Štrukturalizácia dní a formalizácia niekoľkých benchmarkov je pre manažéra spôsobom, ako získať čas, efektivitu a dostupnosť nielen pre seba, ale aj pre svojich zamestnancov.
Prečo si naplánovať deň?
Efektívna štruktúra pracovných dní má pre manažéra mnoho výhod. Dôkladné plánovanie mu skutočne umožňuje:
- ušetriť čas
- zisk v efektivite
- získať energiu
- znížiť stres
- zvýšiť dostupnosť pre zamestnancov
- lepšie zvládnuť nepredvídané
Dobré denné postupy
Aby ste boli v práci lepšie organizovaní, musíte si vziať niekoľko dobrých návykov. Môžeme spomenúť najmä:
- Ráno si urobte 15 minút na zhodnotenie dňa a pozrite sa na ďalší deň.
- Majte svoj denný plán poruke, aby ste nestratili prehľad o svojom dni.
- Buďte vo svojej organizácii dôslední a rešpektujte svoj rozvrh čo najviac.
- Udržujte svoj rozvrh aktuálny, overte si vykonané úlohy, dohodnuté schôdzky …
- Nenechajte sa vyrušovať, keď to požadovaná úloha vyžaduje.
- Vyhraďte si chvíle pokoja na úlohy spojené s úlohou manažéra.
- Nechajte si čas na nečakané.
- Vytvorte zoznam mikroúloh v poradí dôležitosti a naliehavosti (použite napríklad Eisenhowerovu maticu)
Ako si efektívne naplánovať deň?
-
Analyzujte svoje dni počas týždňa
Ide o to, všimnúť si, ako človek využíva svoj čas počas dňa. Je dôležité, aby ste sa neobmedzili na štúdium jedného dňa, ale vykonali ste osobný audit v priebehu týždňa, aby ste mali presnejšiu víziu.
- Určte skutočne dosiahnuteľnú dennú záťaž
- Identifikujte najproduktívnejšie úlohy
- Identifikujte parazitickú stratu času
-
Vytvorte rozvrh vrátane stupňa priority úloh
Akonáhle sú vaše úlohy analyzované, je dôležité ich zaradiť do jedného plánu a dbať na to, aby ste im priradili určitý stupeň priority (pozri nasledujúci bod).
-
Účinne uprednostňujte
Stanovenie stupňa dôležitosti a naliehavosti každej z jej úloh je nevyhnutné pre efektívnu organizáciu. Na to je Eisenhowerova matica ideálna.
Skutočne umožňuje klasifikovať - a teda aj uvážlivo umiestniť - svoje úlohy podľa 2 osí: dôležitosti a naliehavosti, a ponúka tak jasnejšiu predstavu o práci:
- dôležité A naliehavé úlohy,
- dôležité, ale nie naliehavé úlohy,
- nedôležité, ale naliehavé úlohy,
- nedôležité a nie naliehavé úlohy.
-
Zoskupte podobné úlohy
Je zaujímavé definovať časové obdobia, počas ktorých sa má vykonávať rovnaký typ úlohy. Napríklad vyhradenie 2 alebo 3 krát denne na spracovanie e -mailov, telefonovanie, ukladanie súborov, aktualizáciu denníka atď.
Skutočne, ak odpovedanie na e -maily, ktoré vzniknú, môže byť niekedy vektorom účinnosti a pokoja v duši, môže sa rýchlo ukázať ako skutočná brzda koncentrácie, keď sa musíte sústrediť. Opierajte sa o komplexný projekt, v ktorom je človek neustále vyrušovaný. jeho úvahy. V takom prípade sa odporúča prepnúť smartfón do tichého režimu, deaktivovať v počítači upozornenia na nové e -maily a ďalšie a prepnúť telefónnu linku na inú súpravu (samozrejme po dohode s kontaktom prepojeným s touto sadou).
-
Vyhnite sa rozptýleniu
Pokiaľ absolútne nemusíte pracovať na niekoľkých súboroch súčasne, dôrazne sa neodporúča prechádzať z jedného projektu do druhého alebo prechádzať z jednej úlohy na druhú bez toho, aby ste nejaký dokončili. Odkladať na neskôr, pretože napríklad taká a taká úloha je mimo, je kontraproduktívne. Je lepšie prinútiť sa vykonávať tento typ úloh ráno, aby ste sa ich rýchlo zbavili a pokračovali v zaujímavejšej práci.
