Pracovať na diaľku so svojimi zamestnancami, zákazníkmi a rôznymi poskytovateľmi služieb sa môže, ak to kontext vyžaduje, ukázať ako nevyhnutné na udržanie práce nad vodou. Organizáciu vzdialenej akcie, nech je akákoľvek, nie je možné improvizovať, vyžaduje si minimálnu prípravu a organizáciu.
Prečo organizovať online akciu?
Núdzová situácia, hmotný záväzok, špecifický kontext, stratégia digitálnej komunikácie zameraná na dosiahnutie väčšieho počtu potenciálnych zákazníkov, známosť jeho spoločnosti / jej služieb, geograficky rozptýlení účastníci sú všetky prvky, ktoré vedú k organizácii virtuálneho podujatia, a nie fyzický.
Ciele
V závislosti od typu organizovanej akcie - virtuálne stretnutie, webové semináre, konferenčný hovor … - sa ciele budú trochu líšiť. Organizácia online podujatia má za cieľ predovšetkým:
- šetrí čas a flexibilitu : rýchlejšia organizácia, vyžadujúca mobilizáciu malého tímu a ktorú je možné v prípade potreby relatívne ľahko odložiť.
- získať viditeľnosť : komunikujte priamo, pričom nie ste fyzicky na tom istom mieste, umožnite značnému počtu ľudí sledovať konferenciu, školenie atď.
- posilniť vzťah medzi spoločnosťou / tímom a jej zákazníkmi, ak neexistuje žiadny fyzický obchod alebo majú kontakty rozložené na celom viac či menej rozsiahlom území.
- prekonať neschopnosť zorganizovať fyzickú udalosť : keď sú účastníci príliš široko rozptýlení geograficky alebo keď výnimočné okolnosti napríklad úplne zakazujú skutočné stretnutie.
- znížte svoju uhlíkovú stopu : menej logistiky, letákov, tlačených dokumentov, brožúr atď.
Výhody
- Menej časovo náročné a organizačne lacnejšie ako fyzická udalosť
- Rozšírený cieľ / publikum
- Vylepšená interaktivita
- Zvýšená flexibilita
- Optimalizácia návratnosti investícií
Limity
- Technické možnosti sú niekedy neisté
- Účastníci musia mať primerané vybavenie
- Váhanie / zneužívanie nových účastníkov v téme, rôzne chyby …
Rôzne typy virtuálnych udalostí
V tejto oblasti existuje široká škála možností. Ktorý sa vyvíja vysokou rýchlosťou a ponúka zo dňa na deň nové nástroje, služby, všetky efektívnejšie ako ostatné.
V závislosti od typu plánovanej online akcie a súvisiacich cieľov bude vhodné použiť tento alebo ten vzorec. Medzi najpoužívanejšie akcie nájdeme najmä:
- konferenčné hovory : telefonáty viac ako 2 ľuďom
- webinárov : online konferencie, podcasty
- virtuálne veľtrhy : interaktívne online výstavy
- workshopy : workshopy na konkrétnu tému
- Moocs : online kurzy / školenia
- rozhovory : diskusie na konkrétne témy
- vzdialené stretnutia : stretnutia s niektorými alebo so všetkými geograficky rozptýlenými účastníkmi
Ako zorganizovať virtuálnu akciu?
Stručne je tu predstavená udalosť.
Príprava na akciu
Celkovo, bez ohľadu na typ virtuálnej udalosti, organizácia bude mať nasledujúcu štruktúru:
- Definícia cieľov : očakávania, očakávané prínosy atď.
- Plánovanie : dátum, čas, trvanie
- Artikulácia / štruktúrovanie : spôsoby, štruktúra udalosti, riešená téma, zdieľané dokumenty atď.
- Propagácia : pozvánka alebo špecializovaná webová stránka / stránka, popis udalosti, vhodná komunikácia,
- Pripomeňme si : niekoľko dní pred príslušnou udalosťou, potom 1 hodinu pred pripomenutím odkazov na prepojenie, identifikátorov a potrebných dokumentov, ak sú k dispozícii …
- Založenie a priebeh akcie,
- Vďaka a prípadné zaslanie správy, odpovedí na položené otázky, podporných dokumentov a zhrnutia - niekedy aj úplného videa - z akcie.
