Úspech projektu závisí od jasného a presného vymedzenia rolí a zodpovedností každého aktéra. Presne tu prichádza na rad RACI Matrix. Prostredníctvom tohto praktického listu sa naučíte, ako používať tento nástroj.
Definícia RACI
Kto čo robí Kto je zodpovedný za túto časť? … Často počúvané otázky, keď je projekt už spustený!
Tento nástroj poskytuje veľmi operačnú reakciu na vizualizáciu rozloženia rolí na prvý pohľad.
Názov tejto matice je skratka:
- R - Zodpovedný - uvedomuje si
- A - Zodpovedný - dohliada a hlási
- C - Konzultované - radí
- Ja - informovaný - je informovaný
Toto sú tí úlohy spojené s projektom . Neskôr uvidíte, ako ich prepojiť so zainteresovanými stranami.
Niekedy sa stretnete s podobnou skratkou, RASCI. S zodpovedajúce úlohe podpory, komplementárna úloha, ktorá môže byť dôležitá v závislosti od povahy projektu.Kedy použiť RACI?
Táto matica to ľahko umožňuje vedieť, kto sú účastníci a ako každý člen tímu zasahuje do projektu . Zvlášť relevantný koordinačný a komunikačný nástroj pre komplexné projekty, kde je možné riziko prekrývania. Niekedy je veľmi ťažké zistiť, kto je zodpovedný za krok, míľnik, úlohu - kto musí rozhodnúť … Akákoľvek arbitráž sa potom stáva chúlostivou.
Tento nástroj môže môžu sa použiť aj na definovanie rolí aktérov v procese alebo činnosti . Veľmi praktický a operatívny spôsob, ako popísať, čo ľudia v organizácii robia. V skutočnosti umožňuje zaistiť, aby mala každá činnosť manažéra.
Nakoniec ho možno použiť na delegovanie úloh. Každý tak pozná svoj rozsah pôsobnosti a zodpovednosti.
Ako používať RACI?
to je vybudovať pole s dvojitým vstupom s online aktivitami, úlohami, akciami, míľnikmi, výstupmi atď. a v stĺpci reproduktory. Úlohy a zodpovednosti sú uvedené v priesečníku riadkov a stĺpcov.
Malé objasnenie: uvedené zainteresované strany nemusia byť nevyhnutne fyzické osoby. V tabuľke je možné spomenúť entity ako odbory, funkcie alebo profesie.
Potom si stačí všimnúť, akú úlohu podľa aktivít zohráva každý rečník. Čo sa vráti vyplniť priesečníky riadkov a stĺpcov jedným alebo viacerými písmenami:
- MINISTER - Pojem „zodpovedný“ je zavádzajúci. Títo ľudia sú zodpovední za vykonávanie úlohy, na ktorú sú vymenovaní. Sú zodpovední za A. Logicky každý riadok má najmenej jeden R.
- A - Títo členovia sú zodpovední za schvaľovanie a validáciu akcií. Podávajú správy o zverenom obvode. Toto sú skutoční zodpovední ľudia. Majú autoritu nad R. Každá akcia musí mať A a iba jednu.
- C - Spravidla ide o odborníkov, ktorí majú skúsenosti s danou úlohou. Poskytujú rady. A môže slobodne ich nasledovať alebo nie.
- I - Títo ľudia musia byť informovaní, aj keď v projekte nevykonávajú priamu úlohu, pretože môžu byť ovplyvnení tak či onak. Kopírujú dôležité body a rozhodnutia.
Nie je neobvyklé, že rovnaká osoba zastáva niekoľko rolí pre rovnakú aktivitu - príklad: A a R. Jednotlivec je v tomto prípade vlastnou osobou zodpovednou za svoju úlohu.
Ako určiť úlohu každého z nich?Tu je niekoľko príkladov otázok, ktoré si musíte položiť:
- R - Kto je zodpovedný za túto úlohu?
- TO - Kto je ten, kto rozhoduje? Kto môže rozhodnúť, či je problém? Kto overuje výstupy?
- VS - Kto má odborné znalosti v tejto oblasti? Kto môže pomôcť s cennými radami pri vykonávaní práce?
- D - Na koho má aktivita vplyv? Kto musí byť nevyhnutne informovaný?
Príklad matice RACI
Tu je príklad implementácie. Projekt: vývoj webovej aplikácie pre marketing
| Projektový manažér | Informa. | Trh. | Školenia | Predaj | |
| 1 - Vyjadrenie potrieb | R. | R, A. | Ja | VS | |
| 2 - Definícia špecifikácií | R, A. | VS | R. | Ja | |
| 3 - Rozvoj | TO | R. | Ja | ||
| 4 - Doručenie prihlášky | R. | R, A. | |||
| 5 - Školenie používateľov | R, A. | ||||
| 6 - Výroba | TO | R. | R. | Ja |
1 - V tejto fáze je marketing zodpovedný za vyjadrenie svojich potrieb. Pracuje v spolupráci s projektovým manažérom, pričom sa spolieha aj na rady predajcu. O potrebe je informované školiace oddelenie.
2 - Zodpovednosť A za návrh špecifikácií tentokrát nesie projektový manažér. IT vstupuje do cyklu tým, že poskytuje rady. Predajca je informovaný.
3 - IT je zodpovedné za vývoj aplikácie pod vedením projektového manažéra. Ten priebežne informuje marketingové oddelenie o priebehu etapy.
4 - Prijímanie vykonávajú 2 subjekty; žiadateľ žiadosť potvrdí alebo nie.
5 - školiaca služba vstupuje do hry poskytnutím potrebného školenia. Táto služba podáva správy o kvalite prenosu.
6 - IT uvedie aplikáciu do výroby pod dohľadom projektového manažéra. Marketing poskytuje najnovšie údaje o nastavení. Obchodný zástupca je informovaný o nasadení riešenia.
Nie je potrebné sa uchýliť k sofistikovanému softvéru, klasické Word a Excel sú viac než dostatočné na vybudovanie a používanie matice RACI. Túto funkciu je však možné integrovať do softvérových balíkov na riadenie projektov.
