Správny nástroj na správne použitie … Rovnako ako pri drotárstve je dôležité, aby ste boli dobre vybavení na to, aby ste sa správne vysporiadali so vzniknutými problémami.
Tu je poradie nástrojov projektového manažmentu, ktoré sa majú použiť, podľa potrieb, ktoré je potrebné pokryť. Pre každú potrebu ponúkame v krabici nástroj alebo kompletnejšiu časť, ktorá sa zaoberá konkrétnou potrebou. Nástroj môžete použiť na niekoľko účelov.
Zhrnutie
- Rámovacie nástroje: analýza potrieb, ciele, rozpočet, úlohy a zodpovednosti, špecifikácie
- Dizajnové nástroje: predanalýza, stanovenie priorít, úloha, ktorú je potrebné vykonať, komunikácia, riadenie rizík
- Nástroje projektového manažmentu: skupinová práca, riešenie problémov, rozhodovanie, manažment, implementácia riešení
- Plotové nástroje : správa o projekte
- Osobné nástroje výkonnosti projektového manažéra : osobná organizácia a komunikácia
Nástroje na rámovanie projektu
Aké sú nástroje na definovanie potreby, stanovenie priorít a kalibráciu projektu?
Vyjadrite potreby
Vyjadrenie potrieb, ktoré je zásadným krokom k tomu, aby sme sa nemýlili, si vyžaduje osobitnú pozornosť.
Rohatá šelma - 3 jednoduché otázky na kvalifikáciu potreby projektu a zabezpečenie toho, aby všetky zainteresované strany boli na rovnakej vlnovej dĺžke.
Stanovte ciele projektu
Hneď ako budú definované potreby, mali by byť stanovené konkrétne ciele. Ideálom je vybudovať systém cieľov, aby boli operatívnejšie.
Cieľový strom - nástroj na organizáciu a rozdelenie rôznych úrovní cieľov. Pomáha porozumieť účelom.
Vytvorte si rozpočet
Základný krok pri definovaní prostriedkov na uskutočnenie predmetnej misie.
Pozrite sa téma „Odhad nákladov na projekt“ .
Definujte úlohy a zodpovednosti
Dobrá organizácia sa spolieha na jasnú a presnú definíciu toho, kto čo robí. Stanovené zodpovednosti, jasne definované úlohy a úlohy sú zárukou efektivity. Každý pozná svoje poslanie a oblasti zodpovednosti.
Matica RACI - definovať úlohu každého z nich v projektovom riadení
Napíšte špecifikáciu
Účelom špecifikácií je formalizovať potreby, definovať výstupy a zdieľať ich medzi rôznymi zainteresovanými stranami. Ako referencia sprevádza priebeh projektu.
Písomná príručka + príklad špecifikácií
Nástroje na navrhovanie projektu
Akonáhle sú potreby a ciele jasné a validované, je načase prejsť na prípravnú fázu projektu.
Vykonajte predbežnú analýzu
Pred organizáciou práce skupiny je potrebné globálne vyšetrenie s cieľom identifikovať body, ktoré je potrebné riešiť, aby sa dosiahli stanovené ciele.
Analýza medzier - identifikovať akcie a úlohy, ktoré je potrebné vykonať, aby sa prešiel zo súčasnej situácie do situácie budúcej.
Uprednostnite činnosti, ktoré sa majú vykonať
Dobré projektové riadenie je založené na uprednostnení bodov, ktoré je potrebné riešiť, a úloh, ktoré sa majú vykonať. Výhodou je rýchle zameranie na kritické oblasti, namiesto aby ste sa stratili pri riešení tém, ktoré majú malý vplyv na ciele projektu.
- Matica MoSCow - klasifikovať požiadavky projektu podľa stupňa ich kritickosti.
- Metóda 20-80 (alebo Pareto) - zvýraznenie bodov, ktoré majú najväčší vplyv.
Naplánujte si úlohy, ktoré sa majú vykonať
Na zorganizovanie projektu a dodržanie termínov je výhodné rozdeliť ho na operačné etapy a rozmiestniť ich v časovom meradle. Koordinácia je uľahčená. Každý rečník má jasný pohľad na nadchádzajúce činnosti, ktoré sa ho týkajú, ako aj ostatných. Projektový manažér udržiava globálnu víziu všetkých operácií.
- WBS - štruktúra členenia práce - rozdeliť projekt na zvládnuteľné jednotky (fázy, čiastkové projekty, pracovné balíky atď.).
- PERT plánovať úlohy.
- The Gantt - koordinujte postupnosť krokov a vizualizujte ich podľa plánu, míľnikov polohy.
- Retroplanning - naplánovať etapy od stanoveného termínu.
Organizácia komunikácie
Je potrebné zorganizovať dobrú komunikáciu. Koho informovať? V ktorom momente? Za aké informácie? Je dôležité vopred poznať ciele každej zainteresovanej strany.
