Ďalej štruktúrujte svoju organizáciu a zefektívnite ju pomocou metódy Zen To Done: objavte 10 návykov, ktoré vám pomôžu oslobodiť vašu myseľ od tiaže zmätku a rozptylu, dokonca aj od vyhorenia. Tu je jednoduchá metóda organizácie, veľmi inšpirovaná metódou GTD, ktorá je však viac prispôsobiteľná a viac zameraná na akciu: metóda Zen To Done alebo ZTD.
Viete, že to je osobný organizačný nástroj Getting Things Done? Tu je jednoduchá a praktická doplnková verzia založená na 10 návykoch, ktoré si treba osvojiť, aby boli efektívnejšie a lepšie organizované vo vašom každodennom živote, či už osobnom alebo profesionálnom.
Predstavenie metódy ZTD
Tento prístup nachádza inšpiráciu v jeho staršej sestre, metóde GTD. Rovnako ako druhá, aj ona sa spolieha na prijatie nových návykov, aby denne zvyšovala svoju efektivitu. Ona však uprednostňuje akciu v prítomnosti, než plánovanie a zameranie sa na jeden zvyk, na ktorom treba pracovať, než prejde k ďalšiemu.
Metódu vytvoril Léo Babauta, novinár a zaneprázdnený otec 6 detí, je predovšetkým pragmatická. Ohromený desiatkami vecí, ktoré musel robiť, pravidelne zabúdal na niektoré prvky a v konečnom dôsledku bol relatívne neproduktívny. Postupne zmenil svoje návyky a vyvinul tak metódu ZTD.
Cieľom je strávte dostatok času učením sa a cvičením jedného návyku, než prejdete na iný. Toto má zabrániť rozptýleniu vo všetkých smeroch a zároveň vedieť, že bude ťažké dosiahnuť všetky stanovené ciele.
Léo Babauta tvrdí, že je lepšie stanoviť si cieľ nového zvyku za rok, aj keď to znamená rozdeliť ho na niekoľko čiastkových cieľov a držať sa ho, než dúfať, že dokážete zmeniť niekoľko spôsobov správania súčasne a veľmi. rýchlo sa cítiť prekročený, dokonca aj prepracovaný!
Výhody ZTD
Metóda je doplnkom k NERAC a GTD, ďalším 2 nástrojom na optimalizáciu organizácie a efektívnosti, a má svoje výhody, ako napríklad:
- zamerať sa na zvyk pracovať súčasne,
- zamerať sa na akciu : dosahujte svoje ciele jednoducho a efektívne,
- plánovať a organizovať štruktúrovanejším spôsobom,
- zjednodušiť vecí čo najviac,
- prikladať väčšiu dôležitosť dosiahnutie cieľov jeden za druhým. Dôležitou vecou nie je čas strávený ich dosiahnutím - v rámci rozumu, ale skutočnosť, že ich dosiahnete.
10 návykov metódy Zen To Done
Na každom z 10 návykov definovaných v procese je potrebné pracovať a jeden po druhom ich implementovať. Ide o to, aby ste sa na jeden z nich sústredili 1 mesiac, aby ste si ho preštudovali a účinne uplatnili, než prejdete na ďalší.
Na 10 návykoch nemusíte pracovať. Identifikujte tie, ktoré vám najviac vyhovujú alebo ktoré skutočne potrebujete na rozvoj a uprednostnite ich. Môžete to urobiť v ľubovoľnom poradí, pokiaľ sa sústredíte na jednu položku naraz.
-
Zbierať
Ako pri mnohých organizačných metódach, prvým zvykom, ktorý si treba vziať, je systematicky si všímať poverené misie a / alebo ich plnenie, ako sa objavia. Môže byť na prenosnom počítači vždy po ruke, prostredníctvom 1 aplikácie pre smartphone, cloudu atď. Je dôležité mať jednoduchý nástroj, ktorý sa ľahko používa a ktorý môžete nosiť kdekoľvek. Hlavnou vecou je byť schopný zaznamenávať všade a stále na jednom médiu.
Cieľom je zhromaždite na jednom mieste zoznam úloh, ktoré musíte splniť aby ste oslobodili svoju myseľ od váhy vecí, ktoré si treba zapamätať, ako aj od akéhokoľvek zmätku medzi termínmi, načasovaním atď. alebo sa dokonca vyhnete strate určitých poštových alebo iných malých kúskov papiera, na ktoré ste napísali dôležité informácie o konkrétnej úlohe.
-
Na liečbu
Potom je otázkou urobte rýchle rozhodnutie tvárou v tvár všetkým zhromaždeným prvkom aby sa nenechalo hromadiť úlohy, e -maily, listy atď. Léo Babauta vo svojom prístupe navrhuje denne sa zaoberať informáciami a postupovať takto:
- okamžite sa zaoberajte tým, čo je možné urobiť a čo trvá len krátky čas (menej ako niekoľko minút): rýchla a jednoduchá odpoveď na e -mail, list atď.; ukladanie dokumentov; atď.
- odstráňte to, čo nemusí byť: spracované dokumenty, koncepty, nezaujímavé e -maily atď.
- delegujte alebo naplánujte, čo sa momentálne nedá urobiť (môžete to urobiť pomocou Eisenhowerovej matice).
Cieľom je, aby vám vo zbernom stredisku nič nezostalo - e -mailová schránka, hromada papierov, zápisník atď.
