Časový manažment je pri práci na manažérskej pozícii pomerne náročné umenie. Rôzne a rozmanité prerušenia môžu pravidelne narušiť deň manažéra, sabotovať jeho organizáciu alebo dokonca ciele a kariéru, ak nevie, ako ich efektívne riadiť.
Neočakávané telefonáty, e -maily naliehavejšie ako nasledujúce, oznámenia, príliš hluční kolegovia, zamestnanci, ktorí potrebujú kľúčové informácie alebo jednoducho akékoľvek informácie atď. Keď sa zamyslíme, prvkov, ktoré bránia našej koncentrácii a narúšajú náš pracovný deň, je veľa.
Aby sme zostali efektívni, je preto nevyhnutné vedieť, ako zvládnuť všetky tieto prestávky, ktoré nás môžu výrazne spomaliť a oslabiť našu prácu.
Prečo vedieť, ako spravovať chyby?
Schopnosť vyrovnať sa s týmito prerušeniami, ktoré prerušujú naše pracovné dni, je zaujímavé na rôznych úrovniach. To okrem iného umožňuje:
- Majte svoj čas pod kontrolou : čas sa nedá predĺžiť, je dôležité vedieť si zorganizovať a naplánovať prácu podľa termínov, priorít atď. Prerušenia sú malé zrnká piesku, ktoré môžu úplne sabotovať túto krásnu organizáciu pre tých, ktorí nevedia, ako s nimi hospodáriť.
- Plňte svoje misie : prerušenia generujú malé odklady, ktoré môžu v konečnom dôsledku predstavovať značné oneskorenie pri dokončení jeho práce alebo ju dokonca sabotovať. Vedieť, ako zvládať tieto prerušovania, je zárukou úspechu v jeho misiách.
- Dosahujte stanovené ciele : neustále prerušovanie má negatívny vplyv na kvalitu a množstvo poskytovanej práce.
- Získajte efektivitu : multitasking má z hľadiska účinnosti svoje limity.
- Optimalizujte svoju koncentráciu : Je ťažké udržať maximálnu pozornosť a koncentráciu, keď ste neustále vyrušovaní. Rozbitie vášho odrazu si navyše vyžaduje ďalšie úsilie, pokiaľ ide o ponorenie sa do práce a uchopenie vlákna vášho odrazu. Značná strata času a energie, ktorú je dôležité vedieť zastaviť.
Ako sa udržať v práci koncentrovaný napriek prerušeniam?
Ak si uvedomíte, že každodenné opakované prerušenia počas celého dňa narúšajú vašu prácu, je čas začať konať!
-
Viesť register
Prvým krokom je jednoducho starostlivo si všimnúť všetky prerušenia pracovného dňa počas niekoľkých dní. Uložte si denník, v ktorom budete zaznamenávať nasledujúce skutočnosti:
- Dátum a hodina prerušenia.
- Ktokoľvek : identita a funkcia.
- Dôvod prerušenia : Stručne popíšte dôvody vyrušenia.
- Prípustnosť alebo nie : bolo prerušenie oprávnené?
- Stupeň naliehavosti : bol dôvod tohto narušenia skutočne naliehavý alebo mohol počkať?
-
Analyzujte
Akonáhle bude váš register vyplnený na niekoľko dní - týždeň je vhodný čas na analýzu, budete môcť pozrite sa bližšie na všetky tieto informácie .
Prerušenia, ktoré budete mať uvedené ako neopodstatnené, zbytočne narúšajú vašu efektivitu. Musíte nájsť účinný spôsob, ako sa im v budúcnosti vyhnúť.
Pokiaľ ide o oprávnené poruchy, je dôležité analyzovať, či sa dali predvídať, a ak áno, akým spôsobom (pozri nižšie).
-
Konať
Neoprávnené prerušenia budú musieť byť odstránené účinnou stratégiou aby ste rýchlo získali výsledky: zdvorilo a efektívne odmietnite improvizované žiadosti, definujte obdobia, v ktorých za žiadnych okolností nemôžete byť vyrušovaní, atď.
