Projektoví manažéri a manažéri sú čoraz častejšie konfrontovaní s tým, čo sa nazýva multitasking alebo umenie musieť riadiť niekoľko projektov súčasne. Ako zostať efektívny? Aké metódy použiť? Akých chýb sa vyvarovať?
Keď dokážete sústrediť všetku svoju pozornosť na jeden projekt, je ľahké stanoviť priority, plánovať, efektívne komunikovať so svojim tímom a dosiahnuť ciele stanovené s relatívnym pokojom. Veci sa komplikujú, keď vstúpi do hry druhý projekt - alebo dokonca tretí, štvrtý. Je potom ťažšie udržať kurz a konať adekvátne a efektívne, najmä keď zrnko piesku naruší jeden alebo iný projekt - niekedy niekoľko.
Tí, ktorí musia pravidelne riadiť niekoľko projektov súčasne, vedia, aké ťažké je v takej situácii prispôsobiť držanie tela, zachovať pokoj a zostať efektívny. Žiadne tajomstvá, iba niekoľko osvedčených metód a ako vždy veľa zdravého rozumu.
Vytvorte efektívnu metodiku
Bolo by zbytočné si myslieť, že sa dokážeme postaviť bez minima metódy a racionalizmu.
Vykonajte presný súpis projektov
to je zhodnotiť rôzne projekty, ktoré sa majú vykonať : povaha, účel, ciele, termíny, zúčastnení ľudia, zloženie projektového tímu atď.
Podrobný informačný panel, ktorý zobrazuje všetky projekty, je nevyhnutný pre celkový pohľad na úlohy, ktoré je potrebné splniť, ciele, ktoré sa majú dosiahnuť, stupeň priority alebo naliehavosti každého projektu atď.
Bude slúžiť ako základ pre efektívnu organizáciu práce. Malo by byť pravidelne konzultované a aktualizované.
Uprednostniť
Toto je pravdepodobne jediný spôsob, ako efektívne riadiť niekoľko projektov súčasne.
Určte stupeň priority a naliehavosť rôznych projektov uvedené na prístrojovom paneli zriadenom predtým. Ideálna je tu metóda MoSCoW alebo Eisenhowerova matica.
Má zmysel napríklad klasifikovať vaše projekty takto:
- projekty s najbližším termínom a najdlhším časom realizácie,
- projekty s blízkym termínom, ktorých realizácia však nezaberie veľa času,
- projekty s dlhšími termínmi, ale dlhé dokončenie,
- dlhodobé a nie príliš časovo náročné projekty.
Plán
Keď sú projekty zoradené podľa dôležitosti a naliehavosti, naplánovať ich popravu berúc do úvahy termíny, čas potrebný na ich dokončenie a zúčastnené osoby.
Všetky projekty nemôžu mať rovnaký termín, trvanie a byť priradené všetkým súčasne jednej a tej istej osobe.
Niektorí zamestnanci môžu byť zapojení do niekoľkých projektov. Na zorganizovanie misií to nezabudnite. Plány je potrebné pravidelne aktualizovať, aby sa predišlo chybám, obmedzil plytvanie časom a zaistila optimálna účinnosť.
Použite jeden všeobecný rozvrh, ktorý je možné rozdeliť na toľko podrobnejších plánov, ako sú uvedené projekty. Každý z týchto podrobných harmonogramov je teda možné zaslať zainteresovaným stranám.
Manažér alebo projektový manažér dodržiava všeobecný rozvrh.
Pri každom novom projekte si poznačte termín v tomto celkovom pláne a odhadnite čas dokončenia. Potom urobte spätné plánovanie a dbajte na to, aby ste si udržali časovú rezervu. Ak sa termín dodrží, bude to čas navyše, ktorý môže byť venovaný napríklad inému projektu, ktorý trochu zaostal, manažmentu nepredvídanej udalosti alebo chvíľke na vlastný tréning alebo jednoducho zaslúženému oddychu pre tím.
Nedostatočné alebo zlé plánovanie je často príčinou chýb a zlyhaní, s ktorými sa stretnete pri realizácii projektu. Je nevyhnutné, aby ste pri riadení svojho rozvrhu boli ohľaduplní k času a množstvu práce, ktorú je potrebné vykonať, ani príliš veľa, ani príliš málo.
Komunikovať
Dobrá komunikácia s tímom a rôznymi inými protagonistami zapojenými do projektu je zásadná pre správne plnenie úloh a dosiahnutie stanovených cieľov. Dovoľuje vyhnúť sa nedorozumeniam a chybám, ale tiež rýchlo napraviť situáciu, ak je to potrebné, a znížiť úroveň stresu.
Komunikácia musí byť plynulá a obojsmerná: od manažéra / projektového manažéra k jeho tímom a od tímov k ich manažérovi / projektovému manažérovi.
Efektívna komunikácia tak manažérovi okrem iného umožňuje:
- efektívne prenášajte svoje správy ,
- obmedziť plytvanie časom a energiou spojené s nedostatočnou komunikáciou,
- riešiť incidenty hneď ako sa objavia,
- zbierať spätnú väzbu od zamestnancov a lepšie porozumieť ich potrebám, poznámky na spresnenie vášho držania tela,
- získať konštruktívnu spätnú väzbu od tretích strán v priamom kontakte s členmi tímu.
