Definícia EDM
Je to softvérové riešenie na správu životného cyklu elektronického dokumentu. Od jeho vytvorenia, uloženia, zdieľania až po archiváciu alebo prípadné zničenie. Tieto riešenia sa netýkajú iba veľkých spoločností. Malé a stredné podniky majú tiež záujem využiť výhody plynúce z tohto softvéru.
Výhody
prístup k informáciám bez ohľadu na použitý terminál a niekoľkými súčasnými užívateľmi
správa verzií so schopnosťou sledovať zmeny
drastické zníženie objemu úložiska papierové dokumenty
jednoduchosť a rýchlosť nájdenia dokumentu
prepojenie dokumentárneho systému s inými obchodnými nástrojmi alebo pracovným tokom
znížené riziko straty dôležitá informácia
súlad s požiadavkami systémov kvality
posilnenie kontroly citlivých informácií
jednoduchosť riadenia a zvládnutie prístupové práva
EDM celkovo zlepšuje efektivitu organizácie a kontrolu dokumentov počas ich používania v spoločnosti.
Limity
Veľmi nákladná implementácia v oblasti investícií do hardvéru a softvéru, ako aj v digitalizácii existujúcich papierových publikácií.
Úspech ktorý môže prejsť iba skutočnou transformáciou organizácie, prijatie zmeny za úplne nové postupy voči starým návykom.
Hlavné funkcie EDM
Vytváranie a zachytávanie dokumentov
V systéme sú možné 3 položky:
natívne digitálne dokumenty, napríklad formulár na webovej stránke
papierové dokumenty že na ich konverziu do elektronických súborov bude potrebné skenovanie
priame výtvory v softvéri EDM.
Pokiaľ ide o dokumenty dematerializované podľa povahy, dôležitým bodom je schopnosť integrovať najrozmanitejšie formáty: e -mail, Word, Excel, jpeg atď.
Indexácia
Keď dokumentačná základňa dosiahne tisíce záznamov, výskum sa stane komplexným. Na uľahčenie prístupu k údajom, Softvér EDM indexuje dokumenty, aby uľahčil a urýchlil výskum.
Indexovanie je možné vykonať na samotnom obsahu, z metadát (slová popisujúce dokument: názov, autor atď.) Alebo kľúčových slov vyplývajúcich z kategorizácie (taxonómie).
Skladovanie
Základná funkcia riešení so silnými výzvami z hľadiska kapacita úložného systému uchovávať iba nespočetné množstvo dokumentov jeho spoľahlivosť v priebehu času pričom umožňuje rýchly prístup, kompatibilný s obchodnými obmedzeniami.
Šírenie a konzultácie
Zdielať dokumenty od viacerých používateľov, upraviť, z obdržať v konkrétnom čase v danom procese pre a akcie plánované.
Obvykle sú viditeľné z rôznych terminálov : stolný počítač, tablet, smartphone …
Pravidlá správa práv definujte, čo môže každý robiť: čítať, upravovať atď.
Kontrola verzií umožňuje sledovanie informácií a ich postupné aktualizácie.
Správny dokument pre správnu osobu v správnom čase
Archivácia a vymazanie
Na konci života dovoľte uchovávanie dokumentov alebo ich zničenie podľa priložených riadiacich pravidiel.
Zabezpečenie
Zaistite bezpečnosť citlivých informácií a všeobecnejšie zálohovanie systémových údajov.
Implementácia
Nezabudnite, že ide o plnohodnotný projekt. Nestačí nasadiť softvérové riešenie EDM, aby bol projekt korunovaný úspechom. Zamestnanci musia byť zapojený veľmi skoro do procesu a plán riadenia zmien by mali byť zavedené čo najskôr. Pracovné postupy a návyky sa skutočne zmenia. Niektoré úlohy zmiznú v prospech nových, zmien, ktoré sú vždy zdrojom stresu …