Komunikačný plán - dôležitý nástroj na ovládanie vašej komunikácie počas fáz životného cyklu projektu
Riaďte riziká
Aby sa predišlo nepredvídaným udalostiam poškodzujúcim úspech projektu, odporúča sa prevziať iniciatívu a založiť organizáciu, ktorá bude v prípade potreby predchádzať rizikám a riadiť ich.
Nástroje:
Riadenie rizika projektu - predchádzať udalostiam, ktoré majú vplyv na úspech vykonanej práce, a predvídať ich zvládanie.
Nástroje na spustenie projektu
Aby mohli pokročiť v analýze a riešení položených otázok, musia projektoví manažéri ovládať rôzne nástroje.
Produkujte kolektívnu prácu
Projektový tím, kľúčový užívateľ, operatívni manažéri … silnou stránkou kolektívu je produkovať prácu s vysokou pridanou hodnotou.
Prístup k súboru vedenia schôdze - objaviť nástroje, ktoré pomáhajú kolektívne pracovať na predmetoch, informovať alebo rozhodovať.
Riešiť problémy
Riešenie problémov je ústrednou činnosťou v projektovom riadení.
Prístup k priečinku nástrojov a metód na riešenie problémov - veľa nástrojov na analýzu problému, zoznam riešení a výber toho, ktorý chcete použiť.
Stimulujte kreativitu
Ďalší dôležitý bod: vymaniť sa zo zabehnutých koľají a vytvoriť kreatívnu odpoveď na problém, najmä vynájdením inovatívnych riešení s pridanou hodnotou:
- Brainstorming - klasický „brainstorming“
- Šesť klobúkov - úplná a účinná metóda
- Reverzné brainstorming - komplementárny prístup k brainstormingu
Rozhodnite sa
Ako si vybrať medzi rôznymi alternatívami? Niektoré nástroje uľahčujú rozhodovanie. Ich použitie sa odporúča.
Prístup k téme „Podpora rozhodovania“ - počas projektu sa rozhodnúť, zaujať stanovisko ku konečnému riešeniu (rozhodovací strom, rozhodovacia matica …).
Pilotujte projekt
Je dôležité udržať si kontrolu nad projektom. Riadenie je kľúčovou aktivitou, ktorá vám umožní zamerať sa na ciele a termíny, aj keď to znamená preskúmať cestu, ktorou ste dosiahli požadovaný výsledok.
- Palubná doska projektu - na monitorovanie projektu a podávanie správ zainteresovaným stranám (pozri si tiež všeobecnejšie, čo je to informačný panel).
- Kontrola projektu : zhodnotiť priebeh fáz.
Implementujte riešenia
Keď sú zvolené riešenia, ďalším krokom je zorganizovať ich nasadenie.
- Akčný plán - organizovať a plánovať implementáciu vybraných riešení a zariadení.
- Koleso budúcnosti - manažment zmien, dôležitá akcia pre úspech projektu.
Nástroje na ukončenie projektu
Vytvorte správu o ukončení projektu
Každý projekt je príležitosťou na pokrok vo svojich postupoch a vo svojej organizácii. Zatvorenie súboru logicky vedie k vytvoreniu súhrnu.
Správa o projekte - zaznamenať výsledky: čo fungovalo, čo zlyhalo, oblasti na zlepšenie pre budúce projekty.
Osobné nástroje výkonnosti projektového manažéra
Z osobného hľadiska má projektový manažér k dispozícii celý rad nástrojov, ktoré mu pomôžu v osobnej efektívnosti a v komunikácii.
Usporiadajte sa
Nástroje a metódy vám umožňujú byť vo svojej práci efektívnejší a efektívnejší. Veľmi dôležitý bod pre projektového manažéra, v kontakte s mnohými partnermi a nutnosti dohliadať / riadiť úlohy tak rozmanité, ako je početné.
- Myšlienkové mapovanie : Použitie myšlienkových máp uľahčuje organizáciu myšlienok.
- Metóda GTD : globálny prístup k efektívnej správe vašich úloh.
- Metóda pomodoro : ďalší spôsob osobnej produktivity.
Osvedčené postupy pre efektívnu komunikáciu
Komunikácia je zásadná pre zdieľanie vašich myšlienok a porozumenie myšlienkam ostatných. Dobre zvládnuté, je to impozantná zbraň, aby ste z každého dostali to najlepšie a presvedčili. Témy, ktoré je potrebné konzultovať:
- - Úspešné prezentácie : nevyhnutné na efektívne využitie vašich myšlienok.
- - Používajte aktívne počúvanie a vedieť klásť správne otázky základ pre skutočné vypočutie toho, čo chce váš partner vyjadriť.
Prečítajte si tiež: ako si vybrať softvér na riadenie projektov?