-
Plán
Tento zvyk pozostáva z urobte si týždenný zoznam svojich najdôležitejších úloh . Okrem toho každý deň stanovte tri najlepšie z týchto dôležitých prvkov: 3 veci, ktoré chcete dosiahnuť viac ako ostatné a ktoré si okamžite naplánujete do svojho programu na daný deň, aby ste ich konkrétne dosiahli čo najrýchlejšie.
Cieľom je pustiť sa do toho od začiatku dňa, aby ste sa toho čo najskôr zbavili a pokračovali ďalej. Plánovanie pomáha obmedziť prokrastináciu a jasne vidieť, čo sa dosiahlo a čo ešte treba urobiť.
-
Konať
Táto metóda odporúča sekvenčný prevádzkový režim: liečiť jednu vec naraz tým, že všetku svoju energiu a pozornosť sústredíte na jednu úlohu. Ak je to pre vás náročné, môžete sa spoľahnúť na metódu Pomodoro, ktorá vám umožní zamerať pozornosť na definované časové obdobie.
Tip: obmedzte prerušenia, aby boli čo najefektívnejšie: vypnite vyzváňací tón na svojom smartfóne aj rôzne oznámenia, presmerujte svoju pevnú linku na pobočku zamestnanca, zatvorte dvere kancelárie atď.
-
Jednoduchý a spoľahlivý nástroj
Ako súčasť prístupu Zen To Done je dôležité, aby nastavte jednoduchý, efektívny, vhodný pre vašu prevádzku a spoľahlivý systém.
Nájdite si čas na dôkladné premyslenie, než začnete používať ten či onen proces, pretože akonáhle sa váš návyk začne, bude pre vás ťažké ho zmeniť. Nástroj, ktorý si vyberiete, musí byť ľahko použiteľný, prístupný kdekoľvek a kedykoľvek, spoľahlivý a musí umožňovať pravidelné aktualizácie bez strachu zo straty údajov.
-
Organizovať
Vaše prostredie musí prispievať k práci, vaša organizácia je jednoduchá, štruktúrovaná a efektívna. Váš pracovný priestor musí byť maximálne ergonomický.
Zlikvidujte pracovný stôl - miestnosť a pracovnú dosku, vyčistite počítač (odstráňte nadbytočné, zastarané alebo duplicitné súbory atď.), Vyhodte do koša - fyzického alebo virtuálneho - všetko, čo je nepotrebné, zaťažuje priestor a narúša váš mozog.
Organizujte, triedte a klasifikujte svoje dokumenty - to zahŕňa aj jemne štruktúrovanú klasifikáciu vašich digitálnych súborov, e -mailov atď. To oslobodzuje vašu myseľ od hmotnosti tých položiek, o ktorých viete, že ich musíte uložiť, a ušetrí vám to hodiny pri hľadaní dokumentu.
Vaše pracovné prostredie by malo byť ergonomické, štruktúrované, vizuálne upokojujúce a podporujúce koncentráciu.
-
Urobte si zásoby
Jednou zo základov metódy ZTD je udržujte svoj systém vždy funkčný a aktuálny. Aby ste to urobili, je dôležité pravidelne:
- uistite sa, že sú vaše prioritné úlohy dobre začlenené do vašej agendy,
- zhodnotiť svoje úlohy, pokrok, termíny,
- optimalizovať agendu,
- obnovte svoje dlhodobé ciele.
-
Zjednodušiť
Ďalším základom metódy je zjednodušenie. V procesoch, ale aj v cieľoch. Léo Babauta navrhuje:
- Obmedzte počet úloh : triediť všetky položky, ktoré ste zadali. Niektoré sa prekrývajú, iné sú zbytočné. Uprednostnite. Je dôležité vedieť, ako sa zamerať na to podstatné a čo je najdôležitejšie.
- Vedieť povedať nie : Nedajte si záväzok, že urobíte niečo, čo vás uvedie do rozpakov alebo bude namáhať zvyšok vašej práce, pokiaľ to nie je povinnosť, najvyššia priorita alebo núdzová situácia.
- Znížte disperzie : zamerajte sa na to podstatné, vyhnite sa prílišnému rozptýleniu prihlásením sa na odber priveľa zdrojov informácií. Zamerajte sa na kvalitu nad kvantitou.
-
Nastavte rituály
Kľúčom k úspešnej zmene vašich návykov je '' vytvoriť denné rutiny. Tieto pravidelné rituály vás prinútia dosiahnuť určité veci, uistia vás, že napredujete, ale tiež vás zefektívnia. Môžu :
- naštartujte svoj deň : skontrolujte si agendu, definujte svoje 3 dôležité denné úlohy atď.
- ukončite svoj pracovný deň : aktualizujte svoju maticu NERAC, pripravte súbory na ďalší deň atď.
- rytmizujte svoju prácu po celý deň : konkrétne hodiny vyhradené na spracovanie vašich e -mailov a pod.
-
Nájdite svoju vášeň
Potešenie robí úlohy menej obmedzujúcimi a transformuje prácu. Obsadením pozície, ktorá vám učaruje a vyhovuje, získate efektivitu. Okrem toho, ak máte vášeň alebo koníček, urobíte bodku tým, že zaženete prokrastináciu a splníte rôzne svoje úlohy, aby ste tomu mohli venovať čas. Bude to vaša motivácia, odmena za vykonanú prácu.
Cieľom je teda definovať, čo vás motivuje, čo vám dodáva energiu, čo vás vzrušuje a urobiť z neho, ak nie vo vašej kariére, koníček, ktorého sa budete snažiť držať, aby ste si udržali vnútornú rovnováhu.
