Ako manažér, stretnutie je umenie, ktorému nemôžete uniknúť . Vedenie tímu si skutočne vyžaduje viac -menej pravidelné výmeny s vašimi zamestnancami. Výmeny, ktoré sa okrem iného uskutočňujú organizovaním a riadením viac -menej formálnych pracovných stretnutí. Toto je základ efektívnej manažérskej komunikácie, pilier kolektívnej inteligencie.
Okrem toho sú diskusie s vašimi rôznymi odbornými kontaktmi, najmä v kontexte projektového riadenia, nevyhnutné na dosiahnutie stanovených cieľov a dokončenie projektu.
Aby ste mohli efektívne viesť obchodné stretnutie, musíte ovládať animačné techniky a poznať rôzne nástroje K dispozícii.
Rýchla navigácia
- Príprava na stretnutie
- Výber správneho formátu obchodného stretnutia
- Vyberte si správny štýl animácie
- Štruktúrujte stretnutie
- Nástroje a metódy užitočné pri vedení schôdze
- Rôzne fázy stretnutia
Pripravte sa na pracovné stretnutie
Bez ohľadu na kontext, v ktorom organizujete svoje pracovné stretnutie, cieľ stretnutia, ako aj pozvaní ľudia, dôsledná príprava je zásadná pre jeho úspech. Okrem toho to zabezpečí zvýšenú účinnosť.
Stanovenie cieľov, výber účastníkov, zostavovanie užitočných dokumentov … Je dôležité zaistiť, aby bolo všetko pripravené, keď príde čas, aby sa maximalizovala individuálna a kolektívna produktivita.
Na veľký deň je potrebné očakávať niekoľko kontrol na poslednú chvíľu, najmä pokiaľ ide o dostupné vybavenie (správne fungovanie rôznych zariadení, ktoré sa budú používať - spätný projektor, internetové pripojenie atď.).
Ak máte sklony k tréme a / alebo vám rozprávanie na verejnosti veľmi nevyhovuje, naučte sa získať sebadôveru a skrotiť svoje obavy, aby ste ich transformovali na pozitívnu energiu.
Budete tak môcť pokojne porozumieť priebehu schôdze.
Vyberte si správny formát schôdze
Definujte formát, ktorý chcete použiť na schôdzu. V závislosti od riešenej témy, očakávaných cieľov a kontextu, v ktorom budete toto stretnutie riadiť, sú možné rôzne typy stretnutí:
- informačné stretnutie : prenášate správu (e) svojmu publiku, ktoré ho prijíma „pasívnym“ spôsobom.
- hodnotiaca schôdza : formálne stretnutie, ktoré sa často nachádza v kontexte projektového manažmentu, počas ktorého sa všetci ľudia, ktorých sa predmet / projekt týka, aktívne zúčastňujú, aby zhodnotili priebeh vecí.
- výmenné stretnutie : všetci účastníci aktívne diskutujú o danej téme.
- stretnutie pri riešení problémov : Cieľom je jednoznačne odblokovať zaseknutú situáciu, nájsť riešenie dysfunkcie, zvládnuť konflikt …
- rozhodovacie stretnutie : spojíte rôznych aktérov, aby ste schválili rozhodnutie o konkrétnej záležitosti.
Vyberte štýl animácie
Rozhodnite sa pre energickú a prispôsobenú animáciu. Je dôležité vytvoriť určitú skupinovú dynamiku pre zvýšenie produktivity a efektivity. Pokiaľ ide o animáciu, sú možné rôzne polohy, medzi nimi:
- facilitátor : účastníci si voľne vymieňajú pod diskrétnou kontrolou facilitátora.
- koordinátor : protagonisti diskutujú o konkrétnej téme, sprostredkovateľ štruktúruje výmeny a diskusie.
- smernice : pre účastníkov zostáva málo miesta.
Zistite viac o uľahčovaní schôdzí.
Ak vaše publikum javí známky vypadnutia, niektorí účastníci sa nadmerne pohybujú, zívajú vranám, sú neteční, že sa zdá, že iní stále nespia … Reagovať! Pred stratou pozornosti všetkých naštartujte stretnutie energiou!
Štruktúrujte pracovné stretnutie
Po nastavení formátu a typu animácie je načase navrhnúť samotné stretnutie:
- Jasne definujte predmet a ciele tohto pracovného stretnutia
- Vytvorte zoznam ľudí, ktorí budú musieť byť prítomní (spolupracovníci, externí rečníci atď.)
- Nastavte vhodné miesto, dátum a čas
- Napíšte program
- Nastavte trvanie (dbajte na to, aby ste udržali malú rezervu)
- Pozvite účastníkov zadaním formátu stretnutia, ako aj úlohy každého z nich a očakávaných cieľov
Niektoré metódy a nástroje na efektívne riadenie schôdze
Metód a nástrojov je veľa, ako efektívne viesť rozhovor a dosiahnuť požadované výsledky. Môžeme však uviesť niekoľko:
- Pechakucha: na efektívnu prezentáciu presne za 6 minút a 40 sekúnd,
- 6 klobúkov na premýšľanie: kreativita a efektivita sa zlepšili skúmaním 6 spôsobov myslenia.
- Ishikawov diagram: účinný pri riešení problémov,
- Stand-up: stále schôdze pre väčšiu efektivitu,
- Brainstorming alebo jeho opak, reverzné brainstorming: brainstorming je účinná páka na zamyslenie v kontexte riešenia problémov alebo inovácií
Získajte viac informácií o nástrojoch a metódach užitočných pri vedení schôdzí.
Uskutočnite obchodné stretnutie
Hlavné fázy odborného stretnutia sú tieto:
Úvod
Myslite na efektivitu od samého začiatku stretnutia. Je dôležité:
- začať včas,
- pozdravte všetkých účastníkov a poďakujte im za ich prítomnosť a presnosť,
- choďte okolo stola, aby sa každý mohol v prípade potreby predstaviť,
- pripomenúť kontext stretnutia, program, očakávané ciele,
- pripomenúť úlohu každého z účastníkov, ako aj prevádzkové pravidlá, najmä čas vyhradený na stretnutie,
- vymenovať možného spravodajcu.
Fáza výroby
Potom príde čas na samotnú prácu. Ako sprostredkovateľ je vašou úlohou uistite sa, že stretnutie prebieha hladko a efektívne. Postupujete nasledovne:
- začnite debaty,
- zarámujte diskusie a dbajte na to, aby sa predmety nešmýkali,
- zabezpečiť, aby každý mohol hovoriť, a aby boli rečnícke časy rozdelené spravodlivo,
- predvídať možné konflikty,
- uistite sa, že myslenie sa pohybuje správnym smerom a správnym tempom.
Získajte viac informácií o úlohe vedúceho schôdze.
Záver
Diskusie ukončíte pomocou zhrnutie toho, čo bolo povedané, a pripomenutie prijatých rozhodnutí. Tento krok je dôležitý, pretože vám umožní uzamknúť vykonanú prácu, aby ste mohli konať.
Po stretnutí tiež zaistíte formalizácia správy zo schôdze spravodajca na základe informácií zhromaždených počas diskusií a ich šírenia všetkým účastníkom a ďalším zainteresovaným stranám.
Zakázať opätovné stretnutie !!
Dobre sa pripravte na schôdze, upozornite účastníkov, že je nevyhnutné, aby ste si pred dňom D prečítali priložené dokumenty, stanovili si jasné ciele atď. vyhýba sa sterilným stretnutiam!
