Komunikácia je kľúčom k dosiahnutiu stanovených cieľov. V prípade zložitosti, značných podielov atď. Je vhodné vypracovať projektový komunikačný plán. Tu uvádzame šablónu, ktorá vám pomôže s týmto cvičením.
Na čo je plán komunikácie projektu?
Dobrá komunikácia znamená dodanie správnych informácií správnej osobe v správnom čase, v správnom formáte a na správnom médiu.
V prípade, že je potrebné informovať málo ľudí, je ľahké ich informovať o očakávaných prvkoch. Veci sú ťažké, keď je veľa účastníkov rozhovoru, ktorí sú roztrúsení vo viacerých oddeleniach a majú veľmi odlišné profily. Komunikačný plán potom vzbudí všetok jeho záujem. Naozaj vám to pomôže zvládnuť komunikáciu.
Vaše ciele
Rozhodnite sa čo a komu komunikovať závisí od úlohy a pozície každého cieľa vo vzťahu k projektu. Tu je niekoľko príkladov cieľov:
- Pomoc pri rozhodovaní
- Upozornenie na ťažkosti
- Informovať o postupe projektu
- Získať podporu
- Získajte ďalšie zdroje
- Uistite sa, že nič nie je zabudnuté
- Príprava pôdy na zmenu riadenia
- …
Kto sú príjemcovia?
Ako sme už povedali, potenciálne publikum je heterogénne. Napríklad :
- projektový tím
- sponzor projektu
- riadiaci výbor
- riadiaci výbor
- projektový klient (interný alebo externý)
- ďalšie zainteresované strany
Aké informácie by mala obsahovať?
Vaše ciele sa majú priblížiť očakávaniam príjemcov: čo chcú vedieť? Je dôležité identifikovať typ informácií, s nimi spojený rozsah a úroveň podrobností, ktoré chce každý z nich získať. To nieje žiadna reč o utopení svojich partnerov a spolupracovníkov pod horou informácií. Na druhej strane sa uistite, že sú splnené očakávania každej strany.
Ďalší parameter, ktorý je potrebné vziať do úvahy: fáza, v ktorej sa projekt nachádza. V závislosti od stavu postupu sa prenášané informácie líšia. Napríklad plán projektu je oznámený pri štarte, pričom monitorovanie rozpočtu je zdieľané po začiatku fázy vykonávania.
Typy informácií na komunikáciu
Tu je neúplný zoznam obsahu, ktorý sa má prenášať:
- informačný panel projektového manažmentu
- monitorovanie rozpočtu
- monitorovanie plánovania
- sledovanie plnení
- meškania a iné ťažkosti, s ktorými sa stretávajú
- aktualizované riziká
- prijaté rozhodnutia
Ešte raz, obsah správy a jeho forma závisia od cieľa a pridelených cieľov . Sponzor bude chcieť sledovať výstupy prostredníctvom podrobnej tabuľky programu Excel. Vedúci služieb, ktorých sa čoskoro týkajú zmeny súvisiace s projektom, dostanú milý bulletin „predajca“ o postupných pokrokoch. Základné informácie sú rovnaké. Cieľom je dosiahnuť adhéziu tohto posledne uvedeného.
Príprava plánu
Ak chcete napísať dokument, zozbierajte informácie zodpovedaním nasledujúcich otázok:
Čo ? Vaše ciele
Aké sú vaše ciele? Prečo chcete komunikovať?
SZO ? Tvoj cieľ
S kým chceš komunikovať? Prečo (z vášho a ich pohľadu)? Aké informácie im odovzdáte?
Kde ? Zdroje
Kam chodíte získavať informácie na prenos?
Ako? “Alebo„ Čo? Prevodové nástroje
Aké médiá použiť (papier, počítačový súbor atď.)? Aké kanály by mali byť mobilizované na ich komunikáciu (e -mailom, na schôdzach, telefonicky atď.)?
Kým ? Manažér komunikácie projektu
Kto je zodpovedný za prípravu a prenos informácií? Táto rola nie je zverená iba projektovému manažérovi. Členovia tímu, sponzor alebo iní môžu hovoriť v závislosti od publika a témy.
Kedy a za koľko? Tempo komunikácie
Kedy a ako často Každý týždeň ? Každý mesiac ? Po identifikovanej udalosti? atď.
Voľba komunikačných prostriedkov musí byť vykonaná s ohľadom na finančný a ľudský rozpočet, ktorý môžete tejto časti venovať. Toto je samozrejme parameter, ktorý je potrebné vziať do úvahy pri príprave plánu.
Šablóna komunikačného plánu projektu
Takýto dokument sa spravidla skladá zo 4 hlavných častí. Úvod, ciele, súhrnná matica ukazujúca prvky oznámené každému publiku a harmonogram organizovať rôzne akcie kom.
1 - Úvod
Tento plán zasadzuje do všeobecnej problematiky projektu, ako aj do jeho kontextu. Pripomína špecifiká práce. Napríklad: viac zainteresovaných strán, hlavné ľudské problémy, veľké investície atď. aby čitateľ úplne porozumel dôležitosti komunikácie v tomto procese.
2 - Komunikačné ciele
Podrobné vysvetlenie cieľov a cieľov priradených z hľadiska informácií. Stručne povedané, čo od tohto plánu očakávate.
3 - Komunikačná matica
Vizualizácia: kto by mal čo dostať? Prečo? Ako? “Alebo„ Čo? Kedy ? A od koho
| Cieľová skupina | Komunikačný cieľ | Typ informácie | Prenosové médium | Obdobie / Frekvencia | Zodpovedný za komunikačné akcie |
4 - Plán komunikácie
Tu je operačná časť. Výhodou tohto nástroja je organizácia projektovej komunikácie plánovaním dodávania informácií k rôznym cieľom. Toto je variácia predchádzajúcej tabuľky tým, že ju v priebehu času usporiadate.
| Fáza projektu | Dátum (alebo míľnik) | Cieľ | Informácie, ktoré sa majú odoslať | Prenosové médium | Zodpovedný za komunikačné akcie |
| Rámovanie | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Poprava | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Záver | xx-xx-20xx |
Na tento súbor sa odkazuje v téme: Vedieť, ako komunikovať, aby ste zapojili
