Je to výnosná investícia vzhľadom na výzvy:
- Rozpočtové úspory: kontrola týchto nákladov uľahčuje identifikáciu sklzov a zdôrazňuje významné zdroje úspor.
- Jednoduchosť prevádzky: znížiť administratívnu prácu a tým zvýšiť produktivitu zamestnancov: tých, ktorí majú preplatené správy o výdavkoch, a kontrolórov riadenia. Príslušní zamestnanci musia byť prinajmenšom postihnutí pri výkone svojich úloh vo svojom hlavnom podnikaní.
- Spokojnosť zamestnancov: jasné pravidlá, identifikované sumy atď. vyhnite sa akejkoľvek diskusii, a teda nespokojnosti ľudí. Akákoľvek nepresnosť môže vytvárať sťažnosti a sterilné diskusie bez pridanej hodnoty pre spoločnosť. Rigor je preto povinný konať preventívne. Okrem toho zamestnanci očakávajú včasnú náhradu svojich profesionálnych výdavkov.
Zosúladiť záujmy zamestnanca a spoločnosti v súlade so zákonom
Keď zamestnanec vynakladá peniaze na potreby svojej profesionálnej činnosti, spoločnosť mu ich musí vrátiť, a to v medziach zákonných ustanovení a firemnej politiky. Na to, aby zamestnanec dostal náhradu skutočnej sumy preddavkov, musí predložiť zodpovedajúci výpis spolu s podpornými dokumentmi.
V tejto oblasti dochádza k stretu príslušných záujmov zamestnávateľa a zamestnancov. Zamestnanec by rád „utratil“ čo najviac za výkazy výdavkov: doprajte si reštaurácie, vyberte si luxusné hotely atď. Zamestnávateľ by chcel obmedziť výdavky a ušetriť. Našťastie zákon upravuje práva a povinnosti strán.
Zamestnanec môže platne požadovať náhradu svojich oprávnených a primeraných odborných nákladov.
Náhrada nákladov na odbornú činnosť bez toho, aby sa tieto výdavky považovali za dodatočnú odmenu alebo vecnú dávku, 3 podmienky:
- Výdavky vznikajú v mene zamestnávateľa v rámci pracovnej zmluvy zamestnanca.
- Suma je úmerná stanovenému cieľovému rozpočtu.
- Výdavky sú oprávnené a predložené na skutočnú náhradu.
Náhrada cestovných a iných výdavkov
V tejto súvislosti zákon ukladá zamestnávateľovi povinnosť nahradiť zamestnancovi. Výkazy o výdavkoch sa zostavujú najmä pre nasledujúce obchodné náklady:
- Jedlá : na cestách alebo na pracovisku, keď sa zamestnanec nemôže vrátiť do svojho domu v čase jedla, zamestnávateľ mu musí nahradiť vzniknuté sumy.
- Cena za prepravu : či už používa svoje osobné vozidlo alebo verejnú dopravu, zamestnanec môže platne požadovať preplatenie časti vynaložených súm. Náhrada za cesty, ktoré je možné vykonať na základe kilometrovej stupnice uvedenej daňovou správou alebo v skutočných nákladoch.
- Ubytovanie , keď je zamestnanec na služobnej ceste nútený spať napríklad v hoteli.
- Náklady na cestu do práce, špeciálne oblečenie, dokumentáciu …
Zamestnávateľ môže regulovať politiku vykazovania výdavkov, aby sa vyhol zneužívaniu
Ak zákon vyžaduje náhradu profesijných nákladov na základe správ o výdavkoch, zamestnávateľ má však určitý priestor na to, aby obmedzil možné zneužívanie a ušetril na tejto ťažkej rozpočtovej položke. Zavedenie takejto politiky umožňuje spoločnosti stanoviť prísny a záväzný rámec. Zamestnávateľ môže preskúmať najmä 3 smery:
- Nastavte limit výdavkov podľa druhu nákladov, v rozumnej výške.
- Zaviesť ekonomické praktiky : uprednostňujte verejnú dopravu pred osobnými vozidlami, vyberte si hotel s priemerným postavením atď.
- Obmedzte náhradu v čase.
Pozor :
- - Zamestnávateľ nemôže za žiadnych okolností odmietnuť náhradu odôvodnených a primeraných nákladov na odbornú činnosť.
- - Politika spoločnosti musí byť v súlade s platnou kolektívnou zmluvou.
Výkaz výdavkov: model a postup
Aby zamestnanec dostal náhradu, musí predložiť zoznam súm vynaložených na nasledujúci model:
- Údaj o dátume výdavku.
- Opis výdavkov, ktorými sa odôvodňuje ich oprávnenosť v rámci profesionálnej sféry.
- Charakter nákladov: strava, ubytovanie, doprava, ostatné …
- Suma poskytnutá zamestnancom.
Dokument sumarizuje všetky výdavky za dané obdobie alebo na cestu. K žiadosti musia byť priložené podporné dokumenty: potvrdenie, faktúra atď.
Zamestnávateľ môže svojim zamestnancom poskytnúť šablónu správy o výdavkoch, aby bola zaistená väčšia harmónia a jednoduchšie riadenie.
Akonáhle je dokument vyplnený, zamestnanec ho v predpísanom termíne zašle na účtovné oddelenie spoločnosti. Je preplatená podľa podmienok poskytnutých spoločnosťou, spravidla do jedného mesiaca.
Ako ušetriť na únavnom riadení?
Prijímanie, overovanie a refundácia správ o výdavkoch je namáhavá úloha s malou pridanou hodnotou pre spoločnosť. Zamestnávateľ môže v záujme zjednodušenia riadenia zvážiť rôzne systémy, často sa prijímajú 2 riešenia:
- Použitie softvérového nástroja na dematerializáciu, automatizáciu a urýchlenie spracovania.
- Voľba kompenzácie za profesionálne výdavky paušálne : zamestnávateľ môže uprednostniť fixnú náhradu pred skutočnou náhradou. Spoločnosť pravidelne vypláca paušálne náhrady, ktorých výška sa vypočíta na základe paušálnej tarify URSSAF.
Toto riešenie paušálnej náhrady má aj výhody pre zamestnanca: uľahčuje mu prácu - už nepotrebuje uchovávať podporné dokumenty ani vypĺňať tabuľky v Exceli - a ponúka mu istú autonómiu pri riadení profesionálnych nákladov.
