Projektoví manažéri sú zvyknutí používať Ganttov diagram na organizáciu a plánovanie úloh, ktoré sa majú vykonať. Tento nástroj nie je komplikovaný na používanie a zostáva veľmi užitočný aj pri malých akciách.
Ak tento prístup nepoznáte, v tejto príručke nájdete základné body jeho použitia a tiež na úplnom konci súboru, konkrétny príklad Ganttovho diagramu.
Čo je to Ganttov diagram a na čo sa používa v projektovom riadení?
Tento nástroj vynašiel Henry Gantt v roku 1910 uľahčuje plánovanie tým, že zobrazuje úlohy projektu pomocou vodorovných pruhov na grafe.
Na aké použitie? Je to veľmi jednoduché. Ako sme videli v úvode, uľahčuje organizáciu, plánovanie a monitorovanie úloh .
Presnejšie povedané, umožňuje:
- zvládnuť postupnosť úloh, najmä keď sa niektoré činnosti vykonávajú súbežne
- poznať konečný termín každého kľúčového kroku
- Nastavte míľniky na overenie krokov
- alokovať a spravovať zdroje (ľudské, rozpočtové, materiálne atď.)
- vizualizovať úlohy, ktoré sa majú vykonať
- monitorovať priebeh projektu a riadiť ho s ohľadom na plánované termíny globálne alebo jednotlivo
- odhadnúť vplyv oneskorenia na dátum ukončenia a ďalšie úlohy
Tento prístup uvoľňuje svoj plný potenciál pre komplexné projekty pozostávajúce z nespočetných vnorených úloh. Napriek tomu zostáva rovnako zaujímavé na použitie pre jednoduchšie projekty.
Ako zostaviť diagram?
Pripravte si údaje v tabuľke pomocou programu Excel alebo ich zadajte priamo do vyhradeného softvéru.
Nasledujú nasledujúce kroky:
-
Definujte úlohy a míľniky projektu
Začnite veľkými krokmi tak, že ich rozdelíte na malé úlohy. Problém je nájsť správnu mierku. Ani príliš presný, ani príliš široký. Vyberte si míľniky: podľa výstupov na konci etapy a udalostí potvrdzujúcich pokračovanie alebo ukončenie projektu. Pozrite si metódu členenia projektu WBS (alebo vývojový diagram úloh), aby bola táto práca ešte prísnejšia. Usporiadajte ich v chronologickom poradí.
Odhadnite trvanie úloh
Čas naplánovaný na každý zásah je dôležitým údajom pre plánovanie. V závislosti od projektu vyberte najrelevantnejšiu jednotku: hodinu, deň, týždeň atď. A ponechajte rovnakú referenciu pre celú tabuľku.
Identifikujte interakcie medzi každou aktivitou
Niektoré úlohy je možné vykonať iba po skončení alebo začiatku ďalšej (nazývajú sa „sekvenčné úlohy“). Navyše, ostatné sú súbežne liečiteľné. Preto je potrebné identifikovať závislosti. Toto je fáza plánovania.
4 druhy závislosti
End to end (FF): 2 úlohy musia byť splnené súčasne
End to start (FD): úloha sa môže začať iba vtedy, keď je dokončená predchádzajúca. Toto je štandardný režim reťazenia.
Od začiatku do konca (DF): úlohu nemožno dokončiť, kým sa nespustí predchádzajúca.
Začať začať (DD): úloha sa môže začať iba vtedy, ak sa začala predchádzajúca
Priraďte zdroje
Definujte ľudské a materiálne zdroje priradené ku každej úlohe. Tieto údaje sú užitočné vtedy, keď je potrebné vykonať presné monitorovanie alokácie zdrojov. Alebo len vedieť, kto čo robí.
V prípade komplexnejších projektov je prvotné použitie metódy PERT nevyhnutné na zostavenie zoznamu úloh, definovanie závislostí a zohľadnenie obmedzení …
Príklad Gantta
Na ilustráciu tejto metódy je tu plánovanie rôznych krokov na vytvorenie webovej stránky. Zámerne sme obmedzili tento proces a nespomenuli sme zdroje, míľniky, cieľom bolo udržať ho jednoduchý.
Tabuľka s úlohami, ich trvaním a závislosťami
| Kroky | Úlohy | Trvanie (v dňoch) | Závislosti |
| Vyberte poskytovateľa | A - Definujte rozpočet | 1.5 | |
| B - Vyvinúť špecifikácie | 8 | A (FD) | |
| C - Vopred vyberte poskytovateľov | 2 | B (FD) | |
| D - Poraďte sa s kandidátmi | 15 | C (FD) | |
| E - Zastavte výber poskytovateľa služieb | 2 | D (FD) | |
| Rozvinúť stránku | F - Vytvorte modely stránok | 3 | E (FD) |
| G - Rozvíjať funkcie | 10 | F (FD) | |
| H - Vykonajte grafickú integráciu | 8 | H (DD) | |
| I - Testovanie a validácia stránok | 2 | G, H (FD) | |
| J - Umiestnite stránku online | 1 | Ja (FD) | |
| Produkovať obsah | K - Definujte, kto čo píše | 1 | J (FD) |
| L - Vytvorte obsah | 3 | K (FD) | |
| M - Overte a zadajte obsah na webe | 2 | L, I (FD) | |
| Spustite stránku interne | N - Interne prezentovať web | 2 | J (FD) |
Aktivita „Zadajte obsah stránok“ závisí od 2 úloh (typ FD). Záznam je skutočne možné vykonať iba vtedy, ak je web validovaný a je napísaný obsah. Krok „Vykonať grafickú integráciu“ sa začína súčasne s „Rozvíjaním funkcií“. Integrátori evidentne potrebujú koordináciu s vývojármi. Toto je závislosť od typu DD.
Graf so zdrojmi
Červené pruhy predstavujú kritickú cestu. Toto sú kľúčové fázy, pre ktoré má sklz za následok zdržanie projektu.
Softvér na vytvorenie Ganttovho diagramu
Zabudnite na papier! THE Dnešné nástroje výrazne uľahčujú prácu!
Pomoc s používaním Excelu nájdete na internete. Nie je to najľahšie riešenie, ale ak máte záujem o balík Office, nájdete to, čo hľadáte.
Existujú vyhradené aplikácie (často zadarmo), prístupnejšie, ako napríklad Gantter pre Disk Google, ktoré vám umožňujú rýchlo vytvoriť rozvrh.
Kompletnejšie online riešenia, pokročilejšie, integrujú vytvorenie Ganttovho modelu medzi ďalšie funkcie určené na spoluprácu. Napríklad inteligentný list. Miestne sa vo svojom počítači môžete obrátiť na bezplatný softvér, ako je GanttProject.
Tento softvér je veľmi praktický, dokonca nevyhnutný, na definovanie závislostí medzi úlohami, na vykonávanie simulácií, na meranie vplyvov oneskorenia atď. iba niekoľkými kliknutiami.
Na tento súbor sa odkazuje v: Plánovanie projektu: metódy a nástroje - Rámovanie projektu - Ganttov diagram
