Čoraz viac spoločností zažíva prácu na diaľku pre niektorých zamestnancov - niekedy pre všetkých svojich zamestnancov. Opustenie modelu tradičného pracovného prostredia nevyhnutne vyvoláva zmenu v metódach riadenia, metódach a bežných postupoch.
Riadenie virtuálneho tímu vyžaduje množstvo nástrojov a konkrétnych manažérskych postupov.
Rýchla navigácia
- Čo je to virtuálny tím?
- 4 dimenzie virtuálneho tímu
- Kľúče k riadeniu takýchto tímov
- Praktické tipy na riadenie geograficky rozptýlených zamestnancov
Čo je to „virtuálny“ tím?
V prvom rade je zaujímavé pripomenúť si, čo je tím, či je virtuálny alebo nie. Tím je skupina jednotlivcov, ktorí pracujú spoločne v rovnakom smere. Existuje len prostredníctvom svojich misií, svojich projektov a svojich spoločných cieľov. Každý sa identifikuje ako súčasť tej istej entity. Všetci konajú v záujme skupiny pod vedením manažéra.
O tíme sa hovorí, že je „virtuálny“, keď jeho členovia nepracujú fyzicky na rovnakom mieste a v rovnakom čase. Ide teda o spoluprácu, ale oddelene. Spolu v tom zmysle, že celý tím ide rovnakým smerom, k rovnakému cieľu. Samostatne, pretože nie všetci zamestnanci zdieľajú rovnakú kanceláriu, rovnaké prostredie, rovnaký pracovný čas atď. a v skutočnosti sa nestretávajú veľmi zriedka.
Existuje niekoľko typov takzvaných „virtuálnych“ tímov. Môže konať tímy, ktorých členovia sú všetci v rovnakej geografickej oblasti, ale pracujú - pravidelne alebo na plný úväzok - z miesta, ktoré nie je spoločnosťou. Niektorí pracujú z domu, iní sú fanúšikmi coworkingových centier, ďalší v rámci svojich misií cestujú po planéte a komunikujú zo svojho súčasného pracoviska. Niekedy tím nemá žiadne pevné a trvalé miesto stretnutia.
S nástupom nových technológií, najmä v komunikácii, sa zamestnanci virtuálnych tímov učia spolupracovať, pričom sú sami, k spoločnému cieľu. Čas, priestor a organizácia sú predefinované. Vďaka novým spôsobom komunikácie sa posilňujú väzby medzi rôznymi zamestnancami toho istého tímu.
Skladanie a správa virtuálneho tímu má, samozrejme, výhody, ale aj určité limity.
Výhody
- Flexibilita pre členov tímu - lepšia rovnováha medzi súkromným a pracovným životom, organizácia pracovného času, organizácia úloh a pod.
- Znížené náklady pre organizáciu - infraštruktúra, nehnuteľnosti, vybavenie, obrat a pod.
- Lepšia produktivita - kratšie prestoje, lepšia komunikácia …
- Zvýšená spokojnosť od zamestnancov …
Limity
- Členstvo v skupine a identita ťažko realizovateľné,
- Skupinová súdržnosť niekedy ťažké vytvoriť, zložitá dôvera nainštalovať,
- Obtiažnosť v nábor správnych profilov , zostavte správny tím,
- Technologické rozdiely v závislosti od umiestnenia zamestnancov, ťažkostí s údržbou IT, dodatočných nákladov na služby zriadené podľa geografických oblastí atď.
- Prípadné kultúrne bariéry,
- atď.
4 dimenzie virtuálneho tímu
Jessica Lipnack a Jeffrey Stamps vytvorili 4 dimenzie, ktoré charakterizujú virtuálny tím:
- Účel tímu : misie na dosiahnutie cieľa a dosiahnutie výsledkov. To sa prejavuje v záväzku každého člena tímu prostredníctvom každodenných úloh a misií dosiahnuť spoločný cieľ. Ten je jasne definovaný, zdieľaný a akceptovaný všetkými. Výsledkom sú konkrétne úlohy, zodpovednosti a poslania pre každého člena tímu. Ciele sú teda individuálne a navzájom závislé.