Prinútiť sa splniť akúkoľvek naplánovanú úlohu, než prejdete na ďalšiu bez toho, aby ste sa rozptyľovali alebo podľahli ľahkému odkladaniu, je pravidlo, ktoré je nevyhnutné rešpektovať, okrem núdzovej situácie.
-
Priraďte svojim úlohám trvanie
Účinné plnenie rozvrhu úlohami, ktoré sa majú vykonať, si nevyhnutne vyžaduje priradiť každému z nich konkrétne trvanie a čo najviac sa ho držať. Cvičenie, ktoré môže byť niekedy ťažšie, ako sa zdá.
Jeden tip na obmedzenie plytvania časom a energiou je nepodceňovať ani preceňovať čas, ktorý musí byť vyhradený pre každú položku vo vašom zozname úloh. Rovnako dôležité: vedieť, ako zvládnuť prerušenia (pozri nižšie), a v prípade potreby povedať nie.
Účinným nástrojom sa môže ukázať aj metóda Pomodoro. Táto technika umožňuje intenzívne sa sústrediť na jednu úlohu naraz po dobu 25 minút bez toho, aby vás rušili vonkajšie udalosti.
-
Stanovte si osobné ciele
Definovanie osobných cieľov (ideálne pomocou metódy SMART) a ich zápis do denníka je dobrý spôsob, ako si efektívne naplánovať dni. Skutočne, ak dodržiavanie vašich cieľov nestačí na to, aby ste sa motivovali k ich dosiahnutiu, zapísanie si ich do dennej agendy vás núti mať ich na očiach a zvyšuje motiváciu na ich dosiahnutie.
-
Plánujte nečakané
V akejkoľvek osobnej organizácii, nech je akokoľvek starostlivá, môže nepredvídané - naliehavé alebo nie - vzniknúť kedykoľvek a narušiť celý rozvrh. Je preto nevyhnutné vyhradiť si vo svojej agende časové intervaly, počas ktorých budete plne k dispozícii svojim zamestnancom, ktorí to potrebujú, alebo zvládnete núdzovú situáciu relatívne pokojne bez toho, aby ste úplne narušili svoj rozvrh.
-
Urobte si čas na prestávky
Je nevyhnutné nechať sa nadýchnuť medzi 2 úlohami, z času na čas sa nadýchať čerstvého vzduchu. Napríklad, keď ste strávili dve intenzívne hodiny prácou na projekte a napredovali podľa plánu (t. J. Akonáhle boli pre daný projekt dosiahnuté vaše osobné ciele pre daný deň), je dôležité nájsť si niekoľko minút a nabiť batérie. na.
-
Poznajte svoje limity a delegujte
Chcieť zvládnuť všetko sám je pre manažéra heréza. Aby mohol efektívne riadiť svoj tím a dosahovať stanovené ciele, musí byť schopný delegovať správne úlohy na správnu osobu v správnom čase. Rovnako mu nie je zakázané hľadať radu alebo zadávať subdodávky prvkom, o ktorých si nie je úplne vedomý.
Poznať svoje limity je jednou z týchto dôležitých vlastností, ktoré je potrebné zvládnuť, rovnako ako dôverovať svojim zamestnancom a efektívne delegovať.
-
Spravujte prerušenia a iné rušenia
Rôzne upozornenia (e -maily, správy, sociálne siete atď.) Sú všetko malé rušivé prvky, ktoré ovplyvňujú produktivitu. V priebehu dňa je preto vhodné vedieť, ako všetky tieto „zvuky“ vypnúť, aby ste sa mohli lepšie sústrediť na danú úlohu.
Navyše, keď dôjde k núdzovej situácii, je nevyhnutné vedieť, ako ovládať svoje emócie, aby ste neboli ohromení a neprišli o všetky schopnosti.
Tip: Vyhraďte si počas dňa konkrétne časy určené výlučne na prezeranie a spracovanie e -mailov, správ atď.
-
Buďte vo svojej organizácii prísni
Posledná rada, ale nie najmenšia, je byť dôsledný pri dodržiavaní programu a rešpektovaní organizácie.
Na tento súbor sa odkazuje v: Organizácia manažéra: vedieť, ako sa organizovať, aby ste získali väčšiu efektivitu - Správa času: efektivita, produktivita a vyrovnanosť