- Rozbor : čo fungovalo, aké ťažkosti sa vyskytli, čo sa páčilo, čo je možné zlepšiť atď.
Rôzne virtuálne akcie
Telefonické stretnutie s niekoľkými
Konferenčné hovory nie sú novinkou. Mnoho ľudí ich pravidelne používa v podnikaní.
- Určte riešenú tému, ciele diskusie a rôzne body, ktorými sa chcete zaoberať.
- Vyberte si správnu podporu.
- Definujte dátum a čas volania.
- Vyberte si tiché miesto vhodné pre konferenčný hovor.
- Kontaktujte účastníkov, poďakujte im za ich prítomnosť, uveďte tému, o ktorej sa má diskutovať, zvolenú metodiku, ako aj ciele výzvy, pripomenúť pravidlá dobrého priebehu konferenčného hovoru.
- Diskusiu vedzte tak, aby nerušila reč ostatných (hluk okolia, atď.) Keď nehovoríte, odporúča sa použiť tlačidlo „Stlmiť“, aby ste ostatných nerušili hlukom reproduktora. ' príklad).
- Ukončite hovor poďakovaním všetkým účastníkom.
- Pošlite presnú správu o diskusiách všetkým účastníkom a prípadne dotknutým tretím stranám.
Webináre
Webináre sú skvelými nástrojmi pre podnikanie. Umožňujú masívnu komunikáciu, propagáciu odborných znalostí, nového produktu / služby atď.
Všetci účastníci musia byť vybavení primeraným hardvérom a softvérom, aby mohli sledovať konferenciu v ponúkanom formáte (môže byť potrebný mikrofón, reproduktory, náhlavná súprava, webová kamera) a využívať dostatočne vysokú rýchlosť.
- Definujte ciele a vyberte tému a prezentáciu, ktoré pravdepodobne zaujmú cieľové publikum.
- Naplánujte si dátum, čas, trvanie.
- Pošlite pozvánku na registráciu na webinár.
- Pošlite pripomenutie 1 hodinu pred online konferenciou všetkým registrujúcim a zadajte spôsoby pripojenia.
- Spustite webinár: vitajte, prezentácia obsahu (animácia musí byť dostatočne dynamická a interaktívna, aby nikoho nestratila).
- Povzbudzujte účastníkov, aby sa … zúčastňovali (reagovali, vyjadrili svoj názor, položili im otázky …).
- Odpovedajte na otázky v stanovenej lehote. Pozvite účastníkov s ďalšími otázkami, aby im ich poslali e -mailom.
- Zavrieť a poďakovať
- Odošlite zhrnutie webinára a / alebo odkaz na opätovné sledovanie konferencie.
Podcasty
Podcast je dôležitým prvkom stratégie digitálnej komunikácie. Umožňuje spoločnosti zaoberať sa predmetom súvisiacim s jej činnosťou, s cieľom zviditeľniť sa a pracovať na svojom imidži s veľkým panelom potenciálnych zákazníkov.
Podcast môže predložiť jedna osoba, odborník vo svojom odbore a hovoriť na túto tému sám, alebo tiež integrovať rôznych odborníkov zhromaždených okolo hostiteľa.
- Definujte ciele podcastu a riešenú tému
- Získajte informácie o tejto téme, prípadne vyhľadajte odborníkov, ktorí môžu zasiahnuť
- Nakreslite presný plán a / alebo scenár
- Nahrajte podcast: v prípade potreby spojte rôzne zainteresované strany, dbajte o fyzický vzhľad a neverbálny jazyk
- Vytvorte podcast (úprava, prezentačný text, nahrávanie atď.)
- Pripravte si propagáciu a distribuujte ju (e -mail, web, intranet, sociálne siete atď.)