- Jednotlivci : líder / manažér, zamestnanci, 2 dimenzie - interné a externé. Virtuálny tím nie je len súborom technológií, z ktorých každá je vyvinutejšia ako druhá. Členovia takého tímu musia byť schopní pracovať na dvoch úrovniach: interne (nezávisle a s ostatnými členmi tímu), ale aj externe (s partnermi mimo tímu - dodávateľmi, zákazníkmi, rôznymi poskytovateľmi atď.).
- Odkazy : interakcie, medziľudské vzťahy prostredníctvom komunikačných prostriedkov. Členovia tímu sú prepojení prostredníctvom rôznych nástrojov (e -maily, rýchle správy, videokonferencie atď.), Aby mohli navzájom komunikovať. Tieto nástroje umožňujú vymazať vzdialenosť, uľahčiť prácu a rozhodovanie. Členovia virtuálneho tímu tak budujú pevné medziľudské vzťahy a rozvíjajú atmosféru vzájomnej dôvery. Základné prvky účinnosti a produktivity.
- O dočasnosti : agenda / kalendár, projekty, životný cyklus tímu. Manažér virtuálneho tímu nebude môcť zhromaždiť všetkých svojich členov súčasne na rovnakom mieste, ako by to urobil pri klasickom tíme. Bude sa musieť vyrovnať s programom a časovou tiesňou všetkých. Každý člen bude musieť vyvinúť potrebné úsilie, aby sa čo najlepšie adaptoval. Ideálne je definovať to hneď po vytvorení tímu, aby sa mohol túlať a potom nájsť rýchlosť.
Kľúče k správe virtuálneho tímu
Virtuálny tím nespravujete tak, ako by ste riadili „klasický“ tím. Je potrebné dodržať niekoľko pravidiel.
Efektívne komunikovať
Komunikácia je základom každého vzťahu. Pri vedení tímu spolupracovníkov roztrúsených na rôznych miestach je nevyhnutné nastaviť niekoľko komunikačných nástrojov s konkrétnymi účelmi:
- zdielať informácie formálni všetci ostatní členovia tímu alebo len niektorí,
- neformálne chatovať s kolegami, ako by sme boli okolo kávovaru alebo za rohom chodby - napríklad cez Slack
- výmena na stretnutí ,
- prenášať zásadný prvok celému tímu,
- pokročiť v projekte ,
- oznámiť súrnu položku priamo správnej osobe,
- atď.
Preto je nevyhnutné od začiatku jasne definovať použitie každého z dostupných komunikačných prostriedkov. Vyhnete sa tak akémukoľvek následnému nedorozumeniu alebo strate času v organizácii. Okrem toho prispieva k určitému pocitu príslušnosti k skupine. Každý člen tímu vie, ktorý nástroj použiť, kedy a na aký účel.
Je tiež dôležité, aby všetci členovia tímu mali rýchly a intuitívny prístup ku všetkým komunikačným kanálom, ktoré sú nastavené. Každému zamestnancovi musí byť ponúknuté primerané školenie, či už prebieha na mieste alebo prostredníctvom videohovoru alebo akýmkoľvek iným spôsobom, ktorý účastníkovi umožní plne a okamžite prevziať zodpovednosť za príslušný nástroj.
Pozor : je nevyhnutné zaistiť bezpečnosť komunikačných prostriedkov, najmä pokiaľ ide o výmenu dôverných údajov.
Spravujte projekty
Konkrétne sa vytvára tím na realizáciu projektov.
Na to je nevyhnutné investovať do nástrojov spolupráce , venovaná najmä projektovému manažmentu, umožňujúca sledovať termíny, zdieľať informácie, odosielať oznámenia a výstrahy, sledovať pokrok všetkých, vydať týždennú alebo mesačnú následnú kontrolu so zoznamom všetkého, čo je potrebné urobiť, kým a kedy.
Použitie týchto nástrojov nielenže zvyšuje produktivitu, ale podporuje aj komunikáciu a výmenu medzi rôznymi členmi tímu. Títo môžu kedykoľvek sledovať pokrok svojich kolegov, zhromažďovať potrebné informácie, podávať správy o svojom vlastnom pokroku atď.
