Čo je to produktívne stretnutie? Fenomény „znovuzjednotenia“ spôsobujú, že všetci strácame veľa času. Buďme teda efektívni! Ako rozoznáte „dobré“ stretnutie? Veľmi jednoduché: každý účastník odchádza s pocitom vykonanej práce: „Dosiahli sme dobrý pokrok“, „Boli sme produktívni“ atď.
Aký je teda recept, aby sa z tohto spoločného stretnutia nestala obyčajná strata času? Odpoveď je potrebné nájsť pri rešpektovaní základov: stretnutie má konkrétny účel. Musí byť poriadne pripravený a naplánovaný. Cieľ musí byť počas diskusií neustále v nedohľadne. Debaty sú organizované a konštruktívne. Rešpektujú definované načasovanie. Nakoniec je záver presný, pokiaľ ide o prijaté rozhodnutia a opatrenia, ktoré je potrebné vykonať.
Konkrétny cieľ
O tom niet pochýb. Všetci účastníci by mali vedieť, prečo tam sú a predovšetkým to, na čo niekedy zabúdame, k čomu by diskusie mali viesť. Zviazaný akčný plán? Vedenie nového produktu? Identifikácia problému? Komunikovať s novou organizáciou? atď.
Mať na pamäti očakávaný výsledok výroby skupiny to umožňuje sústreďte sa na cieľ a z udržať napätie vedúce k držaniu stanoveného cieľa.
Bezkonkurenčná príprava
Všetko začína rozumným výberom darčekov. Ak je účastníkov príliš veľa, diskusie sa môžu zablokovať. Na druhej strane, ak skupina nie je dostatočne veľká, cieľ bude ťažké dosiahnuť.
Hneď ako bude vytvorený zoznam účastníkov, vyhneme sa pozývaniu spolupracovníkov jednoducho tým, že im pošleme program. Od prípravy sú zapojení všetci protagonisti . Koľko stretnutí nikam nevedie z dôvodu nedostatku počiatočnej práce (nedostatočné informácie, neúplné údaje atď.)?
Každý musí prísť dobre pripravený, keď príde deň, s kľúčovými prvkami zásadnými pre začatie diskusií a ich efektivitu ! Nie je čas počas diskusií loviť informácie!
Produktívny proces
Stretnutie je definované časom začiatku a časom ukončenia. Počas tejto doby sú organizované všetky diskusie, aby sa vyriešili všetky body predpokladané počas prípravy.
Rešpektovanie času stráveného v každej fáze je kľúčom k úspechu, aj keď v niektorých prípadoch je užitočné umožniť určitú flexibilitu. Dôležité je sústreďte sa na priority, aby ste sa nestratili v detailoch .
Ďalším bodom je zozbierať uhol pohľadu všetkých prítomných. Zúčastniť sa musí každý. Rozumie sa, že výmeny budú kontrolované, aby nedochádzalo k otráveniu diskusií. Kritika je akceptovaná, ak je konštruktívna a posunie skupinu dopredu.
Profesionálny záver
Každé stretnutie musí byť predmetom, a pokiaľ ide o záver so všetkými účastníkmi, a správa o pokroku, rozhodnutiach a akciách dať do súvislosti s cieľom.
Budú tiež spomenuté nové body a tie, ktoré neboli prerokované. Nič teda nie je stratené, všetko je zaznamenané. Tento záver by mal byť po ktorom nasleduje písomné zhrnutie pre každého účastníka bezprostredne po stretnutí alebo v nasledujúcich dňoch.
Na tento súbor sa odkazuje v: Efektívne organizovať a viesť schôdzu
