Príručka kvality je jedným z najznámejších dokumentov v systéme. V deň certifikačného auditu sa autor pri plnení svojho poslania spolieha na túto príručku.
Procedúry, často kritizované kvôli ich náročnosti, sa ukazujú ako impozantné nástroje na formalizáciu kodifikovanej operácie. Jednou z aplikácií je školenie zamestnancov na nové úlohy.
Dokumentárna pyramída
Dokumentačný systém je štruktúrovaný ako pyramída. Budovou prechádzame zhora nadol a prechádzame z oblasti politiky kvality do prevádzkovej reality na mieste.
Tu sú rôzne podlahy:
- Príručka kvality: už diskutované vyššie, popisuje politiku spoločnosti z hľadiska riadenia kvality a štruktúry systému. Umožňuje vonkajšiu aj vnútornú komunikáciu.
- Postupy: formalizujú súbor pravidiel a akcií, aby získali definovaný výsledok. Presne definujú, kto čo robí, ako, kde a prečo. Nesmie sa zamieňať s prevádzkovými režimami (pozri nižšie). Norma ISO 9001 vyžaduje výrobu určitých postupov. To platí najmä pre kontrolu dokumentácie.
- Pracovné pokyny: tu nachádzame prevádzkové postupy a ďalšie pracovné dokumenty (pokyny atď.), ktoré podrobne kodifikujú činnosti, ktoré sa majú vykonať.
- Nahrávky: ich funkciou je dokazovať výsledky operácií a zaisťovať ich vysledovateľnosť.