Škála nástrojov projektového manažmentu je široká. Každý si vyberie vzorec, ktorý najlepšie vyhovuje jeho oblasti činnosti, organizácii a potrebám jeho tímu.
Mobilizujte a motivujte jednotky
Manažér musí zapojiť a motivovať svojich zamestnancov rozptýlených v rôznych geografických lokalitách umožňujú maximálnu flexibilitu, autonómiu a slobodu konania. Tieto tímy sú obzvlášť účinné v oslobodených organizáciách, ktoré sa vyznačujú spôsobom prevádzky, ktorý ponúka veľkú časť sebaovládania a zodpovednosti voči svojim zamestnancom.
To neznamená, že sa musí uspokojiť s tým, že bude projekty a svojich spolupracovníkov sledovať z diaľky, bez toho, aby s nimi pravidelne interagoval. Preto je pre neho nevyhnutné stimulovať skupinovú dynamiku a udržať si okrem iného určitú emuláciu:
- podeľte sa o svoju víziu, dajte jej zmysel,
- pripomenúť spoločné ciele,
- vybudovať silnú firemnú / tímovú kultúru,
- uznať a oceniť poskytnutú prácu,
- posilniť rôzne komunikačné kanály …
Praktické tipy pre každodenné riadenie virtuálneho tímu
Na maximalizáciu produktivity a úspechu tímu geograficky rozptýlených zamestnancov musí manažér používať správne nástroje a používať správne metódy riadenia, pričom musí disponovať určitým počtom špecifických kapacít. Od nástrojov pre spoluprácu po kľúčové postupy nájdete niekoľko nápadov na správu virtuálneho tímu.
Prijmite správnych ľudí
Dajte dohromady ten pravý tím . To, čo bude pozostávať zo spolupracovníkov, ktorí môžu efektívne pracovať na diaľku. Dostatočne autonómni, motivovaní, vynaliezaví, s dobrou schopnosťou komunikovať písomne i ústne, vedia efektívne hospodáriť so svojim časom. A hlavne v koho mať úplnú dôveru. Cieľom nie je, aby manažér trávil čas vyžadovaním zodpovednosti, aby sa ubezpečil, že práca je vykonaná.
Pri nábore týchto zamestnancov musí manažér predovšetkým zaistiť ich schopnosť pracovať vo virtuálnom tíme: v pohode s prijatými a zavedenými komunikačnými prostriedkami, s vynaliezavosťou v prípade akýchkoľvek problémov alebo problémov, ktoré je potrebné vyriešiť, ale schopný požiadať o v prípade potreby pomôcť.
S každým zamestnancom vytvorte vzťah dôvery
Dôvera je základom každého vzťahu. To dáva zmysel, keď sa manažér a jeho spolupracovníci stretávajú iba príležitostne.
Pre manažéra je nevyhnutné vytvoriť a udržiavať špeciálne prepojenie s každým členom virtuálneho tímu:
- komunikovať individuálne a pravidelne s každým,
- pravidelne kontaktovať každého zamestnanca, aby zhodnotil aktuálne projekty a úlohy, ale tiež aby sa neformálnejšie vymenil,
- ponúkať pravidelné videohovory s cieľom humanizovať vzťah,
- dať a požiadať o spätnú väzbu,
- atď.
Vytvorte si virtuálnu tímovú chartu
Vytvorte dokument, ktorý jasne definuje tím a jeho prevádzkové pravidlá:
- účel skupiny,
- definícia virtuálneho tímu ,
- predstavenie členov : identita, úlohy, zodpovednosti, kontaktné údaje, miesto pobytu atď.
- pravidlá prevádzky : organizácia práce, komunikačný proces, zdieľanie informácií a proces riadenia projektu, plánovanie formálnych a neformálnych stretnutí a pod.
- definícia cieľov : dostupné prostriedky, očakávané výsledky, použité ukazovatele atď.
Tento dokument môže tiež slúžiť ako podpora pre každého nováčika v tíme.
