Projektový tím - zostavenie a riadenie

Zhrnutie

• Čo je to projektový tím?
• Prečo založiť projektový tím?
• Ako zostaviť tím?
• Osvedčené postupy pre vedenie projektového tímu

Ľudský faktor je základnou dimenziou úspechu projektu: starostlivosť o výber a riadenie vášho projektového tímu je rovnako dôležitá ako štruktúrovanie alebo plánovanie.

Čo je to projektový tím?

Rovnako ako samotný projekt, projektový tím sa líši od stálych činností ( služieb kde pokyny ) svojou obmedzenou životnosťou a priečnym rozmerom. S výnimkou organizácií typu pracovná skupina Kde komando (napríklad ako odpoveď na veľkú výzvu na predloženie ponúk, ktorá si vyžaduje niekoľko mesiacov práce na plný úväzok), budú členovia projektového tímu pochádzať z rôznych oddelení. Projektu budú so súhlasom nadriadených venovať časť svojho času.

Tento typ prierezovej organizácie (v režime projektu) znamená, že projektové tímy veľmi často neexistujú „fyzicky“ a spájajú ľudí, ktorí sú geograficky vzdialení.

Prečo založiť projektový tím?

Pri absencii dobre definovanej organizácie môže projekt rýchlo zmiznúť za imperatívmi trvalej štruktúry.

• Kombinácia zručností zamestnancov: raison d'être projektového tímu je dosiahnuť riešenia, ktoré sú jednotlivo nedostupné pre trvalé činnosti. Tým sa zabráni „práci v silách“ dekompenzáciou služieb s cieľom dosiahnuť spoločný cieľ.
• Ako viac zapojiť a motivovať zamestnancov: projekt často ponúka konkrétnejšie a krátkodobejšie ciele ako opakujúce sa činnosti. Začlenenie do projektového tímu podporuje autonómiu zamestnancov vo vzťahu k hierarchickej štruktúre a môže byť zdrojom individuálneho ocenenia. Skupina ad-hoc tiež ponúka možnosť jednoduchšieho zverenia zodpovednosti (prevzatie zodpovednosti za segment projektu, riadenie podskupiny) členom projektového tímu, ktorí sú menej zvyknutí mať ich v kontexte. Hierarchické riadenie.

Ako zostaviť tím?

• Projektový manažér

  Voľba projektového manažéra musí na jednej strane zahŕňať náročné individuálne kritériá: vnútorné vlastnosti (prísnosť, zodpovednosť, pokora atď.), Profesionálne skúsenosti a znalosti súboru. Na druhej strane však táto voľba naráža na obmedzenie dostupnosti, ktoré ponúka interná organizácia alebo trh, ak sa plánuje externý nábor.

  Hneď ako bude vymenovaný, bude musieť preukázať rozsah svojich manažérskych kvalít na vybudovanie a vedenie tímu, ktorý zodpovedá potrebám projektu a je koherentný.

• Vytvorte tím

  Projektový manažér môže použiť štruktúru členenia práce (WBS), kombinovanie aktivít projektu s potrebnými zručnosťami . Na tomto základe potom môže študovať dostupnosť v rámci trvalej štruktúry a vyberať profily. Ak dostupnosť neumožňuje uspokojiť potrebu v tíme, potom je potrebné zvážiť nábor v súvislosti s ľudskými zdrojmi alebo zavolať konzultanta.

  Tri body pozornosti:

  - Nie je potrebné systematicky integrovať prispievateľa do projektového tímu, ak sa jeho spolupráca očakáva iba v konkrétnom bode alebo na veľmi obmedzený čas. . Môžete sa tak vyhnúť plytvaniu časom pri riadení a vyjednávaní s líniovým manažmentom.

  - Osobná spriaznenosť sú sekundárnym parametrom v procese výberu tímu, aj keď ich nemožno prehliadať. Prichádzajú po zručnostiach, ktoré by mali byť na prvom mieste.

  - technické kvality zamestnancov . Nie je to predsa najkomplikovanejšie. Sú ľahko identifikovateľné pomocou tradičných nástrojov organizácie. Okrem toho, ak by chýbala zručnosť, je celkom možné ju a posteriori zmobilizovať tým, že do nej privediete niekoho interného alebo externého odborníka. Na druhej strane zle fungujúci tím je ťažšie skĺbiť.

