Čo je to procesný pilot?
Nazýva sa to aj procesný manažér, je to zamestnanec zodpovedný za vývoj jedného alebo viacerých procesov. Je zodpovedný za navrhovanie procesu, jeho účinnosť, monitorovanie jeho výkonu a vykonávanie opatrení na zlepšenie.
Jeho každodenný život:
- dokument,
- koordinovať,
- merať výkon,
- predložiť výsledky subjektom s rozhodovacou právomocou,
- riadiť projekty vo svojom odbore …
Pozícia v organizačnej schéme
Rovnako ako projektový manažér, tento manažér spravidla nemá žiadnu skutočnú hierarchickú moc nad oddeleniami a spolupracovníkmi, ktorí sa zúčastňujú na procese, za ktorý je zodpovedný. Je priečnym manažérom so všetkými súvisiacimi ťažkosťami.
Podľa spoločností sa rozsah zodpovednosti „procesného vlastníka“ a „procesného manažéra“ líši.
Môže byť skutočný šéf procesu so strategickými výsadami. V tomto prípade je jeho hierarchická pozícia blízka manažmentu.
V iných organizáciách je jeho úloha obmedzená na operatívne riadenie . Potom je v prípade malej štruktúry priradený k „vlastníkovi procesu“, k obchodnému vedeniu, k členovi riadiaceho výboru alebo priamo k všeobecnému vedeniu.
V niektorých spoločnostiach je táto úloha zverená vedúcemu oddelenia. To je často prípad, keď úlohy vykonávané zamestnancami predstavujú hlavnú časť procesu. Toto riešenie nie je optimálne v tom zmysle, že pre linkového manažéra je ťažké myslieť „priečne“ a nie obsluhovať. Jeho úlohou je poskytovať zručnosti. Na druhej strane tento typ profilu môže veľmi dobre vykonávať funkciu „vlastníka procesu“. Jeho úlohou je získať prostriedky na dosiahnutie očakávanej úrovne výkonu. Prevádzková časť zverená tretej osobe sa 100% podieľa na správnom fungovaní procesu.
Je tiež bežné, že túto funkciu preberá manažér kvality. Norma ISO 9001 prešla týmto …
Táto profesia je relatívne nedávna. Riadenie procesmi, ktoré zahrnujú hlboké spochybnenie systému riadenia spoločností, sa tieto spoločnosti často snažia čo najlepšie začleniť túto pozíciu do svojej organizácie bez toho, aby spôsobili revolúciu v ich spôsobe fungovania. Vďaka tomu sú definície práce, obsah práce a hierarchické pozície rovnako rozmanité, ako sú rôzne.
Uznanie všeobecného manažmentu, moci a prostriedkov spojených s funkciou sú kľúčovými prvkami úspechu tejto pozície.
Aké sú jej misie?
Jeho primárnym cieľom je zaistiť, aby boli stanovené ciele (spokojnosť zákazníkov, kvalita, náklady, termíny atď.) Dosiahnuté s pridelenými zdrojmi. Za týmto účelom zasahuje na rôznych úrovniach:
Procesný návrh
Existujú 3 prípady:
- Integrácia existujúceho procesu do organizačného systému: zohľadnite neoptimalizovaný proces. Tento krok položí základy ďalšej optimalizačnej práce.
- Prepracovanie existujúceho procesu: kontrola celého procesu z hľadiska väčšej účinnosti a efektivity.
- Vytvorenie nového postupu: založenie organizácie pre nový produkt alebo službu.
Vo všetkých týchto prípadoch je úlohou pilota:
- Popíšte účel postupu.
- Formalizujte rôzne etapy (z existujúcej dokumentácie, auditov, rozhovorov atď.).
- Identifikujte aktérov a oddelenia príslušnej organizácie, rozhrania s inými procesmi, vstupy a výstupy.
- Definujte (alebo navrhnite) ciele a ukazovatele výkonnosti (kpi).
- Identifikujte riziká.
- Napíšte príslušnú dokumentáciu (grafické znázornenie postupu, identifikačný list atď.).
V závislosti od veľkosti štruktúry a jej organizácie môže tiež zabezpečiť alebo sa podieľať na vývoji mapovania podnikových procesov.
Riadenie procesov
Prevádzkové riadenie procesu vyžaduje:
- Koordinujte hercov.
- Monitorujte aplikáciu definovaných postupov.
- Vytvárajte a distribuujte správy, informačné panely.
- Komunikujte všetky užitočné prvky so zapojenými tímami.
- Zaistite plynulosť operácií.
- Liečte dysfunkcie.
- Riešiť konflikty.
- Trénujte alebo dohliadajte na školenie hercov.
- Spravovať dokumentáciu - Vytvára a udržiava všetku dokumentáciu: procesný list, postupy atď. Implementované zmeny vyžadujú pravidelnú aktualizáciu príslušných dokumentov.
Zlepšenie výkonu
Na dosiahnutie stanovených cieľov jeho akcie pozostávajú z:
- Monitorujte a analyzujte výkon - pilotný panel, nástroj na podávanie správ o BPM, analýzy, terénne štúdie … pilot používa nespočetné množstvo kpi na monitorovanie výkonu procesu a zisťovanie slabých stránok.
- Identifikujte a implementujte vylepšenia a zmeny, ktoré je potrebné vykonať. Pilotný program má kľúčovú úlohu pri identifikácii oblastí na zlepšenie, pri vývoji a / alebo dohľade nad definíciou a implementáciou nápravných opatrení. Môže to byť kontinuálne zlepšovanie v priebehu času (kaizen) alebo generálna oprava časti alebo celého procesu.
- Nakŕmte mapovanie rizík (identifikácia, stanovenie priorít rizík - akčný plán na kontrolu rizík).
- Zorganizujte a povedzte kontrolu procesu.
- Pilotné alebo vedúce audity.
- Podporte zmenu komunikáciou a školením tímov, ktorých sa to týka.
Kompetencia procesného pilota
Na úspešné vykonanie týchto rozmanitých misií musí mať procesný pilot množstvo zručností.
Medzi technické zručnosti:
- Mať podrobné znalosti o odboroch a fungovaní organizácie.
- Definujte proces a organizáciu.
- Stanovte ciele a kpi (kľúčové ukazovatele výkonnosti).
- Navrhnite akčný plán.
- Zvládnutie projektového manažmentu.
- Poznať metódy a nástroje na riešenie problémov.
- Vedieť, ako viesť schôdzu.
Čo sa týka osobných schopností:
- Ukážte veľkú duševnú obratnosť.
- Schopnosť komunikovať a presvedčiť nadštandardne.
- Vedenie: pilot, ktorý nemá žiadnu hierarchickú autoritu, musí byť skutočným vodcom, ktorý dokáže mobilizovať a spolupracovať s rôznymi aktérmi (s niekedy odlišnými záujmami).
- Analytické schopnosti: porozumieť nad rámec čísel.
