Čo je úvodné stretnutie? Toto je jednoducho úvodné stretnutie k projektu. Start-up, ktorý by sa nemal zanedbávať, aby sa proces dobre rozbehol. Ste projektový manažér? Tu je privilegovaný nástroj, ktorý vás dostane do fázy so zainteresovanými stranami, posilní váš kredit a dodá energiu vášmu tímu.
Dôvody úvodného stretnutia: ciele
Prečo používať úvodné schôdze? Riadiaci výbor , zainteresované strany, projektový tím, kľúčoví používatelia … Prečo by ste mali zainteresovaných aktérov stretávať za stolom? Pozrime sa na ciele priradené týmto stretnutiam:
- propagovať vlastníctvo projektu všetkými protagonistami
- komunikovať o zásadných bodoch
- uistite sa, že sú všetci v súlade s cieľmi, prostriedkami …
- vytvárať pozitívna dynamika okolo projektu
- ty dôveryhodnosť ako aj tím
- zízať pravidlá prevádzky
Pred výkopom
Ako každé stretnutie, kľúčom k úspechu je starostlivá príprava. Neprehliadnite tento bod.
Ďalší tip: pošlite plán projektu pred stretnutím.
Kroky
Jednoduchosť a efektivita sú heslami tohto typu stretnutí.
Nejde o utopenie účastníkov pod záplavou nestráviteľných informácií, ale naopak o uľahčenie porozumenia a dodanie dôvery.
Infografika:
Pozrime sa, aké sú hlavné fázy:
-
Úvod
Predstavte sa a pozvite účastníkov, aby urobili to isté . O to dôležitejšie je, ak sa niektorí navzájom nepoznajú. Čo na to povedať ? To podstatné: priezvisko, krstné meno, funkcia v rámci spoločnosti. Ich úloha v projekte bude špecifikovaná neskôr.
Predstavenie programu
Podrobne artikulujte stretnutie pomocou presnej agendy . Definujte každý krok a všeobecný režim prevádzky: kedy klásť otázky atď. Pamätajte si, že tento typ stretnutia sa nesmie zmeniť na monológ , ale naopak podporovať výmeny. Cieľom je zapojiť všetkých v miestnosti. Spolupráca je pravidlom.
Pripomienka kontextu projektu a prezentácia cieľov
Vráťte sa ku genéze projektu a jeho cieľom. Na aké problémy reaguje? Nie každý má rovnakú úroveň informácií o histórii a dôvodoch, ktoré viedli k spusteniu projektu. Aby ste však úplne pochopili jeho špecifiká, obmedzenia, problémy a plne dodržali výsledok operácií, je nevyhnutné integrovať dôvody . Stručne povedané … dajte akcii zmysel!
Rôznorodosť profilov okolo stola je sila úspechu, vyžaduje si však aj značné komunikačné úsilie.
Uveďte celkové ciele a prípadne rozdelenie podľa oblastí. Špecifikujte výstupy.
Opis hlavných fáz projektu
Podrobne rozplánujte projektový plán a najmä realizáciu ( workshopy, atď.) s dátumami splatnosti dodávok. Toto je príležitosť aby ste sa uistili, že sa na nič nezabudlo a že metóda je vhodná pre každého. Toto overenie je dôležité. Predchádza - alebo aspoň znižuje - následné časové straty v dôsledku nedorozumení zvoleného prístupu.
Ak používate softvér na správu projektov, zadajte podrobnosti o tom, kto bude mať prístup a čo má robiť.
Prezentácia tímu: rola a zodpovednosť.
Nájdite si čas a urobte to dobre vysvetlite, kto čo robí a prečo bol každý človek vybraný . Vysvetlite, ako budú všetci pracovať s ostatnými, ako funguje tím. Po praktickej stránke: vytvorte si zoznam s kontaktnými údajmi jednotlivých rečníkov, ktoré môžete distribuovať (e -mail, telefón atď.). Zdôraznite dôležitosť tímovej práce, aby bol projekt úspešný.
Identifikácia a riadenie rizík
Vytvorte zoznam potenciálnych rizík a predložte opatrenia zavedené na ich zvládnutie (prevencia a / alebo liečba, ak je to vhodné). Nezabudnite na tieto hrozby, ktoré spravidla prevyšujú všetky nové postupy: odpor voči zmenám! Predvídajte ich prijatím štruktúrovaného prístupu s cieľom zvládnuť tento veľmi ľudský aspekt.
Prezentácia komunikačného plánu
Kto bude informovaný? Kedy ? Akým spôsobom ? Táto časť je v projektoch často prehliadaná. Toto je však a pilier pri privlastňovaní predmetov tímami a dôležitým nástrojom pri predchádzaní odolnosti voči zmenám (pozri vyššie).
Validácia opatrení úspechu
Indikátory sú je veľmi dôležité vyhodnotiť dosiahnutie počiatočných cieľov. Aby sa predišlo akýmkoľvek následným sporom, je potrebná zhoda v ich definícii.
Plánovanie ďalších stretnutí
Odteraz dohodnite so zhromaždením termíny nasledujúcich schôdzí.
Na tento súbor sa odkazuje v: Projektovanie - Správa projektov
