V oblasti IT projektov platí príslovie „ odpad dnu odpad von (GIGO) vyjadruje skutočnosť, že chybné vstupné údaje budú vždy prinášať chybné výsledky. V projektovom manažmente je to to isté: je malá pravdepodobnosť, že pôvodne zle navrhnutý projekt povedie k výsledkom, ktoré splnia očakávania.
Zhrnutie
- Aké sú funkčné špecifikácie?
- CCF, na čo?
- Ako napísať funkčnú špecifikáciu?
Aké sú funkčné špecifikácie?
Funkčná špecifikácia (CCF) je dokument, ktorý podrobným a štruktúrovaným spôsobom predstavuje očakávania projektu (služby, produkt) a jeho obmedzenia (technické, manažérske, kontextové). V zásade ide o výstup, ktorý sankcionuje koniec fázy spustenia projektu.
CCF je v centre výmeny medzi majiteľom projektu (MOA) a dodávateľom alebo poskytovateľom služieb. Po validácii predstavuje referenciu, ktorá umožňuje v celom projekte zaručiť zhodu obsahu projektu s pôvodnými očakávaniami.
CCF, na čo?
-
Formalizujte potreby v zhode s majiteľom projektu
Vývoj notebooku predstavuje vrchol fázy vecnej definície projektu.
Je výsledkom štruktúrovaného dialógu medzi vlastníkom projektu a dodávateľom (dodávateľmi) alebo pomoci pri riadení projektu (AMOA), ktorý umožňuje spoločné chápanie potreby stanoviť v zmysle, ktorý zdieľajú všetci. CCF môže preto vyplývať z ďalších procesov, ktoré sa majú zaviesť pred dodávkou:
- Štúdia príležitosti : existuje potreba?
- Štúdie uskutočniteľnosti : je môj projekt ekonomicky / technicky životaschopný?
- Funkčná analýza potreby : je zásadný pre návrh CCF, pretože mu poskytne kľúčové prvky: stanoviská rôznych strán, ktorých sa projekt týka (koncoví užívatelia, príbuzní aktéri atď.), trvanie výrobku a jeho životný cyklus a očakávané výsledky (bez uvedenia spôsobov, ako to dosiahnuť)
- Hodnotová analýza : pridáva k funkčnej analýze vyhodnotenie a priori riešení a ich nákladov s cieľom lepšie uprednostniť počiatočné potreby.
-
Nastavte rámec pre dodávateľa
Každý dodávateľ bude tvárou v tvár danému problému v pokušení ponúknuť riešenie „na kľúč“, ktoré nebude riešiť konkrétne aspekty vášho projektu.
CCF by preto mal jasne uvádzať funkčné špecifikácie, očakávanú kvalitu, termíny a rozpočet. Dodávateľom by však mala byť poskytnutá dostatočná dýchacia miestnosť, aby mohli ťažiť zo svojej schopnosti inovovať a originálne nápady.
-
Porovnajte návrhy
Tento rozmer je zásadný v kontexte výzvy na predloženie ponúk, ak je CCF súčasťou trhu. Potom bude možné navrhnúť hodnotiace kritériá, ktoré budú musieť dodávatelia zohľadniť, aby navrhli najkonkurencieschopnejšie riešenie; tieto kritériá je možné spojiť do hodnotiacej tabuľky, ktorá sa použije na celkové hodnotenie respondentov.
-
Uľahčite záverečné hodnotenie
Formalizácia funkčných potrieb prostredníctvom CCF umožňuje na konci projektu porovnať počiatočné očakávania s výsledkami získanými na objektívnom základe, a nie na základe jednoduchých „pocitov“ zamestnancov alebo finančných ukazovateľov. Uľahčuje najmä ukončenie projektu.
Ako napísať funkčnú špecifikáciu?
Na formulári
Aby boli funkčné špecifikácie funkčné, musia byť tieto:
- Stručný : uprednostňujte krátke vety a jednoduché odbočky. Užitočným spôsobom, ako to urobiť, je nastaviť počet znakov alebo slov.
- Jednoduché : Odborné výrazy používajte iba vtedy, ak je to nevyhnutné, používajte slová bez jednoznačnosti alebo úsudku. Musí byť jasne preukázaný záujem projektu (technický, organizačný, finančný).
- Organizovaný : dokument musí byť štruktúrovaný podľa plánu (pozri nižšie) s vyváženými časťami.
Na pozadí
Rámec projektu
Toto je časť spoločná pre všetky projekty, ktorá by mala každému dodávateľovi umožniť nájsť základné prvky pre celkovú víziu vyjadrenej potreby. Táto časť obsahuje:
- Kontext : proces identifikácie potreby, prostredia produktu / služby (ľudia, vybavenie, regulácia atď.);
- Cieľ : aká úroveň služby sa očakáva, za aké finančné výsledky a aké kritériá kvality (napríklad cieľová miera spokojnosti zákazníkov);
- Obvod : dotknutí aktéri (interne, externe, ktorí používatelia atď.), geografický rozsah, ak je k dispozícii.
Funkčné kritériá a hodnotenie
Poradie nasledujúcich častí môže závisieť jednak od štruktúry vášho projektu (počet hlavných funkcií a čiastkových funkcií, prepojenia medzi nimi), ale aj od trhu, na ktorý sa hodí, ak ide o výzvu na predloženie ponúk s komponentmi, ktoré vyžadujú niekoľko obchodov - v takom prípade môže byť potrebný prídel.
Štruktúrovanie CCF sa potom ukazuje ako cenný postup pri zaistení toho, že rôzne ponuky budú navzájom porovnateľné a že konečný produkt bude možné relevantne vyhodnotiť na konci projektu v porovnaní s vyjadrením počiatočnej potreby. . V každom prípade musí váš CCF obsahovať nasledujúce tri časti:
- Popíšte potreby: funkčné špecifikácie
Existuje mnoho spôsobov, ako vykonávať toto cvičenie: rohatá zver, diagram chobotnice … Bez ohľadu na to, ktorý z nich si vyberiete, jednoducho ide o to, zapísať si, čo musí konečný produkt „urobiť“, aby splnil uvedené potreby.
Toto je účel funkčných špecifikácií: sú rozdelené na hlavné funkcie (ktoré spĺňajú potrebu), samotné sú rozdelené na podfunkcie (akcie, ktoré spĺňajú časť potreby). Napríklad pre cestovný porovnávač by hlavnou funkciou bolo „ porovnajte niekoľko ponúk leteckých spoločností ", A podfunkcie" zadajte cieľ », « zadajte rozvrh », « stanoviť cenový limit "Atď.
- Rozpočtový balík a zdroje
Pri každej hlavnej funkcii pôjde o definovanie očakávanej mobilizácie zdrojov (počet pracovných dní, rozpočet).
- Termíny a výstupy
Toto má naznačovať predpokladaný dátum ukončenia projektu s uvedením:
- medziprodukty, ak sú k dispozícii,
- termíny validácie MOA a pokuty, ak sú k dispozícii.
K CCF môže byť priložený orientačný harmonogram, ak už bol formalizovaný.
Na to, aby ho všetky zainteresované strany pochopili, je potrebná určitá formalita. Ciele sú jasne definované.