Pretože niektoré prerušenia sú nielen oprávnené, ale aj naliehavé . To si ty nevyhnutné ich zvládnuť, keď nastanú . Z tohto dôvodu je zaujímavé vyhradiť si vo svojom dennom programe čas na tieto núdzové situácie bez toho, aby to narušilo ostatné vaše úlohy. Po konzultácii s registrom budete mať relatívne dobrú predstavu o čase strávenom riešením týchto legitímnych a naliehavých prerušení.
Register vám to navyše umožňuje mať jasný prehľad o všetkých ostatných nie naliehavých, ale legitímnych dôvodoch narušenia . Musíte nastaviť a tak, aby tieto prerušenia už nerušili vašu prácu, ale boli stále zvládnuté (pravidelné diskusné stretnutia, organizujte pravidelné schôdze pre rôzne nie naliehavé záležitosti, nastavte si denný alebo týždenný časový úsek, počas ktorého budete plne k dispozícii a môžete byť vyrušovaní, atď.)
Návrhy a tipy na zvládnutie rôznych typov prerušení
Starajte sa o svoju organizáciu
Dobrá organizácia v práci vyžaduje dobrú disciplínu a niekoľko jednoduchých rád:
- Vystrihnite si rôzne oznámenia keď vás za žiadnych okolností nesmie vyrušovať: e -maily, vyzváňací tón pre smartfón, presmerovanie hovorov atď.
- Naplánujte si pravidelné schôdze so svojimi obvyklými kontaktmi . To im umožní uviesť prvky, ktoré vám chcú oznámiť, hneď ako nastanú, a podeliť sa o ne s vami počas týchto stretnutí.
- Naplánujte si dobu prevádzky : rezervujte si časové intervaly, počas ktorých ste plne k dispozícii a otvorení diskusii. Odovzdajte informácie svojim zamestnancom. Potrebujú veľmi jasne vedieť, kedy vám môžu prekážať a kedy nie. Vyhnete sa tým neoprávneným prerušeniam pri propagácii výmen. Nezneužívajte však „nerušiť“, pretože je vašou úlohou manažéra počúvať svojich zamestnancov. Ako vždy, všetko je o rovnováhe!
Čítať : " Optimalizujte svoju organizáciu, aby bola efektívnejšia! “
Vedieť povedať nie
Vedieť odmietnuť s presvedčením a bez agresivity je nevyhnutné, aby ste sa vyhli predčasným prerušeniam. Byť pevný, ale konštruktívny, posilňujete svoje vedúce postavenie a podporujete samostatnosť a iniciatívu.
Navyše si posilníte sebavedomie a asertivitu. To vám umožní byť produktívnejší a efektívnejší vo svojich manažérskych úlohách.
Čítať : „Odmietnite diplomaticky, ale efektívne.“
Spravujte disruptory
Hlasní spolupracovníci, ťažko zvládnuteľné osobnosti, rebeli … niektorí jednotlivci môžu byť ťažšie zvládnuteľní ako ostatní. Musíte sa však naučiť, ako na to. Pre svoje vlastné dobro, ale aj pre dobro celého svojho tímu. Každá postava priznáva konkrétny spôsob, ako veci robiť. Je vašou povinnosťou manažéra prispôsobiť svoje riadenie svojmu partnerovi a situácii.
Jeden trik, ako rozumne skrátiť dobu prerušenia, je upozorniť partnera hneď na začiatku, že máte iba pár minút, aby ste sa mu mohli venovať. Nepozývajte ho, aby si sadol, a požiadajte ho, aby prešiel priamo k veci. Ak problém nemožno vyriešiť hneď, naplánujte si spoločný čas a prediskutujte ho širšie a efektívnejšie.
Postavte sa nečakane
Prerušenie môže vyžadovať, aby ste okamžite prestali s tým, čo ste robili, a konali rýchlo.
Zhlboka sa nadýchnite a efektívne spravujte svoje emócie, aby ste obmedzili stres a konali čo najefektívnejšie a najobjektívnejšie. Naučte sa robiť správne rozhodnutia tým, že sa spoľahnete na nástroje, ako je rozhodovací strom alebo rozhodovacia matica.
