Ako zorganizovať, aby ste ušetrili čas? Tu je zaujímavý nástroj: metóda GTD, ktorá bola vytvorená na zvýšenie osobnej produktivity prostredníctvom lepšej organizácie. Zoznámte sa s 5 rôznymi fázami metódy „Getting Things Done“, aby ste dosiahli excelentnosť vo svojej osobnej efektivite: zbierajte, spracovávajte, organizujte, revidujte a konajte. Nástroj, ktorý vyžaduje prísnosť a vytrvalosť, ale ktorého účinnosť je osvedčená.
Prezentácia metódy Getting Things Done
Vymyslel ho v roku 2001 David Allen , Americký konzultant manažmentu a špecialista na produktivitu, metodika GTD - „Getting Things Done“ (čo by sa dalo preložiť ako „umenie dotiahnuť veci do konca“, francúzsky) - vďačí za svoj úspech v chápaní a osvojovaní si samotných princípov metódy než v zariadeniach používaných na jeho implementáciu.
Skutočne to nie je nástroj, ktorý použijete, ktorý vám umožní optimalizovať vašu osobnú organizáciu, ale skutočnosť, že integrujete všetky prvky tvoriace tento proces, vrátane - a možno predovšetkým - tých, ktoré sa vám môžu zdať úplne nadbytočné. najprv.
Vytrvalosť, ako často pri osobnom rozvoji, je tajomstvom úspechu.
Výhody a obmedzenia GTD
Pokiaľ ide o manažment času, Getting Things Done má svojich fanúšikov aj odporcov. Ak sa vám prvý krok môže zdať namáhavý a vyžaduje si relatívne dlhé časové obdobie, tento veľmi konkrétny nástroj vám v konečnom dôsledku umožní ušetriť čas vo vašom profesionálnom, ale aj osobnom čase tým, že budete lepšie organizovaný a tým aj produktívnejší.
Zaujímavosť tejto metodiky
Nepochybným záujmom Getting Things Done je nepochybne jednoduchosť jeho implementácie, prístupná pre všetkých. Pretože ak sa niekto rozhodne pre špecializovaný softvér, je celkom možné, že sa uspokojí so súborom programu Excel alebo jednoduchým diárom.
Obmedzenia metódy
Hlavnou ťažkosťou GTD je podarí sa toho držať . Zahltení naliehavými úlohami a zachytení v každodennom živote sa čím ďalej tým menej riadime predpismi stanovenými organizačnými schémami, ako je navrhovaná touto metódou. Nakoniec to úplne vzdať.
Vybavovanie vecí v 5 krokoch
Zbierať
Ideš zostavte vyčerpávajúci zoznam úloh ktoré musíte dosiahnuť bez toho, aby ste sa pokúšali uprednostňovať alebo kategorizovať. Zapisujte si všetko, čo vás napadne.
Cieľom je oslobodiť vašu myseľ od váhy všetkého, čo musíte urobiť a udržať si v zátylku, ale tiež, aby ste mali, pokiaľ je to možné, iba jedno miesto na zbieranie.
Za týmto účelom zoskupte všetky svoje poznámky, poznámky post-it, denníky (elektronické alebo nie), poznámky, dokumenty, listy, pozvánky … Potom všetky tieto prvky uveďte na médium, ktoré si vyberiete (papier, počítač). Všetky úlohy, ktoré musíte splniť, sú teraz na jednom mieste, či už ide o súbor programu Word, Excel alebo iný súbor, váš plánovač alebo jednoduchý list papiera (o ktorý samozrejme neprídete).
Na liečbu
Hneď ako budú uvedené všetky čakajúce úlohy, „objasníte ich“: položte si otázku „Mám v súvislosti s touto úlohou vykonať nejakú akciu?“, „Je to priorita?“. 2 možné možnosti:
- Nie : prečiarknite uvedenú úlohu, zahoďte papier, archivujte ho alebo ho dokonca dajte do pohotovostného režimu.
- Áno : 2 scenáre:
- Realizácia úloha trvá menej ako 2 minúty : ihneď vykonajte úlohu,
- realizácia trvá viac ako 2 minúty : urobte ďalší krok: zorganizujte!
