Ako napísať funkčnú špecifikáciu? Rady a osvedčené postupy

V oblasti IT projektov platí príslovie „ odpad dnu odpad von (GIGO) vyjadruje skutočnosť, že chybné vstupné údaje budú vždy prinášať chybné výsledky. V projektovom manažmente je to to isté: je malá pravdepodobnosť, že pôvodne zle navrhnutý projekt povedie k výsledkom, ktoré splnia očakávania.

Zhrnutie

  • Aké sú funkčné špecifikácie?
  • CCF, na čo?
  • Ako napísať funkčnú špecifikáciu?

Aké sú funkčné špecifikácie?

Funkčná špecifikácia (CCF) je dokument, ktorý podrobným a štruktúrovaným spôsobom predstavuje očakávania projektu (služby, produkt) a jeho obmedzenia (technické, manažérske, kontextové). V zásade ide o výstup, ktorý sankcionuje koniec fázy spustenia projektu.

CCF je v centre výmeny medzi majiteľom projektu (MOA) a dodávateľom alebo poskytovateľom služieb. Po validácii predstavuje referenciu, ktorá umožňuje v celom projekte zaručiť zhodu obsahu projektu s pôvodnými očakávaniami.

CCF, na čo?

  1. Formalizujte potreby v zhode s majiteľom projektu

    Vývoj notebooku predstavuje vrchol fázy vecnej definície projektu.

    Je výsledkom štruktúrovaného dialógu medzi vlastníkom projektu a dodávateľom (dodávateľmi) alebo pomoci pri riadení projektu (AMOA), ktorý umožňuje spoločné chápanie potreby stanoviť v zmysle, ktorý zdieľajú všetci. CCF môže preto vyplývať z ďalších procesov, ktoré sa majú zaviesť pred dodávkou:

    • Štúdia príležitosti : existuje potreba?
    • Štúdie uskutočniteľnosti : je môj projekt ekonomicky / technicky životaschopný?
    • Funkčná analýza potreby : je zásadný pre návrh CCF, pretože mu poskytne kľúčové prvky: stanoviská rôznych strán, ktorých sa projekt týka (koncoví užívatelia, príbuzní aktéri atď.), trvanie výrobku a jeho životný cyklus a očakávané výsledky (bez uvedenia spôsobov, ako to dosiahnuť)
    • Hodnotová analýza : pridáva k funkčnej analýze vyhodnotenie a priori riešení a ich nákladov s cieľom lepšie uprednostniť počiatočné potreby.
  2. Nastavte rámec pre dodávateľa

    Každý dodávateľ bude tvárou v tvár danému problému v pokušení ponúknuť riešenie „na kľúč“, ktoré nebude riešiť konkrétne aspekty vášho projektu.

    CCF by preto mal jasne uvádzať funkčné špecifikácie, očakávanú kvalitu, termíny a rozpočet. Dodávateľom by však mala byť poskytnutá dostatočná dýchacia miestnosť, aby mohli ťažiť zo svojej schopnosti inovovať a originálne nápady.

  3. Porovnajte návrhy

    Tento rozmer je zásadný v kontexte výzvy na predloženie ponúk, ak je CCF súčasťou trhu. Potom bude možné navrhnúť hodnotiace kritériá, ktoré budú musieť dodávatelia zohľadniť, aby navrhli najkonkurencieschopnejšie riešenie; tieto kritériá je možné spojiť do hodnotiacej tabuľky, ktorá sa použije na celkové hodnotenie respondentov.

  4. Uľahčite záverečné hodnotenie

    Formalizácia funkčných potrieb prostredníctvom CCF umožňuje na konci projektu porovnať počiatočné očakávania s výsledkami získanými na objektívnom základe, a nie na základe jednoduchých „pocitov“ zamestnancov alebo finančných ukazovateľov. Uľahčuje najmä ukončenie projektu.

Ako napísať funkčnú špecifikáciu?

Na formulári

Aby boli funkčné špecifikácie funkčné, musia byť tieto:

  • Stručný : uprednostňujte krátke vety a jednoduché odbočky. Užitočným spôsobom, ako to urobiť, je nastaviť počet znakov alebo slov.
  • Jednoduché : Odborné výrazy používajte iba vtedy, ak je to nevyhnutné, používajte slová bez jednoznačnosti alebo úsudku. Musí byť jasne preukázaný záujem projektu (technický, organizačný, finančný).
  • Organizovaný : dokument musí byť štruktúrovaný podľa plánu (pozri nižšie) s vyváženými časťami.

Na pozadí

Rámec projektu

Toto je časť spoločná pre všetky projekty, ktorá by mala každému dodávateľovi umožniť nájsť základné prvky pre celkovú víziu vyjadrenej potreby. Táto časť obsahuje:

  • Kontext : proces identifikácie potreby, prostredia produktu / služby (ľudia, vybavenie, regulácia atď.);
  • Cieľ : aká úroveň služby sa očakáva, za aké finančné výsledky a aké kritériá kvality (napríklad cieľová miera spokojnosti zákazníkov);
  • Obvod : dotknutí aktéri (interne, externe, ktorí používatelia atď.), geografický rozsah, ak je k dispozícii.

Funkčné kritériá a hodnotenie

Poradie nasledujúcich častí môže závisieť jednak od štruktúry vášho projektu (počet hlavných funkcií a čiastkových funkcií, prepojenia medzi nimi), ale aj od trhu, na ktorý sa hodí, ak ide o výzvu na predloženie ponúk s komponentmi, ktoré vyžadujú niekoľko obchodov - v takom prípade môže byť potrebný prídel.

Štruktúrovanie CCF sa potom ukazuje ako cenný postup pri zaistení toho, že rôzne ponuky budú navzájom porovnateľné a že konečný produkt bude možné relevantne vyhodnotiť na konci projektu v porovnaní s vyjadrením počiatočnej potreby. . V každom prípade musí váš CCF obsahovať nasledujúce tri časti:

  • Popíšte potreby: funkčné špecifikácie

    Existuje mnoho spôsobov, ako vykonávať toto cvičenie: rohatá zver, diagram chobotnice … Bez ohľadu na to, ktorý z nich si vyberiete, jednoducho ide o to, zapísať si, čo musí konečný produkt „urobiť“, aby splnil uvedené potreby.

    Toto je účel funkčných špecifikácií: sú rozdelené na hlavné funkcie (ktoré spĺňajú potrebu), samotné sú rozdelené na podfunkcie (akcie, ktoré spĺňajú časť potreby). Napríklad pre cestovný porovnávač by hlavnou funkciou bolo „ porovnajte niekoľko ponúk leteckých spoločností ", A podfunkcie" zadajte cieľ », « zadajte rozvrh », « stanoviť cenový limit "Atď.

  • Rozpočtový balík a zdroje

    Pri každej hlavnej funkcii pôjde o definovanie očakávanej mobilizácie zdrojov (počet pracovných dní, rozpočet).

  • Termíny a výstupy

    Toto má naznačovať predpokladaný dátum ukončenia projektu s uvedením:

    • medziprodukty, ak sú k dispozícii,
    • termíny validácie MOA a pokuty, ak sú k dispozícii.

K CCF môže byť priložený orientačný harmonogram, ak už bol formalizovaný.

Na to, aby ho všetky zainteresované strany pochopili, je potrebná určitá formalita. Ciele sú jasne definované.

wave wave wave wave wave