Čo je administratívne riadenie?
Pokiaľ ide o obrat, nemáte čo získať, napriek tomu je dobré administratívne riadenie vašej firmy nevyhnutné na to, aby ste svoju firmu mohli vykonávať s úplným pokojom. Administratívne riadenie v spoločnosti sa týka všetkých potrebných a povinných formalít a úloh, ktoré sú v súlade so zákonom a s vašimi strategickými cieľmi.
Pokrýva nasledujúce oblasti:
- Zodpovednosť : úprava a zasielanie cenových ponúk a faktúr, pripomienky zákazníkov dlžníka, platenie faktúr, pravidelný obrat a priznanie DPH, platba sociálnych odvodov, schvaľovanie a podávanie ročných účtovných závierok, platenie dane a pod.
- Ľudské zdroje : prijímanie a ukončovanie zmlúv, výplatné pásky a sociálne poplatky, rozvrh dovoleniek, výmeny v prípade neprítomnosti, riešenie sporov a pracovných sporov, monitorovanie povinného školenia …
- Nákup a predaj : objednávky dodávateľov, správa zásob, popredajný servis atď.
3 ciele:
Riadenie vašej administratívnej práce dobre obmedzuje vaše riziká a má 3 hlavné ciele.
Nemrhajte zbytočne peniazmi
Predaj vašich produktov alebo služieb je jadrom vášho podnikania. Sú to vaše tržby, ktoré zarábate - zarábate a rastiete. Škoda zbytočných prehier … Zlé administratívne riadenie je zdrojom finančných strát.
Ilustrácie: dobré monitorovanie vašich pohľadávok voči zákazníkom obmedzuje riziko nezaplatených dlhov; Dodržiavanie zákonných lehôt v kontexte vašich daňových a sociálnych povinností vám umožní vyhnúť sa neskorým sankciám.
Udržujte svoju produktivitu
Aby ste získali výkon, musíte byť prevádzkovo efektívni. Dobrá organizácia vo vašej spoločnosti je na tento účel zásadná a vaše administratívne riadenie s tým má veľa spoločného … S dobrou administratívnou organizáciou spoločnosť zabezpečuje, aby boli zachované dokumenty a súbory nevyhnutné pre jej činnosť. Neexistuje žiadne riziko straty alebo zničenia, vaša produktivita je zachovaná.
Získajte vyrovnanosť
Keď sa administratíva nahromadí, myseľ podnikateľa sa zakalí. Osloboďte svoju myseľ odblokovaním administratívnych starostí a pokojnejšie a efektívnejšie napredujte.
Ilustrácie: Včasné zaplatenie účtov zabráni nepríjemným pripomienkam od vašich veriteľov (dodávateľov alebo verejnej správy); dobré riadenie zamestnancov vám umožňuje obmedziť opravné prostriedky a postupy; Hladký chod pošty vám zabráni, aby sa hromadil na vašom stole.
3 výzvy:
Na optimalizáciu administratívnej správy svojej firmy musíte zladiť tri problémy:
- Urobiť rýchlo : Reagujte a zaoberajte sa administratívnou prácou bez plytvania časom - svoju úsporu času budete venovať úlohám s vyššou pridanou hodnotou.
- Spoľahlivo spravovať : rýchlosť sa nerovná zhone … Nerobte chybu tým, že idete príliš rýchlo, dôsledky sú nepríjemné - musíte to urobiť znova, zaplatíte pokuty …
- Obmedzte náklady : pretože administratívna správa vám priamo neušetrí peniaze, pokúste sa znížiť náklady najmenej.
Outsourcing alebo interné riadenie: rovnováha nákladov, o ktoré ide
Administratíva je maznáčikom mnohých vedúcich predstaviteľov firiem. Sústredení sa na svoje hlavné podnikanie vám chýba čas a záujem o tieto skľučujúce a časovo náročné úlohy. Dobrá správa, existujú riešenia - niektoré inovatívne - na optimalizáciu (to znamená na zrýchlenie a spoľahlivosť) administratívneho riadenia vášho podnikania!
2 alternatívy : outsourcovať (čiastočne alebo úplne) s poskytovateľmi služieb, prípadne dematerializovaným spôsobom, za odmenu; udržať si vnútornú kontrolu pomocou softvérových nástrojov ad hoc , s časom a odbornosťou.
Externé riadenie: rozsah delegovania a výber poskytovateľov služieb
V prvom rade je dobré si zapamätať neznámu pravdu: žiadny zákon neukladá spoločnosti povinnosť mať autorizovaného účtovníka. V praxi však spoločnosť v závislosti od svojho právneho stavu dodržiava účtovné, sociálne a daňové povinnosti.
Pri absencii odborných znalostí (a / alebo času) je autorizovaný účtovník cenným spojencom pri ich dodržiavaní. Pokiaľ ide napríklad o zostavenie súvahy alebo daňového balíka, pre laika je ťažké ich zvládnuť. Výhoda autorizovaného účtovníka: prostredníctvom zásnubného listu mu zveríte celý rad administratívnych úloh s prihliadnutím na vaše potreby.
Príklad: účtovník sa môže starať o niektoré úlohy v účtovníctve, ale aj o personálne záležitosti - najmä o výplatné pásky.
Ďalší poskytovateľ služieb vás môže oslobodiť od administratívnej práce, pokiaľ ide o ľudské zdroje: náborová spoločnosť nájde a udržiava najlepších kandidátov a potom podporuje ich integráciu do vašej spoločnosti.
Upozorňujeme, že úloha tohto poskytovateľa služieb je obmedzená. Po prijatí nového zamestnanca zodpovedáte za právne a účtovné formality .
Advokát, ad hoc, vám môže pomôcť v rôznych administratívnych záležitostiach: najmä v strategických radách alebo pri riešení sporov.
Poznačiť : niektorí externí poskytovatelia služieb sa špecializujú na vzdialenú alebo miestnu administratívnu pomoc. U poskytovateľa služieb určíte rozsah jeho misie v závislosti od vášho rozpočtu.
Interné administratívne riadenie: základné nástroje
Okrem misií, ktoré je možné delegovať, zostáva zodpovednosť za vnútornú zodpovednosť spoločnosti aj za ďalšie administratívne úlohy. Niektorí vedúci pracovníci najímajú špeciálne na to, iní sa rozhodnú riadiť sami - hlavne aby udržali nízke náklady.
Poznačiť : mikropodnikateľ, ktorý má znížené administratívne povinnosti, sa zriedka obráti na externého poskytovateľa služieb. Vedúci TPE tiež nemá tendenciu vytvárať oddelenie zamerané na administratívu.
Ak chcete optimalizovať administratívne riadenie vašej spoločnosti za nižšie náklady, využite výhody špecializovaných platforiem typu SaaS:
- softvér na vymáhanie pohľadávok na automatizáciu vašich pripomienok,
- riešenie pre fakturáciu, ktoré ušetrí čas pri úprave vašich faktúr,
- nástroj na správu miezd a HR,
- ERP na centralizáciu vašich údajov a efektívnu správu celkovej administratívnej správy.
