Organizácia tak, ako robíte veci denne, a uvážlivo zvládnutie času, ktorý máte k dispozícii, vám umožní získať efektivitu a vyrovnanosť. Metóda NERAC je jednoduchý a zaujímavý nástroj, ktorý je v tejto súvislosti potrebné poznať. Prečo a ako ho používať?
Prezentácia matice
Optimalizácia času a metódy organizácie sú bohaté: zoznam úloh, Pomodoro, GTP, Eisenhowerova matica … Každý z nich má svoju vlastnú metodiku a špecifický cieľ. Metóda NERAC je veľmi ľahko použiteľný operačný nástroj, ktorý vám umožní zvýšiť vašu profesionálnu efektivitu písomným plánovaním práce, najmä úloh, ktoré sa majú vykonať.
Matica má svoj názov podľa skratky, ktorá ju definuje a ktorá znamená:
- N - Poznámka
- E - Odhad
- R - Kniha
- A - Rozhodca
- C - Skontrolujte
Výhody a obmedzenia metódy
Záujmy matice
- lepšie hospodári so svojim časom,
- uprednostniť svoje úlohy,
- obmedziť prokrastináciu,
- menej rozptyľovať,
- vyrovnať svoj pracovný čas,
- získať vyrovnanosť.
Bdelý bod
Ako pri každom nástroji na správu času a organizácii, aj tu je najkomplikovanejšie preukázať dôslednosť a vytrvalosť.
Ako používať maticu NERAC?
To zahŕňa vytvorenie informačného panela pozostávajúceho z 5 hlavných stĺpcov, z ktorých každý zodpovedá písmenu skratky - a teda konkrétnej akcii.
Zaistíte, že budete mať túto maticu vždy poruke, aby ste mohli zaznamenávať nové úlohy hneď, ako vzniknú, pre optimálnu efektivitu.
Poznačiť
Toto je prvý krok v metóde. Nastavte pravidelný čas - denný, týždenný, mesačný - na doplnenie matice a jej aktualizáciu.
Vytvorte si zoznam všetkých úloh, ktoré musíte splniť, bez obáv z toho, kedy sú splatné a / alebo aké dôležité alebo naliehavé sú.
Akonáhle je vaša matica dokončená a implementovaná, je dôležité si všimnúť nové úlohy, ktoré je potrebné vykonať, ako vznikajú, bez toho, aby ste vo svojej analýze pokračovali - ďalšie 4 body matice - E, R, A a C - budú definované počas vášho času venovaného aktualizácii tabuľky. Nové technológie a ich množstvo aplikácií a nástrojov tu majú veľké využitie.
Zoznam úloh môžete použiť na definovanie úloh, ktoré musíte splniť.
Odhadnúť
Potom odhadnite čas, ktorý budete venovať každej z vyššie uvedených aktivít. Aby bol váš odhad optimálny, musí byť čo najpresnejší. Môžete sa teda spoľahnúť na svoje skúsenosti alebo dokonca použiť Paretov zákon, ktorý okrem iného stanovuje, že 20% úloh prináša 80% výsledkov.
Odporúča sa preto nepreceňovať trvanie úlohy. Skutočne, ak vychádzame zo zásady, že každá úloha bude vyžadovať čas, ktorý jej vyhradíme (Parkinsonov zákon) v kombinácii s Paretovým zákonom, poskytnutie dlhého časového obdobia na vykonanie činnosti nezlepší vašu efektivitu.
Dávajte si pozor, aby ste na dokončenie svojich úloh nemali príliš veľa času. Choďte k veci. Predídete tak plytvaniu / plytvaniu drahocenným časom.
Rezervovať
Tento krok vám umožňuje naplánujte si nepredvídané veci a vyhnite sa nutnosti reorganizovať svoj program hneď, ako sa stane niečo neočakávané. Dve možné možnosti:
- Vyhraďte si na vykonanie úlohy ďalšie časové obdobie (odporúča sa pridať 40% celkového pôvodne plánovaného času), aby ste prekonali všetky komplikácie, ktoré môžu nastať, a aby ste ich mohli čo najpokojnejšie analyzovať a liečiť s nimi.
- Prideľte konkrétny denný / týždenný časový úsek na správu nepredvídaných udalostí.
Iba 4 až 5 hodín dňa je venovaných úlohám, ktoré boli naplánované. Zvyšok sa používa na zvládnutie nepredvídaných udalostí - neočakávaných ťažkostí, núdzových situácií, porúch, PPF atď.
Rozhodca
Ďalším krokom je naplánujte si priority, určte, či je úloha dôležitá a / alebo naliehavá. Hlavný rámček je teda možné rozdeliť do 4 čiastkových políčok, v ktorých uvediete stupeň dôležitosti, naliehavosť, konečný termín a prípadne rozhodnutie, ktoré v súvislosti s uvedenou úlohou urobíte.
Na to môžete použiť napríklad Eisenhowerovu maticu, ktorá vám umožní zaradiť rôzne úlohy do 4 kategórií podľa stupňa ich naliehavosti a dôležitosti:
- Dôležité a naliehavé: urobiť
- Dôležité, ale nie naliehavé: plánovať
- Nie je to dôležité, ale naliehavé: byť delegovaný
- Nie je to dôležité a nie naliehavé: odložiť alebo dokonca opustiť
Ovládanie
Posledná fáza spočíva v zhodnotení práce vykonanej s cieľom optimálnej účinnosti a vyrovnanosti:
- potvrdiť vykonané úlohy,
- monitorovať dosahovanie cieľov a dodržiavanie termínov a termínov,
- naplánovať si, čo má byť,
- v prípade potreby upraviť načasovanie a termíny,
- prípadne delegovať,
- vyvodiť dôsledky akýchkoľvek odchýlok a prispôsobiť spôsob, akým pôsobíte.
Táto posledná fáza vám umožňuje analyzovať váš spôsob fungovania, identifikovať faktory úspechu, ako aj možné prerušenia a iné neproduktívne rušenia, zdokonaliť váš zmysel pre organizáciu a spôsob, akým vnímate a plánujete svoje projekty a ďalšie úlohy.
Cieľom je odložiť čo najmenej, aby sa predišlo plytvaniu časom a energiou bez toho, aby ste upadli do syndrómu vyhorenia.
Príklad matice NERAC
Tu je veľmi jednoduchý príklad palubnej dosky vyrobenej pomocou metódy NERAC:
Na tento súbor sa odkazuje v: Efektivita manažéra - Organizácia manažéra: Vedieť, ako sa organizovať, aby ste získali väčšiu efektivitu - Správa času: efektivita, produktivita a vyrovnanosť