Organizovať
Teraz je načase organizovať sled udalostí a vytvoriť akčný plán.
Vyhoďte, archivujte alebo zapnite pohotovostné úlohy, ktoré nevyžadujú žiadnu akciu alebo pri ktorých nie je nič možné (v závislosti od tretej strany, čakania na dokument atď.). Ak úloha nie je časovo náročná (menej ako 2 minúty), urobte to ihneď.
Ak nie, naplánujte a zorganizujte jeho dosiahnutie a sledujte svoje konečné ciele alebo očakávané výsledky:
- odložiť : prokrastinácia je niekedy užitočná. Definujte dátum dokončenia v súlade s vašim pracovným zaťažením a akýmikoľvek stanovenými termínmi,
- delegát : Vyberte si správnu osobu na splnenie úlohy a informujte ju o vstupoch a výstupoch, aby sa úspech vykonal správne a efektívne.
- plán : v prípade potreby orchestrujte v režime projektu s rôznymi čiastkovými úlohami a nastavte pravidelné monitorovanie.
Revidovať
Pravidelné monitorovanie je nevyhnutné pre správne fungovanie metódy. Nestačí to organizovať, musíte sa pravidelne pozerať na priebeh svojich úloh a tiež bilancovať tie, ktoré sú teraz dokončené, prebiehajú (v prípade potreby opravte organizáciu) a samozrejme, že sa objavili nové misie.
Na to môžete podľa svojej profesionálnej agendy a svojho osobného režimu fungovania definovať vhodný okamih, ktorý si v tomto bode vyhradíte. Ideálne na týždennej báze. Mohlo by to byť napríklad na konci týždňa, zbaviť vašu myseľ tejto hmotnosti a užiť si víkend naplno alebo naopak, na začiatku týždňa, aby ste mohli začať pracovný týždeň pravá noha. Niektorí dávajú prednosť dennej registrácii. Je to na vás, je to na každom! Dôležité je tejto fáze pravidelne venovať chvíľu.
Tu si môžete položiť otázky: „Kde sa nachádzam vo svojej organizácii?“ „Je nástroj, ktorý som zaviedol, účinný, alebo musím vykonať určité úpravy alebo dokonca úplne skontrolovať svoju organizáciu a zvoliť inú metódu?“ Cieľom je maximalizovať jeho produktivitu.
Konať
Hlavnou myšlienkou je optimalizovať vašu efektivitu v práci. Ešte raz, spoliehanie sa na osvedčenú metódu bez toho, aby ste zásadne zmenili svoje každodenné fungovanie, odsúdi zážitok na neúspech . Preto je pre vás nevyhnutné konajte podľa možností, ktoré ste si vybrali počas predchádzajúcich krokov.
Na to, aby bolo možné konať, je potrebné vziať do úvahy 4 prvky:
- svoje priority : aké sú dôležité úlohy alebo ktorých termín sa blíži? Ktorá položka má najvyššiu prioritu?
- čas, ktorý máte : máte dostatok času na napísanie tohto e -mailu alebo uskutočnenie tohto telefonátu, ktorý už niekoľko dní prebieha? Aké sú vaše schôdzky na deň? Môžete naplánovať určité úlohy medzi 2 stretnutiami? atď.
- vašu energetickú úroveň : máte dostatočnú motiváciu pre danú úlohu? Ako si unaveny? Aké úlohy ste schopní vykonávať?
- kontext, v ktorom sa nachádzate : dostatočne pokojné prostredie na vypracovanie správy, telefonický kontakt s dodávateľom na vyriešenie určitých podrobností zadanej objednávky, časovo náročný projekt vyžadujúci neustálu dostupnosť atď.
Pochopil by si, Getting Things Done je vytesaný do kameňa. Metódu si musíte prispôsobiť, prispôsobiť ju svojej osobnosti a svojmu fungovaniu. Hlavnou vecou je držať sa osobných cieľov, ktoré ste si stanovili, a byť vo svojej praxi seriózny a pravidelný!
