odhodlať, odvážiť sa vystúpiť zo svojej komfortnej zóny a vyjednať so svojim šéfom o odložení termínu.

Vyjednajte so svojim šéfom o odložení súboru

Pozreli ste sa na možnosti a dospeli ste k záveru, že je úplne nemožné vrátiť všetky súbory včas. Vyvinuli ste však maximálne úsilie, aby ste dosiahli stanovené termíny a ciele a splnili ich. Neostáva vám nič iné, ako nájsť svojho nadriadeného a požiadať o chvíľu viac.

So šéfom však nevyjednávate tak, ako by ste mohli s priemerným kolegom. Je preto nevyhnutné dobre sa pripraviť na pohovor, ak chcete, aby bol konštruktívny a hlavne, aby bola odozva pozitívna.

„Nezaťažujte svoje plecia bremenom, ktoré presahuje vaše sily“ - latinské príslovie

Zhodnoťte svoje pracovné preťaženie a jeho dôsledky

Prvým krokom vašej prípravy bude preto jasné a presné posúdenie tohto „pretečenia“ práce. Môžete začať tým, že sa rozhliadnete a urobíte rozhovor so svojimi kolegami, ktorí robia podobnú prácu, aby ste zistili, či sa tiež necítia preťažení (v takom prípade môžete požiadať o skupinový pohovor so svojim šéfom).

Potom si všimnite nasledujúce:

  • počet súborov, ktoré sa majú spracovať , čas a zdroje (materiálne, ľudské, rozpočtové atď.) pridelené na dosiahnutie každého oproti skutočnému času strávenému na ich dosiahnutie, skutočne vynaloženým zdrojom atď.
  • denné úlohy ktoré sa majú vykonať (neoddeliteľné od vášho poslania a „mimo zmluvy“).
  • poruchy : nepredvídateľné alebo parazitujúce každodenné prvky, ktoré narúšajú vašu organizáciu (externé rozhodnutia prijaté príliš neskoro, úlohy a úlohy každého nedostatočne definovaného, ​​zastaraného alebo nekompatibilného softvéru atď.), či už v spoločnosti alebo s vašimi partnermi (dodávatelia, externí poskytovatelia služieb atď.) .).
  • stresory (príliš veľký tlak, hlučné prostredie, chyby v počítači, zadržiavanie informácií niektorými, pravidelná neprítomnosť niektorých vašich zamestnancov, zlá celková atmosféra atď.)

Ku každému bodu napíšte konkrétne dôsledky - priame a / alebo nepriame - na vašu prácu (oneskorenie pri spracovaní určitých častí projektu, narušenie vašej schopnosti koncentrácie, fyzická a psychická únava, práca navyše, demotivácia, poruchy spánku atď.).

Identifikujte príčiny svojho pretečenia

Pomocou vyššie uvedených poznámok objektívne identifikovať príčiny vášho pracovného preťaženia. 2 osi:

  • motívy vlastné vášmu vlastnému fungovaniu : nedostatok organizácie, nesprávne riadenie vášho času, nadhodnotenie niektorých vašich schopností, škodlivé technické možnosti, chyby vo výpočtoch, nedostatok motivácie atď.
  • dôvody, ktoré nemôžete ovplyvniť: organizačné dysfunkcie vo vašej spoločnosti, generalizované napätie, nevhodné alebo škodlivé riadenie, nadmerný tlak, nedosiahnuteľné ciele, zníženie počtu zamestnancov, zadržiavanie informácií niektorými zle staranými kolegami, svojvoľná sabotáž, chýbajúci externí poskytovatelia služieb, opakujúce sa problémy s IT atď.

Pripravte si obranu

Na základe tejto analýzy sa pripravte na pohovor so svojim nadriadeným tým, že sa oň budete starať vyvinúť riešenia jeho neochoty a protiargumentov konkrétnymi prvkami . Toto vyjednávanie so šéfom si vyžaduje vynikajúcu prípravu (ktorá tiež vyžaduje čas), poriadnu dávku odvahy a pokory, ale aj skutočnú objektivitu z vašej strany.

Aj keď je v tejto fáze ľahké uprednostniť tvrdenie, že veci sa zlepšia samy alebo sa všetko nakoniec vráti do poriadku, neutekajte a preberte na seba zodpovednosť manažéra . Posunuli by ste iba termín nevyhnutnej konfrontácie. Je to pre vaše dobro a blaho vášho tímu.

Nenechajte sa zahltiť!

Najlepším riešením, ako sa vyhnúť dohadovaniu dodatočného času na dokončenie úlohy alebo vykreslenie akéhokoľvek súboru, je stále konať proti prúdu , aj keď sa niekedy ukáže, že vyjednávanie je nevyhnutné! Niekoľko tipov, ako prestať byť preťažení:

  • riadiť svoj čas optimálnym a rozumným spôsobom, aby ste udržali rovnováhu,
  • uzdrav svoje sebavedomie ,
  • sformuj sa v prípade potreby alebo požiadajte o pomoc trénera, aby dokončil určité aspekty vašej misie,
  • efektívne komunikovať - so svojimi zamestnancami, externými poskytovateľmi služieb, vašou hierarchiou,
  • odvážte sa povedať nie alebo dokonca vyjednať, ak odmietnutie nie je možné,
  • posilnite svoju charizmu , umožní vám to byť presvedčivejší,
  • naučiť sa efektívne delegovať .
wave wave wave wave wave