Z hľadiska riadenia času a organizácie je matica Eisenhower zásadným a ľahko použiteľným nástrojom. Jeho kvadranty uľahčujú podporu rozhodovania o prioritách úloh. Zistite, aké sú oblasti použitia a ako ich efektívne používať.
Predstavenie metódy
Mnoho metód, než ich použili manažéri, bolo nástrojmi vojenskej stratégie. To je prípad tejto matice, ktorú si predstavil Dwight David Eisenhower.
Ike, jeho prezývka, bol 34. prezidentom USA a bol aj šampiónom produktivity vo všetkých kategóriách. A to v rôznych oblastiach. Jeho tajomstvo? Nástroj - presnejšia matica - umožňujúca prioritizáciu ľahko a efektívne podľa dvoch osí: dôležitosti a naliehavosti. To vám umožní nakresliť 4 rôzne kvadranty:
- Kvadrant 1 : dôležité a naliehavé úlohy,
- Kvadrant 2 : dôležité úlohy, ale nie naliehavé,
- Kvadrant 3 : nedôležité, ale naliehavé úlohy,
- Kvadrant 4 : Nedôležité a nie naliehavé úlohy.
Naliehavá voľba + / dôležitosť + je samozrejme najvyššou prioritou z hľadiska liečby. Úlohy, ktoré nie sú naliehavé ani dôležité, nespadajú do prioritných cieľov. Môžu byť dokonca opustení, ak sú skutočne nepotrební.
Oblasti použitia
Táto známa klasifikácia je použiteľná v mnohých oblastiach, v profesionálnom aj v súkromnom živote:
- riadenie času,
- organizácia jeho práce,
- stanovovanie priorít,
- rozhodovanie,
- delegovanie na tretiu stranu …
Záujmy a limity
Táto metóda má výhodu zamyslite sa nad stanovením priorít svojich činností a urobte krok späť v porovnaní s posledným.
Na prvý pohľad zobrazená jednoduchosť je však trochu klam. Zatriedenie úloh, ktoré sa majú vykonať, do týchto dvoch osí je často reduktívne. Subjektívna stránka nášho úsudku môže byť navyše rýchlo brzdou, ak úlohy nemajú presný termín alebo pokiaľ ide o stanovenie dôležitosti alebo nie akcie, ktorá sa má vykonať.
Táto matica je teda vstupným bodom analýzy, ktorej cieľom pre manažéra je predovšetkým definovať úlohy, ktoré sa majú delegovať. V závislosti od času, ktorý je k dispozícii, a od stupňa dôležitosti opatrenia, ktoré je potrebné vykonať, sa môže rozhodnúť o častiach, ktoré môže zveriť jednému alebo viacerým spolupracovníkom. Cieľom je udržať si kontrolu nad svojim pracovným zaťažením a múdro využívať jeho pridanú hodnotu.
Ako používať Eisenhowerovu maticu?
Dve osi - dôležitosť a naliehavosť - umožňujú definovať 4 kvadranty, z ktorých každý určuje charakter prvkov, ktoré obsahuje, podľa týchto dvoch kritérií.
Dôležitosť sa týka úloh, ktoré vás posúvajú vpred. Vychádza z vplyvu toho druhého na ďalšie prvky, ale aj z pridanej hodnoty, ktorú jeho realizácia prináša.
Naliehavosť sa týka úloh, ktoré si vyžadujú vašu okamžitú pozornosť a vychádza z času potrebného na ich splnenie, ako aj z ich termínov. Niekedy je ťažké definovať, či je položka naliehavá alebo nie, pretože často závisí od vonkajších faktorov. Okrem toho je to veľmi subjektívne: stupeň naliehavosti sa bude líšiť od jednej osoby k druhej v závislosti od toho, ako sa o danej úlohe cíti, súvisí s ich stresovým stavom, zručnosťami, skúsenosťami, spôsobom fungovania atď.
Na efektívne naplnenie matice je preto nevyhnutné, aby byť objektívny a vychádzať z faktických a konkrétnych prvkov v možnom rozsahu.
Všimnúť si toho dôležitosť prevažuje nad naliehavosťou.
Kvadrant 1: dôležité a naliehavé úlohy
Zoznam tu:
- úlohy, ktoré vyžadujú super rýchla pozornosť a akcia - dokonca okamžite,
- the prvky, ktoré majú vplyv na vaše ciele ,
- the položky, ktoré majú priame dôsledky na priebeh projektu ,
- a Problém na vyriešenie naliehavo - konflikt, kríza atď. -
- the dôležité hovory / e -maily, ktoré je potrebné rýchlo vybaviť …
Niektoré úlohy sa tu nachádzajú, pretože nie sú efektívne naplánované. To môže byť prípad vypracovania správy alebo správy, ktorú ste nepretržite vykazovali - ktorá by bola pôvodne zaradená do kvadrantu 2 alebo 3 v závislosti od prípadu - a ktorej termín a dôležitosť vám nedáva inú možnosť, ako ju vypracovať odteraz priorita, pozícia v kvadrante 1.
Kvadrant 2: dôležité, ale nie naliehavé úlohy
Táto časť sa týka dôležitých úloh, pre ktoré je však stupeň naliehavosti nižší ako tie, ktoré sú uvedené v kvadrante 1. Preto je potrebné zadať nasledujúce:
- misie, ktoré nemajú žiadny blízky dátum splatnosti, ale ktoré majú určitý stupeň dôležitosti pre vás, váš tím, vašu firmu atď.
- the prvky na plánovanie počas nasledujúcich týždňov,
- chvíle venované strategické hodinky ,
- ' vypracovanie akčného plánu , projekt,
- the školenia , koučovanie …
Kvadrant 3: nedôležité, ale naliehavé úlohy
Tu sú „rušivé“ prvky, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, ale ktoré nemajú žiadny skutočný vplyv na našu prácu, ako napríklad:
- liečba niektoré telefonáty, e -maily, správy rôzne,
- the žiadosť od zamestnancov / kolegov / poskytovateľov služieb potrebovať naliehavé informácie, rady, pomocnú ruku,
- the úlohy, ktoré sú dôležité pre ostatných, ale nie sú pre vás dôležité a priebeh vašej práce,
- the položky, ktoré môžete delegovať tretej strane …
Kvadrant 4: úlohy nie sú dôležité ani naliehavé
Tento posledný box sa týka všetkých parazitických a zbytočných prvkov, ktoré musíte opustiť, aby bola efektívnejšia:
- zlé návyky neproduktívne,
- rušenia bráni vám v efektívnom napredovaní (surfovanie po internete, nechcené oznámenia atď.),
- zaváhania časovo náročné a hltajúce pozitívnu energiu,
- the ruminácie nad čím nemáte kontrolu …
Stručne povedané, Eisenhowerova matica určite nie je dokonalá a v konečnom dôsledku je relatívne ťažké ju efektívne a relevantne použiť, ale má zásluhu na implementácii. zaujímavý krok späť, pokiaľ ide o hospodárenie s naším najvzácnejším tovarom: čas, ako aj vedomie nášho stavu stresu a nášho spôsobu chápania naliehavosti - niekedy dosť relatívneho.
Na tento súbor sa odkazuje v: Časový manažment: efektívnosť, produktivita a vyrovnanosť - Rozhodovanie: procesy a nástrahy, ktorým sa treba vyhnúť