Spravujte nečakané
Ponechajte si čas vo svojej každodennej organizácii, zariaďte si denné alebo týždenné časové intervaly, aby ste boli schopní zvládnuť nepredvídané bez toho, aby ste ohrozili realizáciu ďalších projektov.
Endcapping - motivujte sa sendvičovou metódou
Zaujímavou metodikou je začnite a ukončite deň projektom, ktorý je nám obzvlášť blízky .
Strávenie niekoľkých minút (30 až 60) ráno a večer na motivačnom a vzrušujúcom predmete vám umožní zvýšiť vašu energiu pre ostatné projekty po celý deň. Vyhliadka na stretnutie s týmto istým projektom, ktoré bude na konci dňa motivujúcejšie ako ostatné, vám umožní nielen motivovať sa k plneniu misií zverených počas dňa, aby ste mali čas venovať sa tomuto slávnemu projektu, ale aj jemne dekomprimujte, ukončite deň veľmi pozitívne pred odchodom z kancelárie.
Metóda tiež spočíva v tom, že sa k ostatným rôznym úlohám alebo projektom dňa budete správať ako k sendvičovým prvkom: jeden po druhom, pričom niektorí z nich sa budú môcť vrátiť aj niekoľkokrát v ten istý deň. To všetko, samozrejme, podľa priorít a stupňa naliehavosti každého z nich.
Timeboxing - vytvorte si chvíle venované každému z projektov
Rovnako ako objekty dobre usporiadané a zaradené do úložných boxov, aj tu ide o to rozdeliť projekty a venovať čas alebo konkrétne dni dosiahnutiu každého z nich týchto projektov.
Každý si vyberie najvhodnejšiu a najefektívnejšiu organizáciu podľa svojho prevádzkového režimu a charakteristík úloh, ktoré je potrebné splniť, a projektov. Niektorí vyčleňujú na každú úlohu / projekt časové úseky alebo pol dňa, iní radšej premýšľajú celé dni alebo dokonca týždne, ak je to možné.
Prekrytie - použite „premrhaný čas“
Táto možnosť vám umožňuje využiť čas stratený počas dňa, či už pri preprave, skladovaní atď. a využiť výhodu a zároveň urobiť niečo užitočné : napíšte správu, učte sa online, počúvajte podcast, aktualizujte svoje plány atď. napríklad počas jazdy vlakom.
Varovanie: Je nevyhnutné, aby ste si počas dňa ušetrili chvíle pokoja, aby ste načerpali nové sily!
Špecializovaný softvér
Umožňujú projektovému manažérovi alebo manažérovi zamerať sa na svoje primárne poslanie a nie tráviť čas najmä riadením administratívy.
Niektorý softvér navyše umožňuje spravovať niekoľko projektov. Vyhnete sa tak nutnosti prepínať z jedného softvéru na druhý v závislosti od projektu, čím sa obmedzuje riziko chýb a uľahčuje správa viacerých projektov.
Medzi softvérom nájdeme: wrike, genius alebo asana …
Časté chyby, ktorých sa nedopustiť
Chcete mať všetko pod kontrolou a spravovať
Nikto nie je schopný riadiť všetky aspekty projektu, navyše niekoľko rôznych projektov súčasne. Manažér znamená byť schopný používať prostriedky - materiálne i ľudské - dostupné tým najrozumnejším možným spôsobom. Každý manažér teda musí byť schopný svojmu tímu dôverovať a efektívne ho delegovať.
Trvalá a invazívna kontrola všetkých úloh, ktoré zamestnanci vykonávajú, sa navyše môže rýchlo zmeniť na skutočnú nočnú moru pre manažéra aj pre celý tím.
Pre efektívne riadenie teda:
- Vytvorte atmosféru dôvery recipročné s členmi tímu,
- Efektívne komunikovať s rôznymi účastníkmi projektu,
- Delegovať správna práca pre správnu osobu.
Zanedbanie celkového a unitárneho plánovania projektov
Zlé plánovanie bude mať nenapraviteľne škodlivé dôsledky na priebeh projektu: dezorganizácia, anarchia, oneskorenie, duplikácia, nedostatočná viditeľnosť, projekty, ktoré si navzájom protirečia, prekročenie rozpočtu atď.
- Postarať sa o starostlivo naplánujte každý projekt hlavne od začiatku
- Postarajte sa o orchestráciu všetkých projektov,
- Pravidelne monitorujte vývoj projekty,
- Aktualizácia harmonogramy postupu projektov,
- Udržujte voľný priestor pre nepredvídané udalosti a možné incidenty pre každý z projektov,
- Zdieľajte plány so zainteresovanými stranami.
Rozdelte plány projektu a nekonfrontujte termíny
Riadenie každého z projektov oddelene bez toho, aby ste ho konfrontovali s inými prebiehajúcimi projektmi, nevyhnutne povedie ku konfliktom pri misiách a / alebo termínoch, zábudlivosti, plytvaniu časom a energiou atď.
Preto sa odporúča:
- Použite jeden softvér za riadenie všetkých svojich projektov,
- Udržujte si globálnu víziu interakcií a konfliktov možné medzi niekoľkými projektmi,
- Aktualizujte termíny každého z projektov, ako postupujú, a hlásiť všetky dôsledky na súvisiace projekty.