Vzdialené stretnutie
Toto je bežná prax v mnohých spoločnostiach. Keď máme niektorých - ak nie všetkých - spolupracovníkov, ktorí pracujú z domu na diaľku alebo na cestách alebo pravidelne na cestách, sú nevyhnutní na to, aby sa všetci spojili.
Stretnutie sa môže uskutočniť iba prostredníctvom zvuku alebo videa. Fotoaparát však môže byť pre niekoho brzdou: hanblivosť, neochota odhaliť svoje osobné prostredie alebo jednoducho nedostatočné internetové pripojenie.
Celkovo sú tieto virtuálne stretnutia organizované nasledovne:
- Príprava : plánovanie, definícia programu a obsahu, príprava rôznych potrebných dokumentov, odoslanie pozvánok a spôsobov atď.
- Uskutočnenie schôdze : vo videu - s možnosťou pre účastníkov, ktorí chcú nahradiť svoj obrázok avatarom - alebo iba vo zvuku. Animáciu je potrebné zapnúť proti prúdu. Úlohou je udržať pozornosť každého od začiatku do konca, umožniť každému vyjadriť sa a počúvať ostatných, primerane si vyhradiť rečnícky čas …
- Rozbor a sledovanie : odošlite účastníkom správu o stretnutí, uveďte zoznam pozitívnych bodov a zlepšite sa v procese vzdialeného stretnutia.
Dielňa
Online workshopy sú na vzostupe už niekoľko rokov. Združujú určitý počet ľudí okolo konkrétneho predmetu. Vymieňajú sa tam názory, nápady, návrhy a riešenia. Keď sa spolupracovníci tímu ocitnú geograficky rozptýlení, môže byť vhodné, aby manažér zorganizoval online workshop. Aby boli tieto momenty vzdialenej interakcie úspešné, vyžadujú bystrú organizáciu.
- Definujte cieľ workshopu (naučiť novú zručnosť, experimentovať s novým spôsobom uľahčenia schôdzok, prehĺbiť konkrétnu tému alebo akúkoľvek zručnosť …), dôvody jeho uskutočnenia a cieľ, na ktorý bude zameraný.
- Určte obsah workshopu, plán prezentácie a vyberte účastníkov (minimálna úroveň znalostí, sektor činnosti, atď.).
- Definujte priebeh workshopu (vítanie, úvod, preberané témy, pravidlá interakcie, trvanie rôznych fáz atď.).
- Pripravte si všetky zdroje (analýzy, štúdie, rôzne údaje, kurzy, definície atď.).
- Vyberte nástroje, ktoré budú zdieľať a používať všetci účastníci.
- Prakticky spojte rôznych účastníkov workshopu.
- Určte úlohu každého z nich, ciele a úlohy, termíny a metodiky.
- Workshop dynamicky animujte, aby ste udržali spojenie aj napriek vzdialenosti a udržali pozornosť a účasť všetkých členov skupiny.
Mooc
Cieľom tu je dať online jeden alebo viac kurzov alebo školení, ktoré môžu účastníci / predplatitelia sledovať svojim vlastným tempom. Príprava takejto akcie vyžaduje určitý čas, ako aj rôzne a rozmanité zručnosti.
- Vytvorte multidisciplinárny projektový tím s rôznymi zručnosťami (odborníci v tomto odbore, multimediálni dizajnéri, grafici, IT špecialisti, marketing atď.
- Definujte svoj cieľ
- Určte, čo je cieľom MOV: učiť, informovať
- Vytvorte hlavné riadky obsahu
- Definujte technológie a nástroje, ktoré sa budú používať
- Navrhnite obsah: obsah a formu, zdroje, videá, cvičenia, domácu úlohu, rôzne návody
- Dizajnové komunikačné médiá: tlač, intranet, sociálne siete, webové stránky, pošta, digitálny marketing atď.
- Otestujte Mooc s malým personálom a opravte všetky chyby a rôzne poruchy, skontrolujte, či všetky dostupné zdroje správne fungujú atď.
- Propagujte Mooc
- Spustite Mooc
Na tento súbor sa odkazuje: Vzdialená schôdza: od plánovania po online rozhovor.
