Zorganizujte a usporiadajte stretnutie na diaľku: stretnutie vo veku nových technikov.
31. augusta 2021-2022 minister práce Muriel Pénicaud na tlačovej konferencii (1) uviedol: 17% zamestnancov už efektívne pracuje z domu, 2 z troch zamestnancov o to usiluje. Nehovoriac o nezávislých a liberáloch, ktorí nemajú kanceláriu - výber sa riadi záujmom o ekonomiku alebo pohodlie - ani a fortiori , zasadacia miestnosť.
Morálka sa vyvíja a s ňou aj spôsob, akým môžu pracujúci ľudia zvažovať svoju profesionálnu činnosť. Keď vedúci predstavitelia odchádzajú z Paríža, v čase, keď hlasovanie získava štatút podnikateľa, keď stále viac mladých rodičov ide na 80% a v čase, keď obyvateľstvo cestuje, je budova úradu prázdna a vydávajú sa Macronove vyhlášky (2). ustanovenia v prospech práce na diaľku. Technickí hráči sa mobilizujú, aby ponúkli kolaboratívne online nástroje, ktoré umožnia nezávislým pracovníkom a vedúcim spoločností organizovať a viesť stretnutia na diaľku so svojimi klientmi a zamestnancami.
Poznámka: Okrem umožnenia virtuálnych konferencií medzi účastníkmi, ktorí sa nenachádzajú na tom istom mieste alebo nemajú vyhradenú miestnosť, majú nástroje online schôdzok výhodu v úspore času.
Virtuálne stretnutie, pokyny
Plodné stretnutie na diaľku je dobre pripravené, dobre vedené a zhrnuté virtuálne stretnutie. Virtuálna povaha stretnutia so sebou prináša konkrétne ťažkosti, ktoré je dôležité predvídať.
-
Príprava proti prúdu
1 čas fáza vzdialeného stretnutia, jeho plánovanie : nastavte dátum a čas, pozvite účastníkov a zaznamenajte ich odpovede.
Špecifický problém: keď zákazníci alebo spolupracovníci pozvaní na účasť na vzdialenej konferencii nie sú všetci v rovnakom časovom pásme, dávajte si pozor na časový rozdiel pred nastavením času na stretnutie!
Výhoda online stretnutia: „online“ konferenciu je teraz možné sledovať bez ohľadu na polohu osoby. Za týchto podmienok sa účastníci schôdze na diaľku ľahšie dohodnú na dni a hodine.
Rigorózna príprava dna: ako každé stretnutie, aj príprava je kľúčová. Najmä preto, že sedenia na diaľku sa vedú ťažšie.
Prečítajte si: ako sa pripraviť na stretnutie
-
Uskutočnenie schôdze
Konferenčný hovor alebo videokonferencia, rozhodnite sa pre konverzáciu iba so zvukom alebo povoľte vniknutie do webovej kamery ? Toto je hlavný problém, ktorý je špecifický pre riadenie schôdze „online“.
- PROTI možnosti vidieť účastníkov: pracovníci na diaľku, ktorí pracujú z domu, nemusia nutne odhaľovať svoju osobnú sféru, niektorí môžu byť dokonca zastrašení. Fotoaparát môže byť prekážkou ich účasti.
- ZA možnosť vidieť účastníkov: keď sa hostia z chatu alebo konferenčného hovoru neuvidia, majú tendenciu sa častejšie prerušovať a prerušovať. Keď sa účastníci navzájom nepoznajú, nedostatok videa tiež sťažuje rozpoznanie, ktorá strana hovorí. Absencia webovej kamery tak môže byť zdrojom dezorganizácie vzdialeného stretnutia.
Trik: ponúknuť vizuálnu virtuálnu konferenciu s možnosťou pre účastníka, ktorý si nepraje nahradiť svoj imidž avatarom.