• Vštepujte tímového ducha

  Tri prvky zaisťujú dlhodobú údržbu jednotného projektového tímu.

  1. Jasná definícia „kto čo robí“ prostredníctvom zdieľania rámcových dokumentov projektu: OBS, WBS, špecifikácií projektu (PMP, PAQ atď.). Projektový manažér preto musí zabezpečiť, aby sa na organizácii projektu príslušní manažéri v rámci stálej štruktúry dobre podieľali - a to tak na povahe zodpovedností, ako aj na pracovnom zaťažení vyvolanom projektom.
  2. Jasné prevádzkové pravidlá: frekvencia stretnutí, použité komunikačné kanály, ukladanie dokumentov, zdieľanie informácií atď.
  3. Pravidelne stanovené ambiciózne a dosiahnuteľné ciele, ktoré majú pre zamestnancov význam, aby ich časom zapojili.

  Tento systém sa musí časom udržiavať pomocou vhodných uľahčovacích techník.

Osvedčené postupy pre vedenie projektového tímu

Projektový manažér preberá úlohu manažéra. Je na ňom, aby riadil svoj tím rovnako ako vedúci oddelenia: stanovoval ciele, zvládal konflikty, delegoval určité úlohy …

Pri všetkých interakciách v rámci projektového tímu medzi jednotlivcami, ktorí reagujú podľa svojich skúseností a svojich potrieb, dokonca aj osobných stratégií, je úloha vodcu zásadná. Skutočne musí v určený čas nechať tento malý svet fungovať v dokonalej symbióze. Kvalita vzťahov v skupine je veľmi dôležitým bodom, ak nie zásadným, pretože najkomplexnejší na zvládnutie je ľudský.

Vedenie tímu okrem vodcovských vlastností (uznanie skupiny vyplývajúce z osobných vlastností vedúceho a nie z jeho postavenia) vyžaduje prijatie vhodného štýlu riadenia a používanie osvedčených postupov.

• Každý deň: ergonomický, agilný a zdieľaný výmenný systém

  Komunikačné prostriedky a zdieľanie pracovných dokumentov musia zdieľať a ovládať všetci. Ak je napríklad vyhradený spôsob zdieľania na výmenu súborov vyhradený EDM, uprednostňuje sa, aby boli uložené VŠETKY dokumenty, a nie jeho časť na lokálnom serveri a iné rozptýlené v e -mailoch. V prípade, že sa použije nástroj kolaboratívneho riadenia projektov (Teams, Slack, Planzone, atď.), Musí byť jediným komunikačným kanálom a nesmie byť prekrývaný s inými (nástrojmi stálych aktivít alebo inými súvisiacimi s jednotlivými iniciatívami). ). Čas na diskusiu venovaný nastaveniu komunikačných nástrojov na začiatku projektu môže byť spôsobom, ako sa vyhnúť duplikácii a strate informácií.

• Pravidelne: schôdze (s mierou) na riadenie postupu úloh

  Aj keď súčasné komunikačné prostriedky umožňujú okamžitú výmenu informácií, kolektívne výmenné časy, ako sú schôdze (preskúmanie projektu, technické alebo riadiace výbory atď.), Sú nevyhnutné na to, aby sa dosiahla spoločná vízia postupu projektu a aby sa našli riešenia problémov. . Dávajte si však pozor, aby ste nespadli do „stretnutia“, kde príliš veľa organizovaných stretnutí podkopáva produktivitu tímu a v pohode ako projekt pokračuje.
• the team building

  Nech už má akýkoľvek tvar, team building (činnosti ponúkané zamestnancom za účelom objavenia ich kolegov v prostredí mimo konvenčného pracovného prostredia: bootcamp, úniková hra, zachádzanie na zelenú atď.) je ideálne na spájanie a spájanie tímu. Posilňuje tímovú súdržnosť a vytvára priaznivú atmosféru pre lepšiu spoluprácu. the team building môžu byť použité v rôznych bodoch projektu: spustenie, opätovné zapojenie tímu, oslava úspechu projektu.

Ak sa chcete o tejto téme dozvedieť viac, prečítajte si náš článok o riadení projektového tímu