Koniec diskusií neznamená ukončenie práce na túto tému. Akčná fáza preberá s cieľom vykonávať určité operačné úlohy alebo prehĺbiť jeden alebo viac konkrétnych bodov s cieľom podávať nové analýzy.
Správa zo schôdze potom slúži ako referencia o pokroku a výstupoch vyplývajúcich z uvedeného stretnutia. Aby sa na nič nezabudlo, je vhodné napísať túto správu bezprostredne po uzávierke . Niektorí to navrhnú pred fázou záveru a upravia to za pochodu. Podobne, správu zo schôdze je potrebné zaslať príslušným ľuďom bezodkladne: maximálne do 2 alebo 3 dní . Nápady sú v mysliach účastníkov stále čerstvé.
Čo sa týka formy, porozmýšľaj nech je to stručné (neprepisujte každú výmenu …), jasný , efektívne . Rovnako tak, aby bola správa čitateľnejšia, musí byť dobre štruktúrovaný . Používajte sekcie, odseky s číslovaním, odrážky atď.
Vzor správy zo schôdze
Tu sú hlavné body týchto správ.
Ciele stretnutia . Toto je odpoveď na otázku: „Prečo ste v ten deň zhromaždili týchto ľudí na tomto mieste?“.
Dátum schôdze
Zoznam prítomných . Voliteľne pridajte ich službu, ak ste vo veľkej štruktúre.
Tretie osoby v kópii, ktorí sa nezúčastnili, ale boli zainteresovanými stranami v riešených témach (príklad: hierarchický nadriadený atď.)
Predmety diskutované , zakaždým:
súhrn diskusií, v prípade potreby neváhajte spomenúť dokumenty, upresniť, kde ich nájsť, alebo ich pripojiť ako prílohu k správe. To isté urobte s použitými prezentáciami.
závery a rozhodnutia prijaté v prípade potreby
akcie: zmienka o osobách zodpovedných za akcie, ktoré budú riadiť implementáciu a zaistia podávanie správ počas budúceho združovania. Zadajte, kedy sa má akcia vykonať. Všimnite si toho, že správa len písomne uvádza to, o čom bolo rozhodnuté vo fáze syntézy.
Dátum a miesto prípadného ďalšieho stretnutia
Všeobecné pripomienky a hodnotenia : efektívnosť poskytovanej práce, atmosféra, konkrétne problémy súvisiace s organizáciou, oblasti zlepšovania atď.
Dávaj pozor na nepridávajte nezdieľané osobné poznámky počas diskusií. Správa musí zostať verná produkcii skupiny.
Nakoniec je vhodné nechajte niekoho správu skontrolovať iné aby redaktor pred vysielaním zabezpečil, aby bolo všetko jasné a aby sa na nič nezabudlo.
Po správe zo schôdze …
Začína fáza implementáciu a monitorovanie akcií …