Ďalší problém s usporiadaním online konferencie: oživte účasť a upútajte dostatočnú pozornosť, aby ste zabránili tomu, aby boli zákazníci a zamestnanci rozptyľovaní prostredím, v ktorom sa nachádzajú - doma, na dovolenke, na ulici …
V tejto súvislosti je potrebné do značnej miery zmobilizovať vlastnosti sprostredkovateľa a organizátora vedúceho vzdialeného stretnutia. To zahŕňa napríklad ponúknuť každému prispôsobený uvítací a prezentačný čas, poskytnúť rovnaký rečnícky čas, prenášať vizuálne pomôcky v reálnom čase, podporovať porozumenie a pozornosť, položiť čo najviac. Otázky, ktoré majú povzbudiť každého, aby sa vyjadril - a zameral sa -
-
Rozbor a sledovanie
Post-meeting dáva stretnutiu zmysel: ide o udržanie a písomnú komunikáciu zhrnutia konferencie, aby bolo možné na tomto základe konať, aby bolo diaľkové stretnutie užitočné.
Trik: Použitie kolaboratívnej platformy alebo akejkoľvek inej aplikácie s funkciou zdieľania môže byť na tento účel užitočné. Zdieľanie názorov a dokumentov je príležitosťou pre všetkých prítomných na online konferencii cítiť sa znepokojení tým, že sa prihlásia.
Ako si vybrať nástroj na spoluprácu na diaľku?
Existuje mnoho inovatívnych nástrojov, ktoré propagujú organizované a efektívne stretnutie na diaľku. Tu sú hlavné kritériá, ktoré vám pomôžu pri výbere:
- Nástroj prispôsobený špecifikám vašich online stretnutí. Počet účastníkov, možnosti odosielania textových, zvukových a / alebo video správ, možnosť súčasného zdieľania a komentovania dokumentov, online prieskumový systém a funkcia vzdialeného hlasovania, funkcia virtuálnej tabule, priestor na spoluprácu, informačný panel a štatistiky … každý nástroj vzdialeného stretnutia ponúka odlišné funkcie a možnosti. Je dôležité odkázať na nich, aby vybrali vhodné riešenie.
- Atraktívne rozhranie a intuitívny prevádzkový režim. Aby sa uľahčilo stretnutie na diaľku, najmä s hosťami, ktorí nemusia byť oboznámení s digitálnymi technológiami, stojí za to vyskúšať si jednoduché používanie softvéru SaaS.
- Bezplatná skúšobná verzia a konkurencieschopná cena. Na overenie toho, či je platforma vhodná pre vaše zamýšľané použitie, môže byť dobré vopred si ju bezplatne vyskúšať. Potom porovnajte ceny konkurencie, aby ste si vybrali najlepšiu hodnotu za peniaze, a prečítajte si podmienky ukončenia!
- Máte starosti so šifrovaním a bezpečnosťou údajov? Prevažná väčšina nástrojov na diaľkové schôdze ponúka bezpečnostné systémy, ktoré zaisťujú dôvernosť údajov a žiadne „úniky“ informácií. Ak chcete získať silnejšie šifrovanie, pri výbere virtuálneho komunikačného nástroja sa riaďte týmto kritériom.
Lídri nástroja vzdialeného stretnutia:
Dobrá povesť online konferenčného riešenia je tiež dobrým kritériom pri výbere najvhodnejšieho riešenia. Na tento účel je tu niekoľko editorov, ktoré už boli široko testované a schválené:
- WebEx od Cisco (3): funkcia videa so zdieľaním obrazovky a simultánnymi anotáciami, systém videokonferencií začína na 15 EUR mesačne pre maximálne 8 osôb na jedno stretnutie na diaľku. Výhody: zdieľanie úlohy facilitátora, zaznamenávanie konferencií a biela tabuľa.
- GoToMeeting (4): v počítači, tablete alebo telefóne má softvér pre videokonferencie palubnú dosku s intuitívnym a funkčným rozhraním, ktorá zaisťuje dokonalú organizáciu. +: 14-dňová bezplatná skúšobná verzia, ktorú si môžete sami vyskúšať.
- Google Hangouts (5): Nástroj na diaľkové schôdze spoločnosti Google, ktorý je menej „pro“ ako dve predchádzajúce riešenia, sa vyznačuje mimoriadne jednoduchým používaním a zábavným aspektom.
- Skype for Business (6): Bezplatné online schôdze až pre 10 účastníkov, so zdieľaním obrazovky a rýchlymi správami, sa tento osobný nástroj stane vašim profesionálnym riešením na diaľkové stretnutie!
- Tamashare (7): táto „virtuálna zasadacia miestnosť“ zdôrazňuje svoje technológie šifrovania a zálohovania údajov a zaisťuje tak bezpečnú prácu a spoluprácu.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/