Definujte pracovné procesy, ktoré sú štandardizované a flexibilné
Nástroje, organizácia práce, proces, komunikácia, vybavenie a niekedy aj nábytok a pracovné prostredie sú prvky, ktoré môžu byť uložené na zamestnancov. Na jednej strane uľahčenie práce a výmeny. Na druhej strane, aby ste posilnili pocit príslušnosti k tej istej skupine.
Štandardizácia a ponechanie dostatočnej autonómie a slobody zamestnancom je zárukou dôvery a dôslednosti. Na každého sa vzťahujú rovnaké pravidlá.
Táto dôslednosť manažéra voči všetkým členom jeho tímu umožňuje lepšiu efektivitu a predchádza nedorozumeniam a iným demotivujúcim faktorom.
Definujte časové intervaly pripojenia
Zaistite, aby sa medzi pracovnými hodinami spolupracovníkov zhodovali určité časové intervaly, najmä keď členovia tímu pracujú z miest s rôznymi časovými pásmami. Manažér môže tieto chvíle využiť na organizovanie výmen medzi všetkými členmi skupiny a / alebo na komunikáciu s celým tímom.
Odporúča sa väčšina zamestnancov pracuje súčasne v rozsahu 3 až 4 hodiny denne najmenej. Aj keď nie je potrebná žiadna konkrétna výmena, tento princíp umožňuje definovať určité členstvo v tej istej skupine. Zamestnanci sa cítia menej izolovaní a v prípade potreby môžu komunikovať.
Navyše v prípade potreby umožňuje rýchlejšie a efektívnejšie riešenie problémov.
Vybudujte si tímovú identitu
Organizujte pravidelné teambuildingové akcie, na ktorých budú fyzicky prítomní všetci členovia virtuálneho tímu. Ak to z akýchkoľvek dôvodov nie je možné, organizujte výzvy alebo úplne neformálne videohovory, počas ktorých sa členovia tímu môžu lepšie spoznať. Môže byť zaujímavé naplánovať si pravidelné výmeny mimo práce.
- Vytvorte identický pracovný priestor pre každého (hardvér, softvér, aplikácie atď.),
- Zapojte zamestnancov čo najviac do definície rôznych protokolov
Vytvorte si virtuálny kávovar
V kancelárii je veľa príležitostí diskutovať a lepšie sa zoznámiť so svojimi kolegami, nadviazať pevné pracovné vzťahy: pozdravy, prestávky, kávovar, stretnutia, narodeninové oslavy atď. Keď je tím geograficky rozptýlený, je nevyhnutné vytvoriť si príležitosti urobiť to isté napriek vzdialenosti.
Okamžité správy, dostupné kedykoľvek a všetkými členmi tímu, môžu umožniť neprofesionálne aj profesionálne výmeny, pričom zachovajú rovnaký „ľahký“ tón, aký by sme použili, keby sme zdieľali rovnakú kanceláriu. Zamestnanci budú môcť napríklad osláviť narodeniny alebo akékoľvek iné dôležité dátumy týkajúce sa ich kolegov, podeliť sa o svoje plány na víkend alebo sa dokonca podeliť o svoje skúsenosti / objavy / koníčky.
Podporujte osobný kontakt a medziľudské výmeny medzi členmi tímu.
Uznať a odmeniť vykonanú prácu
Ak si chcete udržať motiváciu a odhodlanie, odmeňujte dobrú prácu. Možno bude vhodné stanoviť výzvy, ktoré v prípade víťazstva prinesú odmenu: realizácia určitého počtu projektov, dosiahnutie definovaného obratu, overenie nových zručností, získanie nového know-how atď. Tieto odmeny môžu byť rôzneho druhu: bonusy, nové povinnosti, pozvánky na konkrétnu udalosť, darčeky atď.
Takýto prístup nielenže umožňuje udržať motiváciu na vysokej úrovni, ale tiež umožňuje každému zamestnancovi cítiť sa súčasťou skutočného tímu.
- Stanovte si SMART ciele,
- Podporovať úlohu všetkých v skupine,
- Oslávte úspechy,
- atď.
Na tento súbor sa odkazuje: Byť dobrým manažérom: postupy a nástroje - Ako riadiť tím?
